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通过地区经理的走访和我们处理文件的方式，他们能很快了解我们是否学到
了我们应该学到的东西。”
·数量——外勤工作报告有助于衡量会议的质量效果。至于数量评价，
就看数字。“盈亏一览结算线——纯销售业绩”是许多销售经理评价推销会
议有效性的方法：
——销售量上升了吗？
——销售量的上升是你希望推销人员强调的产品种类吗？
——会上介绍的新产品是否完成指标？
——是否正在发展新客户？
——推销人员是否完成个人定额？
——推销人员的周转是否放慢？要对你希望实现的目的心中有数，然后
进行查核以弄清你是否成功。
□寻求帮助
为地区性的或全国性的推销会议制定计划是一件巨大而令人生畏的任
务。无论是一年制定一两次会议计划的个人还是会议的专业者，都是如此。
不管是哪种情况都没有必要由一个人单独进行。帮助是可以找到的，而且往
往不花钱。
·会议场所的制定计划者
许多旅馆和度假胜地以及所有的会议中心都有会议服务人员或部门。把
你要召开的会议的情况尽多可能地告诉他们。不要只限于到会人数、到达时
间、卧室间数及用餐次数，还要说明会议的目的。这样，制定计划者就可以
根据你的需要分配适当的会议室，并安排用餐时间和菜单——或许甚至建议
一次推动目标实现的围绕会议主题的活动。
··
航空公司的制定会议计划的服务机构常被忽视。可是航线上的工作人员
能做的事情远不止预定机票和办理折扣率。各航空公司的服务项目不同，但
多数包括各客户的预定总记录（以确保个人得到商定的特别标价）；会议出
席人员名单，按姓名或到达时间先后排列；提前挑选座位和办理登机证；有
关目的地说明的印刷品等。有些航空公司还为你的会议准备宣传品，或协助
安排租用车辆。多数航空公司对展品提供打折扣的航空货运费率。
能得到这些服务的集体人数通常最少为
1O人或
25人。有关某一航空公
司更详尽的服务情况，可询问其会议计划或会议服务处。
·专业的制定会议计划者
小型例会通常可由公司本身制定计划。但如果会议是大型的，需要复杂
的安排，或必须是无懈可击的，而你（像大多数销售主管人一样）又没有一
位专门制定计划的职员，你就可能需要得到外部的帮助。一位专业的制定计
划者可以办理场所视察，谈判旅馆费率和飞机票价，并协助安排议程、印刷
材料。视听业务、娱乐及宣传。专业的制定计划者是独立的商人，因此要收
取服务费。可是，他们的专业知识有助于客户节约时间和费用，从长远来看
是合算的。
《成功有约——高效会议手册》高效会议要点
会议是否富于效率，解决之道不在于少开会，而是开高效率的会议。
会议是否富于效率，解决之道不是少开会，而是开高效率的会议。
一、会议发言要点
一、会议发言要点
主席是会议成败所系的灵魂人物，因此他必须善作陈述。主席的陈述必
须发挥三种效果：第一、唤起听众的注意，并为听众创造听取信息的欲望；
第二、使听众确切地了解所传达的信息；第三、说服听众，并促使听众立刻
采取某些行动。想获取这三种效果确实不是一件容易的事，但并非不可能。
假如主席在陈述之前能够做好充分的准备，在陈述过程中能够刻意他讲求陈
述技巧、视听器材的使用技巧以及物品的展示技巧，则这三种效果大概不难
获得。
□陈述前的准备工作
主席在陈述前必须做好准备工作。至于准备时间长短，则视主席陈述经
验的多寡，以及主席对陈述的主题的了解程度而定。一般说来，主席在陈述
之前至少必须做好下列各项准备工作：
1。了解听众。主席应设法了解听众对陈述的主题到底有多大的兴趣、对
陈述的主题拥有多大的兴趣、对陈述的主题拥有多少知识以及对陈述的主题
抱什么态度。
2。熟悉陈述的主题。主席对陈述的主题应具一定的深度与广度的认识。
唯有这样，他才能答复听众的疑问，也唯有这样，听众才会感到他言之有理。
3。设定希望实现的具体目标。主席应先确定，他到底希望听众从他的陈
述中得到什么样的观念、对于所得到的观念产生什么样的看法以及把所得到
的观念充作什么样的作用。
