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做自己想做的人-第18章

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    “我没有时间磨斧头!”    
    这个寓言能给我们什么启示呢?


《做自己想做的人》 Ⅳ猴子管理

    二、猴子管理    
    时间管理中著名的“猴子”这一概念是由美国的肯尼·布兰查德(KennethBlanchard)、威廉·奥肯(WilliamOncken)与豪尔·伯罗斯(HalBurrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(TheOneMinuteManagerMeetstheMonkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。    
    以下作简单引述,以飨读者:    
    为什么有些经理人总是觉得时间不够用,而他们的属下却老是没有工作做?    
    这些经理人也许会辩称:    
    “也许我不应该抱怨别人总是少不了我,也许是我想让自己变成不可或缺,来获得工作上的安全感。”    
    “一分钟经理”大不以为然。他解释说:“不可或缺的经理人会对组织构成伤害,而不是组织内的重要人物,尤其是当他们阻碍到别人的工作时,自认为自己是不可取代的人,通常都会因为他们对组织所造成的伤害,而丢掉官位。”此外,高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人,因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。    
    谁托着“猴子”?    
    “一分钟经理”以一个极其生动、充分反映生活的例子,来解说这个定义——    
    经过走道时,我碰到底下的一个人,他说:    
    “老板,早安!我能不能和你谈一下?我碰到了一个问题。”    
    我必须去了解下属的问题,于是我就站在走道上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是我的最爱,我专心地听他述说。当最后我举起手来看手表时,原以为只是短短五分钟的时间,结果竟然是三十分钟。走道上的讨论,耽误了我到达目的地的时间。我对这个问题所了解的,只能让我决定,我必须介入这件事,但我所获得的资讯并不足以作出任何决策。    
    于是我说:    
    “这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下,回头再找你谈。”    
    然后,我们俩各自离开公司。    
    做为一个旁观者,你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中,要看清楚真相就比较困难了。我们俩在走道见面之前,猴子是在我的下属的背上。就在我们谈话的时候,由于彼此的互相考虑,此时,猴子的两只脚分别搭在我们两个人的背上。但是当我表示“让我考虑一下,回头再找你”时,猴子的脚便由我的下属的背上,移转到我的背上,而我的下属则减轻三十磅的负担,轻松地走开了。因为,这时候,猴子的两只脚都放在我的背上。    
    现在,让我们假设,当时所考虑的事情归我下属工作的一部分。让我们再作进一步假设,他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话,当我允许那只猴子跳到我的背上时,我等于自告奋勇去做下属所应该做的两件事:1。我把问题的责任由对方手上移过来。2。我答应对方要向他提出进度报告。    
    每一只猴子都需要人照料、监督。    
    在我刚才所描述的状况下,你可以看到,我接下了员工的角色,而我的下属则扮演监督者的角色。而且为了让我弄清楚谁是新的老板,第二天,他到我的办公室好几次,提醒我:    
    “老板,事情办得怎么样了?”    
    如果我的解决方法不能让他满意,他会强迫我去做这件原本该他做的事。    
    为此,管好猴子要注意以下几点:    
    1。猴子生病了,要找出治病的方法。    
    2。这是谁家的猴子,猴子由执行者喂养。    
    3。替猴子保险,给予建议,立即行动。    
    4。定期检查猴子的身体。


《做自己想做的人》 Ⅳ领导人提高工作效率的秘诀

    三、领导人提高工作效率的秘诀    
    授权是提高效率的秘诀之一。授权代表成长,不但是个人,也是团体的成长。    
    里欧纳德·查雪尔说:    
    “授权,是一个事业的成功之途。它使每个人感到受重视、被信任,进而使他们有责任心、有参与感,这样整个团体同心合作,人人都能发挥所长,组织才有新鲜的活力,事业蒸蒸日上。无论在任何时代,一个杰出的领导者必定是一个高明的授权人。充分授权是领导群体的最佳手段。”    
    授权的十个原则:    
    1。尽量及时的授权。    
    2。明确分配工作,必须了解下属的能力与才干,说明“做什么”,而非“怎样去做”。    
    3。要授予权力,说明目标与期望。    
    4。要评估、检查。    
    5。注重成效。    
    6。不能重复授权。    
    7。由简至繁循序渐进向下授权。    
    8。出现困难时,要帮助寻找解决困难的方法。    
    9。不能姑息“倒授权”的行为。    
    10。你仍然要承担责任。    
    通过授权,领导人就有更多的时间思考战略性问题,把大部分精力用在最有生产力的地方。    
    任何节约,都是时间的节约。    
    


