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2。30 秒内抓住注意力 你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有 30 秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入“有空再读”的 档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。
我们需要应用广告的技巧——生动的标题、简洁有力的文句。要传达我 们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。
脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生 动的关键字。以下是几个实用的建议。
善用标题要善用标题，不可草率。用“获利简报”或“节省 300 万”，何者能吸 引你的注意？
如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括 最草率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿插图表，避免分散主题。
利用图表促销理念1。视觉可以立即沟通 当你想很快说明一个构想或强调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼性。。每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个 观点，不要混淆不清。。最好加上颜色。。图表或照片的位置尽量接近主题。 格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以 只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。
2。沟通的形式 口头：非正式，非书面性。 手写：非正式，书面性。
备忘：需作群体沟通（3 人以上），书面性。 报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。 备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式： 日期：收文者： 发文者： 主旨： 执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行 动。如果只是“仅供参考”，则应重新考虑。
避免强调性别且不失可读性一份针对 500 所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们 读到一份以“他”为主词的资料，65％的人认为是男性。人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。也不可使用拙劣的结构， 如“他或她”等，可能破坏文字的流畅，更不易读。
以下是几种避免强调性别又不失其可读性的方法：。直接写出人名。。使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见。。偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力 量用在？？。。使用比较中性的字眼。
运用幽默感1。谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否 则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力 不足的感觉。
即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣， 就难以与他们严肃地沟通问题。
2。务必注意可读性 以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并 使文件看来更清晰且更专业化。
界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。 数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。
页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会 破坏整体会议。
连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要 影响文字的流畅。
3。修改、编排、再修改 没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次 漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，交出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）
4。大声读一遍 仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。
5。结尾须加强讯息 文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。
确定你所要求的行动已完全说明清楚。 更完善的计划管理 经营企业像骑脚踏车，不前进就会跌倒。
——约翰。大卫。瑞特（John David Wright） 你的老板要和你讨论超越强生公司的策略。你还没想过这个问题，因为你认为竞争有困难。你走进老板的办公室时，秘书说他正在打电话，可能要等 5 分钟。这时候你会：（1）随手拿起商业周刊来读。
（2）回想有关强生公司的事。
（3）与秘书交谈。
（4）作一份有关强生公司业绩的脑力规划。 每一种选择都有潜在的价值，但是只有一项能让你从容地拟出一份深具挑战性的计划。如果你的选择是（4），那么财富、升迁、名声与好运都指日 可待。
你可以利用这 5 分钟，作有关强生公司的脑力规划，分析它的各种情况： 问题、需求及其他重要的市场因素。等你规划出完整的背景，如何达到业绩的构想便会源源不绝。
