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调整后经过一段时间，老板效率提高了，我也不必因每天满满的schedule，疲于奔命地通知这个延后、那个取消了！
小秘密：经过这样的训练，我也较懂得时间的自我分配，做时间的主人了。
你现在要做的事：
什么事可以分工？
老板部属
公文
批阅签字事先检查有无漏掉的附件；是否需要其他部门会签？（节省老板时间）
开会
出席准备相关会议记录；若是专案会议，则准备历史文件；会后跟催；提报跟催进度。（利于老板随时掌握）
出国
出国目的确认；携带物品checking list核对；向职务代理人说明正在执行的工作；每日电话或e…mail往来。（使老板天涯若比邻，对公司状况了若指掌）
规划
构思化成企划文案；执行并努力得到结果；随时呈报进度；协助上司克服困难。
庶务交办全权打点。
小叮咛：让上司做重要的事，我们做更重要的工作，就是化无为有，使梦想成为实际。如此相辅相成，未来你也有机会成为八面玲珑的好主管。
第四章 职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第15节 职场上的话题禁忌
有些禁忌话题要留意，如薪水、感情婚姻、宗教、政治不注意的话，小心会惹祸上身！
在办公室内，公事之余，难免大伙随意聊聊，培养感情原是无可厚非，但有些禁忌话题，可千万要留意，不要怪我杞人忧天，这些事不注意的话，小心会惹祸上身。
1。私人问题：
1） 薪水：薪水是主雇之间的协议，只要双方都认为没有问题，第三者应无权过问，同事之间询问时，只要告知：公司跟我的协定，我们都还可以接受。至于同事之间若有升迁或加薪，只要老板觉得合适，除了给予祝福，自己加油就是了！
2） 婚姻：除非私交很好，否则万一问对方：“结婚了没？”回答：“刚离婚。”或是：“有小孩吗？”回答：“有，一男一女，现在跟前妻。”不是挺糟的吗？离婚率高涨的社会现状，为避免被误以为是歧视或别有用心，这类过于私密的问题，还是多加保留吧！
2。宗教问题：想想十字军东征，再看看美国“9？11”事件，拜托，谈点其他话题吧！
3。政治立场：为了维持良好的人际关系，政治立场不要过于鲜明。除非交情颇深且立场一致，否则这类容易擦枪走火的话题，还是小心为宜。
记得初出社会时，有位资深的秘书来询问我的薪水。当时也不知该如何回答，只是支支吾吾地随着她的话有一搭没一搭的回应。想不到，事后那位资深秘书以她的经验，“猜”出我的薪水，并以辞职要挟老板加薪，给老板制造了不少麻烦，直到今天都还觉得过意不去呢！
小秘密：受伤的地方总是让你学得最多！对于初出社会的人，我一定会提醒，决不和别人谈你与公司间最重要的约定——薪水！
现在要做的事：学习职场安全答案
问：“为什么来公司？薪水多少？××都做了几年了，还没加薪呢！”
答：“自己来应征的，待遇还可以，加薪水的事应找主管谈吧？”
问：“我们公司没什么前途，我不想做了！”
若该员不是很敬业，则答：“工作不好找，边做边找吧！我也帮你留意看看！”
问：“这次总统你想选谁？”
答：“你呢？”“还不知道呢！”“再看看口罗！”
问：“听说你老板很难缠？压力大不大呀？”
答：“还好，谢谢关心！早适应了！”
问：“你结婚了没？”
若不想回答，则答：“（微笑）怎么了吗？”
问：“听说你老板×××，是不是真的呀！”
答：“我们这样谈论主管不好吧！”
问：“听说×××要辞职，×××要升迁？”
答：“是吗？人事公告下来就知道了！”
小叮咛：答了好像没答，避重就轻像不像打太极拳？身为公司的重要干部，总要懂得一招半式！
第四章 职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第16节 先尊重自己
