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选好目标后，纸片可以撕开贴到墙上，让每个人参阅。接下来开始构思 完成基本目标的方法。
会议管理谨慎的计划使会议更有效率，且使人们更乐于参与。 会议是团体与组织生活中的一部分，是集合人们、分享资讯、作成决策及交换意见的方法。经理人员大约将工作时间的 25％用在会议上，因此使会 议更有效率，将有惊人的效果。召开一个有效率的会议，事前谨慎的组织及计划是很重要的。必须考虑到的会议重点有：人：只邀请愿意或有帮助的人参加，不一定每个人都要在场。全盘考虑 问题，并请那些会受到决策影响的人参加。
时间：选择适当的开会时间，午休后或星期六傍晚并不适合，因为人们 不容易全神贯注。事先公布开始及结束的时间，使人们在有限的时间内必须专注问题，并作成决议。早晨到中午是决策会议的好时机，下午则适合社交 性的会议。
提案：书面的提案能让与会者集中注意力，并能预作准备。所有的重要 提案都应事先列出，让与会者开始思考。此外，可利用提案作成正式的决议，并写在所属的提案项下，再分别传送给有关人员。
场所：选择一个符合人数及目标的会议室。你可以让人们在拥挤、不通 风的房间待一小时，但不可能待上一整天。是否需要视听器材或准备点心都 须事先考虑。
决策管理1。决策需要认同并书面化 开会作成决议时应特别谨慎。会议召集人经常会有一种错觉，即听到一个赞成的声音，就假定每个人都同意了。等到决议付诸实行、惨遭失败时， 其他的人才告诉你，早就知道行不通。
2。什么会错 我们必须对自己诚实，让与会者有机会表示反对。要他们想想所有可能的差错，用脑力规划发现潜在的问题。在会议中我们需要获得更多意见，有 点类似脑力激荡，只是此时所考虑的是可能发生的错误情形。
这个过程可以改进原始决议，找出弱点并努力防范；或是使我们重新考 虑这项决议。计划愈大，牵连的层面愈广，我们花在“再看一眼”的时间也 应该愈多。
3。花点时间听听每个人怎么说 我们也应该花一点时间，确定在场的每一个人都完全同意。尤其重要的执行人员有反对意见时，更应该再协商，找出双方的歧见并达成协议。若异 议无法完全解决，整个计划应该延后。
如果你有足够的权力，可以强迫人们进行一项他们不以为然的计划。但 除非人们心悦诚服，否则不会全力以赴。
4。两个成功的重要信念 有两个成功的重要信念——第一是相信计划可行。几个世纪以来，人们都不敢相信能够飞向月亮。约翰。甘西迪相信，他把眼光放远，能使他的计 划实现。
第二是相信参与者可以做到。这项理念牵涉到资源的问题，是否有足够 的时间、经费、设备或人力来做这项计划？
通常异议会绕着这两个成功的理念打转：可行吗？我们做得到吗？这类 的异议可以再分析与解决。另一种可能是，怀疑这项计划该不该做，是否符合整体的计划，是否合情合理？
应该再花一点时间，取得人们的认同。一旦每个人都相信这是一项正确 的计划，就会去做而且可以做好，成功的机会非常高。
在这个过程中的每一步骤，都可以运用脑力规划使人们参与投入，将所 有的意见写出来，促进沟通与了解。
会议的基本资料在需要搜集及传送资料的工作会议中，可以利用电脑或传送器。用这种 方式记录资讯比手写更快。一部好的传送器可将脑力规划时的资料输入特别的软件。如果会议室中有列表机及复印机，可以在会议进行当中作成一份基 本资料，人手一份，立即检讨及编辑。
若有联网的终端机，观众可以先看到基本资料，在较困难的拷贝作业之 前完成初步的编辑。这种设备更可以将数据资料统计列表，以便讨论。结合硬件及软件的条件，创造强力会议。