5 分钟的作用我们习惯浪费像五分钟这种片段的时间。其实五分钟已经是一般脑力爆 发的时间，你可以用来展开一项计划的纸上作业。也许时间太短无法完成，但好的开始已经是成功的一半。
伍迪。艾伦说：“80％的成功可以预期。”利用脑力规划，可以较轻易 地展开一项计划，并在你产生排斥心理之前就付诸行动。
所谓的排斥是指，因一项计划太困难、费时、费钱、牵涉的层面太广而 裹足不前。
因为“没有足够的时间”而无法进行某项计划，这就是排斥的作用。 有一个老笑话说：如何吃掉整只大象？
答案是：一次吃一口。 脑力规划是一种分割计划的技巧，你可以“一次吃一口”，使复杂的计划变得简单可行，排斥也就消失无踪了。 计划组织所用的脑力规划和前面介绍过的一样，只是稍加改良： 在纸的中央，画框或圆，写下你的计划重点后，在左上方写下WWWWWH■。 WWWWWH■代表人（Who）、事（What）、时间（When）、地点（Where）、原因（Why）、方法（How）及经费（Money）。在你作脑力规划而有所迟疑时， 问问自己下列几个问题：人：这计划和谁有关？谁能提供我需要的资讯？找谁来做这项工作？决 策者是谁？和谁有利害关系？
事：我应该做什么？需要哪些资料？有什么来源？欠缺什么资源？最终 的产品如何？
时间：完成计划需要多少时间？各个阶段应何时完成？获得资源要多 久？
地点：会在何处发生？去哪里找材料？在哪里执行？ 原因：为何有这个问题存在？为什么重要？为何每个人需付款完成这项计划？ 方法：这项计划要如何完成？如何获得资源？如何和其他人沟通？ 经费：总共要花多少钱？钱从哪里来？获利性如何？
等你回答这些问题后，就可以用这些答案去激发新的组合、构想及联想。 脑力规划可以纵观计划的全貌，并导出标准的计划管理技巧，例如：进度表、工作分配、成本利益分析等。在进入细节之前，能作全面性的考量。
组织及实行群体计划1。资讯是由感兴趣的一方流向感兴趣的另一方 脑力规划非常适合群体计划的组织与执行。因为它让资讯自由流通、不拘形式，由感兴趣的一方传达到另一方。 先将一张图画纸钉在墙上，分成几个小组，分别讨论各自的主题，直到让计划已经布署妥当，分派工作并订出进度为止。这种方式刺激人们参与计 划的兴趣，并可自由提出构想或加以修正。
长堤的希尔顿饭店开幕，是一个完美的范例。一个大饭店的开幕绝非易事。在一段极短的时间内，将新的建筑、新的管理群、新的员工、新的卖主 及新的顾客结合在一起。这家有 600 个房间的希尔顿饭店，在预定开幕的 6个星期前，高级主管决定集合管理阶层，作为期两天的职前训练。他们的目 标是经由团队合作，制定顺利开幕的策略。
这项训练是由训练主任查理。瓦特及人事主任杰丝。史都华共同筹划。 他们精心设计了游戏、音乐及练习，以期能建立 40 个经理人彼此间的同志爱。他们设定目标、交换意见，互相了解并且共同使用脑力规划。
2。群体脑力规划 训练结束后，他们使用脑力规划，将饭店开幕的细节，列为规划图上的枝节，每个人都可以加上自己的意见或构想。当新的任务产生时，再作一张 新图表。整个过程流畅且参与度高，有一种众志成城的感觉。
长堤的希尔顿如期开幕。几位参与过多次开幕的高级主管，一致公认这 是他们的见过最有效率的一次。脑力规划只是大工程里的一小部分，它提升团队精神及使命感，造就一项大计划的成功。
盐湖市的法兰克林国际学院有一门课，教导企业、学校、组织及个人时 间管理与计划管理的技巧。他们将脑力规划列为计划管理的基础课程。计划管理科主任琳。史尼得举了一个实例，说明脑力规划如何让小群体达成难以 相信的任务。琳的老板给她一项任务，发展一套适合学生使用的计划系统。
她必须了解学生们的需要，并设计出最好的结构。
琳原本以为这个工作不算什么，直到她知道这项新产品必须在四个半月 后上市，模型须在一个星期内完成。在五天之中，她有两个助理（都是脑力规划者）、电脑、一大堆图画纸及工作室。她们先将目标规划出来，作出一 份完整的规划图，包括这项计划中必须完成的一切。这是最重要的，因为在接下来的几天之中，每当问题产生时，她们就回到图上，看看它是否符合原 订的目标。
在决定目标之后，工作群再规划细部作业。他们设计出所需要的结构及 功能。脑力规划图散落在整个工作室，因为构想不断衍生，又加入细节。五天结束之后，他们不只做出产品模型，并提出该项产品生产及销售的完整计 划。董事会接受这项计划，四个半月之后，这项计划如期完成。
练习 用几分钟作下列脑力规划的练习，训练你企划的能力。虽然这些都是理论的、左脑型式的计划，脑力规划的基本原则仍然很重要。。自由流畅的联想。。将所有想到的东西写下来，即使是无用的东西。。使用关键字，字迹要工整，一字一行。。用线条、箭头连接相关的意见。
（1）为你的情人准备一个非常浪漫别致的晚餐。请以此练习脑力规划。
（2）规划你梦想中的假期。假定没时间、金钱、同伴及体力等的任何限 制。
（3）重新规划一项曾被拖延的工作计划。只用 5 分钟，打开计时器，不 可以超过时间。
你在这些练习中注意到什么？简单、迅速？有没有意料之外的灵感？ 你是否觉得 5 分钟的脑力规划有所收获？
规划目标，指挥行动每个人都有目标。目标指挥行动，行动达成目标。从一个忙于演讲、拜 会、宣传、辩论的总统候选人，到为三餐奔波的市井小民，每个人的所作所为，都是目标和行动的结果。
1。目标指挥行动 我们可以决定自己的目标与行动，也可以漫无目的、随波逐流。如果没有目标，我们可能想工作，又想到海滨度假，或者找一个朋友。 为了求生存，我们必须由杂乱中建立秩序，找出一个正常的步调。然而，除非我们暂停手边的工作、评量目标，还是可能想去西雅图时，却走在往布 鲁克林的路上。
2。规划目标找出新的可行性 脑力规划是一个检讨目标的绝佳技巧。突破左脑的线性结构，可以超越所有“应该如何”的空谈。 以下是我们认为应该达成的目标：买一台富豪汽车，升到经理职位，有1—7 个孩子（当然要有天分、上大学）等，这些都是美妙的目标，你可以实 际做到，不只是“应该做到”。脑力规划引导你通过这些表面的目标，进入梦想的领域，它打破有限的思想模式，开启选择及自由。
脑力规划是一种伟大的方法，让你的目标实现。先相信每件事都可能做 到，消除所有时间、金钱、能力的障碍。如果你真的想做某件事，你就能克 服这些