4。将有助于实现上述具体目标的各种信息罗列出来。这些信息包括一般
性的消息、研究的成果、理论、案例、个人经验、别人的观念等。
5。根据所能运用的陈述时间，从已经罗列出来的各种信息中选择最重要
者与最切题者。
6。考虑使用适当的视听器材。切记：当人们听到某些事情的时候，若能
同时看到这些事情，则他们对这些事情的理解程度将大为提高。
7。准备一份陈述的纲要，以供陈述时使用。该份纲要可划分为引言、本
体与结语等三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目
的传递给他们。例如在会议刚
开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的
期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分
旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓逻
辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已
知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并
且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道
家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的
是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们
的是什么。”（Tell’em what you are going to tell’em，and
tell’emwhat you told’em）这种陈述方式颇值得我们参考采用。
8。备妥各种视听器材，包括挂图、投影片、录音带、幻灯片、影片、讲
议等。
9。9。
□陈述技巧
陈述成败，主要取决于陈述者本人是否拥有自信心与热忱。周全的准备
与丰富的陈述经验，可为陈述者带来高度的
自信心。基于此，陈述者应尽量把握陈述的机会，以便培植这
一方面的自信心。至于热忱有无，则除了受陈述者本人天生
资质所决定外，仍然要看陈述者对陈述的信息是否具有高度评价而定。
倘若陈述者认为他所陈述的信息不但是正确的，而且值得听众听取，则他的
热忱将油然而生。基于此，为使自己对陈述产生热忱，陈述者应慎选自认有
益于听众的信息，作为陈述的内容。除了自信心与热耽，陈述者仍须讲求下
列九种技巧：
1。要与听众保持视线接触。这即是说，陈述者应尽量减少念读文稿。
2。灵活运用“停顿”技巧，以便让听众得以深思及判断所听到的信息，
并作出反应。
3。尽量使用听众有切身经验的与听众所易于体会的实例或轶事。
4。适当地改变音量、音调、或语气。这样做不但有助于消除听众的沉闷
感觉，而且还可使陈述本身显得更加生动。
5。善用幽默性话语。有些人善于运用既诙谐又不失庄重的话语；这些人
在陈述时可尽量发挥这方面的所长。欠缺这方面才华的人，则不必勉强自己。
值得注意的是，幽默性话语并不等于轻佻的话语或是浅薄的话语。轻佻的与
浅薄的话语应绝对避免。
6。要克制让听众分心的各种举止。这是一项很难界定的个人行为特征。
有些人一边在陈述，一边在听众面前随意走动并挥舞双手，他们不但不会让
听众分心，反而足以唤起听众注意并维持其兴趣；但另一些人在陈述时只要
稍微走动，听众即无法集中精神听讲。有些人在陈述时手中不停地玩弄物品，
听众并不以为然；但另一些人的类似动作，却足以引起听众的不快。回避足
以让听众分心的举止的最佳方法，便是向听众探寻实情，并设法改正。其次，
便是设法让自己的陈述变得极度精彩有趣，以便让听众因全神贯注聆听，而
意识不到自己的举止。
7。注意措辞，并述说符合听众的程度与听众要求的层次的语言。
8。以投影片、幻灯片、挂图，或派发讲义充当讲稿。切忌一边陈述，一