出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方，也好像是告诉别人，我是个重要的人。
出国怎么穿？在出国机会愈来愈普遍的情况下，在机场常可以看到非常“轻松”的穿着。轻松到什么程度呢？差不多就跟在家里一样！
知名的形象顾问陈丽卿老师，曾在上课时提醒我们：有些人出国时，会把“准备不要”的衣服穿出门，甚至穿着老旧有破损或污渍的衣服，其实这是非常有损专业形象的。
记得有一次送好友赴美，开车送她到机场时发觉，临行前的她还刻意修饰一番。望着一头刚上完美容院的秀发，精致的化妆，身着高级套装的她：“你打扮成这样，是要去哪里呀！”
我不禁调侃她。
任职于日亚航25年的大姐，不急不徐地告诫我：一出国门给人的印象，就是让别人如何看待我们来的地方；另一方面穿着的合宜，也好像是告诉别人，我是个重要的人，需要多一点协助。
以前不以为意的事，在经过专家的指导后，出国时刻意打点门面后，偶有好事发生，比如，在提行李时，会“不小心”遇到帅哥，接受他们的热情服务！或者，当头等舱或商务舱旅客不多时，在经济舱旅客中被“挑选出来”优先服务的，常常是小女子我！
小秘密：记得一次从巴西圣保罗机场搭机返台时，因为经济舱超卖，还被“钦点”至头等舱当作贵宾招待呢！
第四章 职场礼仪：帮公司塑造良好的内外形象
第17节 老板宴客须知
事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉！
由于老板的交际广泛，每隔一段时间，总要就着不同的社团或交际分批宴客，以联络感情。
对于这类的宴会，可得日前有周详的计划，才能宾主尽欢。
首先，与主管详细讨论此次聚餐的目的，以便选择用餐地点，若是以公事为主，可能包厢较不易受干扰；若是三五好友小酌，就选择可做出量好质精的下酒好菜、知名度高又消费合理的海鲜店；若宴请的是重要客户，恐怕五星级饭店才看得出主人的诚意了！
当然，了解宴客预算也非常重要，如何以最低消费得到最大品质，往往考验部属的协调能力。
当宴客名单确定，正确无误地打印邀请函，并请主管签名以示慎重。别忘了，加上与会者的名单，供来宾咨询，避免让一群人碰头才发现：原来是你！不知是哪位大师发明的依笔画顺序，可避免来宾排名的尴尬。
当一切就绪，别忘了提早至餐厅候客，虽然现在的餐厅服务品质逐日提升，但谁也不能预料是不是所有安排都万无一失？事先抵达会场，若主管还没到，也可以帮忙招呼客人，奉茶或闲聊，总要让贵宾有宾至如归的感觉！
当主客双方入座，酒菜一上桌，就是我们退席的时候了！
小秘密：让工作圆满完成，将成就归于上司，这样的员工才会深得主管的欣赏！
现在要做的事：
平常多收集各类型餐饮资料以备不时之需。
偶尔从主管处可看到一些餐厅的名片妥善保存，说不定哪天主管会说：就去那天那个什么餐厅吧！
了解受邀者饮食习性如为吃素者、高血压及糖尿病患者点菜时需费心。
邀请卡别忘了注明宴客目的及相关出席人员（依笔画序）。
事前寄邀请卡寄出前去电告知，寄出后确认出席人数。
小叮咛：对于主管的宾客有礼有节但保持一定距离，除非上司特别交代，否则可别随意透露公司相关业务。
第五章 档案管理：提升效率的不二法门
第18节 小名片妙管理
依照所需制作名片记录类别，并且资料要时常更新，才有价值哦！
对于名片管理，我习惯用Excel电脑软体制作，加上习惯用的标记，利用该软体搜索的功能，让我为老板拨接电话时攻无不克！
“快帮我接王先生！”当老板如是说。“是工会的王先生，还是××公司的王经理？”通常这样及时地回答，足以博得主管的信任。
这可不是与生俱来的特异功能，而是多年媳妇熬成婆！