《做自己想做的人》 Ⅳ明确目标

    第三章Chapter3时间管理十四项法则    
    一、明确目标    
    如果能过“洞中方七日,世上已千年”的神仙日子,那我们就用不着时间管理了,我们有用不完的时间。但事实上不可能,年华老去,便无法回头。我们只能尽己之力,作最佳的表现,方不负人生在世仅一次,天生我才必有用。    
    这就是要有人生目标及目标体系。    
    目标能最大限度地聚集你的资源(包括时间)。因此,只有目标明确,才能最大限度地节约时间。    
    爱默生说:    
    “用于事业上的时间,绝不是损失。”    
    人生的道路,存在着时间与价值的对应关系。有目标,一分一秒就是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。


《做自己想做的人》 Ⅳ分清轻重缓急

    二、分清轻重缓急    
    始终做最重要的事情。    
    人们总是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,成功人士不能这样工作。    
    时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。    
    成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有“生产力”的地方。    
    面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:    
    1。我必须做什么?    
    这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。    
    2。什么能给我最高回报?    
    应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。(帕累托定律)    
    所谓“最高回报”的事情,即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。    
    最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤而荒于嬉”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。    
    前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。社会只承认有效劳动。    
    勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。    
    伟大的苏格拉底说:    
    “当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让路,让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”    
    3。什么能给我最大的满足感?    
    最高回报的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才有和谐满足。因此,无论你地位如何,总需要分配时间于令人满足和快乐的事情,唯如此,工作才是有趣的,并易保持工作的热情。    
    通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以重要性优先排序(注意,人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做,你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。    
    美国伯利恒钢铁公司总裁查斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。    
    艾维·利声称可以在10分种内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:    
    “请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”    
    舒瓦普用了5分钟写完。    
    艾维·利接着说:    
    “现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”    
    这又花了5分钟。    
    艾维·利说:    
    “好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事情是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”    
    艾维·利最后说:    
    “每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”    
    一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2。5万美元的支票,还有一封信。信上说:“那是他一生中最有价值的一课。”    
    5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最    
    大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法功不可没。


《做自己想做的人》 Ⅳ制订计划,写成清单

    三、制订计划,写成清单    
    相信笔记,不相信记忆。养成“凡事预则立”的习惯。马丽凯说:“每晚写下次日必须办理的六件要务。挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”    
    不要订“进度表”,要列“工作表”;事务要明确具体,比较大或长期的工作要拆散开来,分成几个小事项。    
    四、遇事马上做,现在就做    
    这是在克服拖延的心态。因为,是拖延为“有空再做、明天做、以后做”,“拖”,“等”,“研究、商量”等等找借口,这是一种最浪费时间的坏习惯。    
    拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快,总觉疲乏。因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头,便是人间好时节”,拖延者心头不空,因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力,刚好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不仅于事无补,反而白白浪费了宝贵时间。    
    哲学家塞涅卡说:    
    “时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”    
    拖延的恶习,说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。    
    首先,恐惧失败。似乎凡事拖一下,就不会立刻面对失败了,而且还可以自我安慰:我会做成的,只是现在还没有准备好。同时,拖延能为失败留下台阶,拖到最后一刻,即使做不好了,也有借口说,在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。    
    其次,恐惧不如人。拖到最后,能不做便不做了,既消除了做不好低人一等的恐惧,还满足了虚荣心,告诉别人,换成是我的话,做得肯定比他们好。    
    因此,养成遇事马上做,现在就做的习惯,不仅能克服拖延,而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之,必然培育出当机立断的大智大勇。    
    如斐乐特所说:    
    “利用寸阴,是在任何种类的战斗中博得胜利的秘诀。”    
    早起的鸟儿先得食,捷足必然先登。    
    占部都美说:    
    “人并不是因为跑得不快而赶不上火车的,而是因为出发晚了才赶不上的。”    
    现在就做,马上就做。
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