练习（1）根据你上一次参加过的会议，做一份脑力规划图。怎样做会更好？ 检讨时间、地点、与会者、提案、意见及决议的流程。是否每个人都全心参与？会议的结论清楚吗？每个人离开时，是否都清楚自己应该完成什么任 务？是否照预定进度？
（2）假设你必须主持一项会议（或想主持一项会议）。用脑力规划设计 会议的时间、地点、与会者。会议的目标是什么？你想要宣布哪些讯息？希望做成哪些决议？列出讨论提纲。在开会前人们会得到哪些资料？有哪些资 料需要在会议中提出？
全脑进度表
如果你对未来毫无打算，你会真的一无所有。
——亨利。福特（Henry Ford，Sr。）
做进度表是时间管理的基本原则。我们都知道怎么做：。列出待完成的工作。。决定工作的轻重缓急。。执行进度表。
这样做没有错，但通常一天之中，你可能只做完表上 15 项中的第 4 项（有 时连第 1 项都做不完）。那么从第 5 项到第 15项怎么办呢？延到第二天再做也可以，但有时一项工作没有及时完成，会影响整个计划。如果你不断加上 新的工作项目并重新编号，会一片混乱，而且没有系统。
不起作用的进度表为什么很多人使用时间管理系统，却仍然觉得完成工作遥不可及？为什 么很多人常在事实发生后才填上进度表？为什么很多人做进度表都是虎头蛇 尾？
答案很简单。因为进度表不合乎我们工作的习惯、没有弹性、不能刺激 交互作用，也不是思考过程的一部分。粗糙、霸道、冷漠、呆板？？难以灵 活运用。
在我做一个建筑工作室的脑力规划时，长堤希尔顿的人事主任杰丝。史 都华给我一个灵感。她提议用脑力规划做进度表。我觉得值得一试，事实证明，效果太好了。我后来才知道很多脑力规划者使用这种技巧做时间管理， 汤尼。布桑和麦克。吉柏已经用了 15 年了。
唯一的后遗症是我工作得更辛苦，因为我完成更多，所以我在进度表上 加了更多东西。
做出更好的进度表以脑力规划做出进度表，可促使你身体力行。我常觉得好像有人会看看 我到底完成多少。我的进度表只为自己做，一团乱，可笑的颜色像蛛网般遍布纸上。除了我以外对任何人都没有意义，但可以让我考虑到每一个细节， 在颜色及图形中怡然自得。让我得到回馈，即使重新安排工作流程也没有挫 败感。
星期日傍晚安排一周进度安排一周进度，最理想的时机是星期日傍晚。用大约 20 分钟将所有的规 划图整理好，星期一早晨到来时，你已胸有成竹。每天结束前，你只需利用5 到 10 分钟修正规划图，就能让第二天的工作一目了然。以下是基本观念：。最好用大型纸张（大型电脑纸）及几种色笔。。在纸的中央画一个框，写下“待完成”。标出日期，如：7 月 18 日到24 日等。。考虑你的主要工作项目。例如厂务经理可能要考虑设备、产能、安全、 管理、人事，而业务员则可能有说明会、追踪、报价及人事等。。在纸的最顶端写下目标，提醒自己，用它指挥你整个星期的活动。。每一个项目用不同颜色的线条，连到中心的框框中，并在该项目上写 下标题。。在各分类项目引伸出来的线条上，用同样的颜色，开始写出待办事项。 使用关键字，每项工作只用一、两个字来描述。
用黄笔标出一天的工作重点。写出所有的工作项目后，逐一检讨，并将必须在隔日完成的工作用黄 笔标出来。再看一遍所标出的项目，并以数字标出优先顺序。用不同的颜色 圈出号码以利辨认。。在左上角用黄笔作记号，并用黑笔在顶端写出预定完成的日期。。当你完成一件工作时，用不同颜色的笔划掉。用粉红色画过黄色，可 变成一种不显眼的橘色。。计划隔天的进度时，只需再标出更多工作号码。你可以在一天之中或 检讨流程时，随时增减修改。。如果你打了很多电话，没打通的号码也可以列入第二天的进度表。在 表上标出日期并注明“留话”，提醒你打过电话，正在等回电。。最后，你的星期进度表会为你保留完整的活动纪录。