边翻阅讲稿，因为这样做不但浪费时间，而且很容易让听众丧失兴趣与耐性。
9。设法用发问让听众介入，避免从头到尾都唱独脚戏。
□视听器材的配合作用
当人们听到某些事情的时候，也能同时看到这些事情，则他们对这些事
情的理解程度将大为提高。基于此，陈述者——特别是口才不佳的陈述者，
在陈述的时候，应尽量多利用视听器材。在芸芸众多的视听器材当中，最被
普遍使用以及效果最好的恐怕是投影机。现将使用投影机的要领简介如下：
1。用投影机时应该站立。站立不仅便于操作，而且可使陈述者掌握全局
而不致沦为投影机的配角。
2。使用投影机时不应熄灭全部灯光，因为一旦熄灭全部灯光，则身为主
角的陈述者将从听众的视野内消失，并使投影机成为听众注视的焦点。
3。可当场在空白的投影片上书写或绘制简单的文字或图形，复杂的则应
事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以使听众产生真实感及亲切感，而且仍
可进一步吸引听众的注意力；事先备妥投影片虽无上述好处，但却可节省时
间。
事先备妥。当场书写或绘制，不仅可以使听众产生真实感及亲切感，而且仍
可进一步吸引听众的注意力；事先备妥投影片虽无上述好处，但却可节省时
间。
投影片不必讲求完美，但至少应整洁清楚。
5。每张投影片原则上应引人一种观念，以使听众对该观念产生完整的印
象。
□物品的展示技巧
在陈述过程中，主席常有机会展示物品，因此他需要讲求展示物品的技
巧。现将有关技巧简介如下：
1。公开地将物品带进会场，不要遮遮掩掩，也不要将它藏在身上或是其
它隐蔽处，而应置之于会议桌上，以便引发与会者注意与好奇心，并且方便
主席在适当的时候从事展示与讲解。
2。在展示与讲解物品之前，切莫玩弄它，以免引起与会者焦灼感。
3。展示物品之际，应让与会者都看清楚。主席最好是将它置于与会者视
线接触到的范围内。倘若有少数与会者因座位角度关系以致视野不佳，主席
应主动调整自己的位置，以便让这些与会者也能看清楚该物品。
4。展示物品之际，主席应小心翼翼地将它当作贵重的物品看待。这不但
可强调主席对展示中的物品的重视，也可使与会者重视该物品。
5。在讲解物品时，主席切莫将它交给与会者轮流观察或触摸，因为主席
一旦把物品交出，则正在观察或触摸的与会者，将无法留意到主席的讲解，
尚未轮到观察或触摸的与会者，也因焦急地等待物品的传递，而无心聆听主
席的讲解。
6。如展示物品时需要对它进行操作，则主席应事先将操作方法演练纯
熟。倘若主席显示不知如何操作，则与会者不但会降低对展示品的评价，而
且也会降低对主席的评价。
□领导会议的语言特点
主持会议的语言表达，作为一种语言表达活动，除与其它语言场合表达
活动有相同之处，又有不同之处的独立形式及自身的特点。其特点主要表现
在以下几个方面：
1。突出中心、紧扣议题
无论开什么样的会议，都必须事先拟定好一项或几项议题，这是会议的
目的、核心和灵魂。这样，会议主持者的重要责任，就是组织引导与会者，
围绕议题，完成议题。主持者讲话的内容和思路都必须突出强调中心议题，
为中心议题服务。
2。准确、鲜明
会议主持者置身于一个同与会者面对面的语言表达环境中，并且除传达
文件外，通常不宜用书面文稿照本宣科。因此，如果说得不合分寸，不合身
份，或政策精神把握不准，就会使人产生歧义和误解，影响会议效果。所以，
语言必须要准确、鲜明。具体一点说，就是遣词造句要字斟句酌，确切地表
情达意，如实地、恰如其份地反映客观事物的实际面貌。“鲜明”是在“准
确”的前提下而言，只有准确才能谈得上鲜明，而鲜明则能够把要说的意思
更突出、更清晰地表达出来，增强其准确性，使与会人员更好地把握会议精
神。
3。精炼、概括
精炼就是简洁、洗炼，要言不繁，言简意赅；概括是在接触外界事物后，
把综合感觉到的材料加以归纳、整理、改造，找出规律性、本质性的东西，
使之上升为理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达