记得刚开始担任秘书工作时，常常因为与老板鸡同鸭讲而状况百出！每当老板要找人，而又讲不清楚时，真令人既紧张又慌乱。“替我接王先生！”
“请问是哪一位王先生？”
“（不耐烦状！）就那天来开会的王先生呀！”
“是周一下午来的王总干事吗？”
“不是啦！是圆山那个案子！”
“哦！”
实在很讨厌每天这样你来我往地猜猜游戏。当还没和主管培养良好的默契之前，这样的事层出不穷，非但令我十分困扰，也大大减低自己的专业度。
偶然让我发现之前秘书“藏”在书柜角落的上千张名片，“哇！老板还真是交游广阔呢！”
我不禁咋舌。
利用老板不在的空当，费心地将名片逐一分类，客户、国家机关、同业、协会、协力厂商提供服务的保险公司、汽车修理、西装、钟表行、旅行社、往来银行等，分门别类后一一keyin至电脑档案内。此时别忘了，在每个资料前键入一个代号方便搜寻。如：
1。开一个Excel档，并制作好公司名称、姓名、公司电话、行动电脑、传真、地址、备注等栏位。
2。将先前的分类，分页设定好，并将上述栏位拷贝至各页。
3。将名片依序key in至总档，并在前面插入两栏，分别键入两个关键字。
4。第一个关键字为分类类别：如“公”表公安机关。
5。第二个关键字为姓名索引英文字母：如“王”以“W”表示，“李”则是“L”。
6。全部key in完毕后，先作第一次排序，并将依类别分别copy至不同的分页中。
7。保留总档，当不知道所查询的类别时，也可就着线索，以姓名或公司名称查询。
当然坊间有许多名片管理的工具，只是用熟悉又简单的软体，不但操作容易，还可以分门别类列印出来，分别置于不懂电脑的司机处、老板的座车、办公桌、家里及我的皮包内。这样即使是在假日或下班时走路上，不管老板临时有什么需要，都万无一失！
现代可利用的工具固然多，但无论电脑、PDA等，难免会遇到没电或不能及时开机等问题，所以最笨的方法也许也是最好的，不是吗？
小秘密：多年来一直保留着所谓的“万能本”，很多知道的好朋友随时来电，我就是“万能电话簿”！
第五章 档案管理：提升效率的不二法门
第19节 做有效情报的搜集者
如何成为一个有效率的情报搜集者？这可得先除去我们老掉牙的思考逻辑，懂得扮演不同的角色。
作为一个现代人，你是一个让资讯淹没的人，还是将资讯化为有效情报的效率员工？
如何成为一个有效率的情报搜集者？这可得先除去我们老掉牙的思考逻辑，懂得扮演不同的角色。
1。当一个“爱冒险的探险家”
资讯永不嫌多，对于有效的情报具有高敏感度。首先需了解情报搜集的目的，并培养一颗探究的心。一个没有好奇心的人绝对不可能是探险家，当然也不会有“意外”的收获。
2。当一个“有创意的艺术家”
当搜集材料日益增多，应过滤并加以创新，找到对公司有利的新构想。想想看调色盘上不同的颜色，就好比不同的元素，如何创造出一幅色彩缤纷的图画，还得有艺术家的创意。
3。当一个“果断的审判家”
对于即将提出的新构想，要俨然是一位果断、沉着、稳重并刚正不阿的审判家。什么该积极呈报？什么又该断然放弃？一个有效率的部属不会搜集一堆“可能”有用的材料。
4。当一个“无所畏惧的勇士”
当一个构想经过审核并付诸行动时，要做一个无所畏惧、勇往直前的勇士。拼命推销这个构想，无论遇到任何拦阻，都要将这构想成功地发表出来，甚至说服他人。
这些角色若扮得好，除了可以成为主管的最佳幕僚，源源不绝地提供丰富而有效的情报，日后对自己更是受用不尽呢！
小秘密：参加社团得到各行各业的人脉；昔日同窗转眼就各据一方。这些好朋友常常是我情报搜集的最佳也是最经济的渠道呢！
现在要做的事：努力扮演情报搜集的角色
角色功能备注
爱冒险的探险家
搜集资料多认识不同类型的人；参加社团往往事半功倍。
有创意的艺术家
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