进度表的益处你可以有一个组织完善的结构图，令你立即知道自己身在何处、应该做 什么。不需破坏进度表，就能轻易加入新的工作项目。橘色（任何你代表完成的颜色）愈来愈多，会让你有一种成就感（这是生活中令我们愉悦的小事）。 你可以加入电话号码、约会时间等，使这份图表成为实用的工具。这是你自己的图表，你不用担心一团乱，或别人看不看得懂。 因为这种进度表有弹性，而且使用简便，因此比标准的进度表更有效率。
一目了然的电话表方得训练系统的总裁贝利。方得，使用电话表。他专攻办公自动工业的 销售训练，他的电话表分为经销商、地区经理、零售店等。名字和电话号码分别依相关的功能分类，写在同一页，一目了然。他说：“这比记在电脑里 快多了，因为我可以一次看到所有的电话。而且，所有的人和号码都写在一起，可以提醒我该打的电话或该追踪的人。”
演讲的力量
我的父亲给我演说方面的忠告：诚恳、扼要、端坐。
——詹姆士。罗斯福（James Roosevelt） 很多成人最恐惧的事（比死亡更甚），是在大庭广众前演讲。这种与群众沟通、向别人传达讯息、经验及热诚的能力，对我们的成败有很大的影响，因此也愈来愈重要。 在公众面前演讲，使我们容易受伤害。但我们也常过度夸大可能产生的失败及羞辱。对一个人说话时，我们可以稍作保留，并观察对方的身体语言 及反应，随时应变；但面对群众时，多半有既定的讲题及流程，无法作太多 调整。
演讲时不一定要两脚发抖、声音发颤，但有时很难避免。多数的演讲者， 不论有无经验，还是会觉得头昏眼花，即使有经验的演讲者也常会出差错。
以下是控制失误的三种原则：。目的。加强注意力及记忆力。组织
用一句话陈述目的准备演讲时，最重要的是了解为何要演讲，及为什么有人要听。为了确 定你不会浪费你自己和观众的时间，应该检讨演讲是否有必要。用一句话将你的目的写出来。 演讲常被用来传播讯息、教学、激励群众从事某种活动或娱乐。你应该了解目的以便作准备。要让观众了解一项新的法令，或想让他们惠赐一票， 型态完全不同。前者的重点是帮助观众了解并记住该法令的重要性；后者则强调选举对群众生活的影响。
准备有精辟的内容的演讲才是上策。没有人喜欢枯燥乏味的演讲。
增进注意力及记忆力1。顺序定位与补强技巧加强记忆 如果希望人们在整场演讲中保持清醒，并记住演讲内容，应该先了解记忆的运作情形。 演讲者可以善用顺序及辅助技巧增强记忆。例如：。复述。联想/组合。热情。关联 这些技巧亦受顺序定位的影响。开头及结尾比中间的资料更容易被记住。我们的记忆有限，一次最多只能记住七项（加减两项）。
2。讯息的保留公式 讯息的保留公式如下： 补强技巧＋/…顺序定位＋/…极限____________ =保留的信息 复述：复述时应简化为整个演讲内容的摘要。开始时提示内容大纲，并在结尾处加强信息，避免过度重复。 联想/组合：与观众的记忆相关或类似的信息，容易被了解，也容易被记住。 热情：即使是技术说明，感情仍很重要。加入感性的成分，可启动右脑特质，并使信息提升至不同的水平。若你对信息充满热情，可以用声音、与 观众有关的生活小故事表达出来。
关联：知觉关联非常重要，因为人们对信息有不同的反应。有些人偏爱 视觉资料；有些是真正的听众，由声音和字汇接收信息；有些则非常活泼，由感觉和情绪接收信息。你的信息应该利用各种形式表达出来，并适合每一 种基本的接收方式。
3。演讲提供的信息愈多愈好 我们经常误以为说上半个钟头或一个钟头，大家还能记住我们的话。如果我们没有应用各种表达型态，有些人根本无法得到信息，更不用说记住。 如果你回到前面提及的果酱盘理论，三种补强技巧就如同把热水再加热一点。水愈热，倒进果酱时所造成的沟纹愈深。 鼓励观众作笔记，可使观众更易于吸收并记住演讲内容。
4。开头和结尾时的资料最易记 顺序定位：开头和结尾时的资料，比