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把综合感觉到的材料加以归纳、整理、改造，找出规律性、本质性的东西，
使之上升为理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达到精辟透彻程度的
反映。如果对客观事物复杂的内部联系和本质缺乏深刻的了解，头脑里只有
一堆芜杂纷乱的印象，那是无法表达得精炼、概括的。
精炼就是简洁、洗炼，要言不繁，言简意赅；概括是在接触外界事物后，
把综合感觉到的材料加以归纳、整理、改造，找出规律性、本质性的东西，
使之上升为理论的高度。精炼和概括都是对事物的认识达到精辟透彻程度的
反映。如果对客观事物复杂的内部联系和本质缺乏深刻的了解，头脑里只有
一堆芜杂纷乱的印象，那是无法表达得精炼、概括的。
严谨、灵活
严谨，是指会议主持者讲话力求周全而没有漏洞；灵活，是指临场随机
应变，临时调整、变动会前准备的讲话提纲，以适应变化了的情况。这都是
经常遇到和非常必要的。
为了达到会议预期目的和不讲错话，会议主持人往往会在会前经过反复
思考，拟出讲话提纲和腹稿，从讲话的顺序、结构到重要内容，都成竹在胸。
但是，尽管准备得再充分，临场听众的反映会前是无法完全估计到的，又不
能排斥、压制与会人员的不同意见，所以，会前拟好的提纲要留有余地，带
有某种程度的“弹性”为好。这样，在主持会议过程中，既不轻易离开提纲
随意发挥，又不会把提纲当框框束缚自己，从而可以根据会议的实际情况和
与会人员的意见及时加以修改补充。
5。通俗、易懂
参加会议的人员，不可能都是一个知识层次，都有相同的理解水平。会
议主持人不能不看对象，不管效果，在讲话中大谈其艰深难懂的东西。即使
是政策性、专业性、学术性较强的会议，主持人也要用朴实无华、浅显易懂
的语言来表达深刻的内容，把深奥的道理浅显化，使更多的与会人员不感到
枯燥艰涩，而易于理解和接受。这就要求企业领导具有较高的政策、业务或
者学术水平，同时又具有深入浅出的语言表达本领。通俗易懂的语言不但让
人听得不吃力，还会给人一种亲切朴实、平易近人的感觉，能缩短主持者同
与会者的距离。当然，通俗不是浅薄庸俗，这是毫无疑问的。
6。幽默、生动
幽默是机智思维的结果。幽默的语言闪烁着智慧和文明的火花。一定程
度的幽默感是哲理和情趣的统一，它反映了会议主持者的自信、乐观、豁达、
充实的精神面貌和风度。生动主要是讲话感情色彩强烈、丰富，使与会人员
对主持者表达的各种思想观点和思想感情产生共鸣。幽默和生动密不可分。
在讲话中，适当插入幽默的语言材料，能增强讲话的生动性、趣味性，产生
感染力，还能使与会人员在紧张的听讲中获得愉快的放松，同时又深受包含
在幽默之中的道理的启迪，促使大家在轻松愉快的氛围中，乐于接受主持者
的思想观点和施政主张。
7。音调正确、表情举止适当
会议主持人应发音标准（使用普通话），吐字清楚，声音宏亮、自然，
语调变化得体。如果发错了音、读白了字、南腔北调，都会直接影响表达的
效果。此外，还应讲究表情、举止、坐姿、衣着、发型等，做到文明庄重，
落落大方。
二、会议倾听要点
二、会议倾听要点
说，倾听更是一种绝对不可或缺的修养。不过，有很多会议主持人却未能了
解倾听的真义，他们之中甚至还有不少人以为不说话便是倾听。这是一种严
重的错误！倾听是一种极富警觉性与极费心思的历程。在面对面沟通的场合
里，倾听不仅是指一般所熟悉的“耳到”，即运用听觉器官去接收信息，它
还包括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼要阐述如下：
1。眼到——即观察沟通对方的脸部表情、眼情、手势、体态与穿着等，
以判断他的口头语言的真正涵意。
2。心到——即以换位思考的态度站在沟通对方的立场与角度，去体会他
的处境与感受。
3。脑到——即运用大脑去分析沟通对方的动机，以便了解他的口头语言
是否话中有话、弦外有音。
除非会议主持人能够同时做到耳到、眼到、心到与脑到，否则在会议中，
他将无法获致良好的倾听效果，换言之，他将处于某一个程度的“听而不闻”
的状态。
□倾听会议时应该注意的几个问题
第一，要随时掌握问题的焦点——在会议过程中，虽然可能枝节丛生，
但你应特别留心问题的焦点之所在，以免偏离主题。
第二，要抗拒邻座者的私下交谈——有时你会碰到喜欢私下交谈的邻
座，你最好是和颜悦色地向他指出，你对讨论中的主题很感兴趣，并展示凝
神谛听的姿态，这将可杜绝他的干扰。当然主席或你的上司想跟你私下交谈，
你不应回拒他，因为这是你发挥影响力的途径之一。
第三，不要中途离席——除非你不介意会议的终极结果是什么，否则你
不应在会议中离席。在会议中离席，犹如在棋赛中离席而任由对手搬动棋子
那样的不智。当你重临会议桌，很可能重要的问题业已定案，或是重要的契
机业已消失。有些主管喜欢在会议中离席处理业务，这是一种很坏的习惯，
它不仅有失礼仪，而且极易错失良机。
□倾听会议常见之弊病
毛病之一：作白日梦
·耳虽到，却听而不闻；眼虽到，却视而不见；心虽到，却荡漾于九霄
云外；脑虽到，却神不守舍！
·若想作白日梦，为什么不选择会议室以外的场合！？
毛病之二：只听取话语中所传达的事实
·事实有可能被误解；事实有可能被曲解；事实有可能被隐瞒；事实有
可能被夸张！
·真正重要的并不是话语中所传达的事实，而是话语所蕴涵的观念或用
意！
毛病之三：萎靡不振
·精神涣散等于心智的局部瘫痪。处于这种状态的人，自然注意力不集
中。
中。
振作精神是倾听的第一步！
毛病之四：拒绝听取某人或某种主题话语
·你能根据说话者外表、教育程度、人缘、财富等因素而判定他的话不
值得你听吗？
·你是否认为难以理解的话或引不起兴趣的话都不值得你听？
·只有无知的人或是含高度偏见的人，才会对以上两个问题作肯定的答
复。
毛病之五：情绪激动
·当一个人情绪激动时，他通常只能听到他所想听的话语，却听不到他
所不想听的话话。
·先冷静下来再听！
毛病之六：心不在焉，但却摆出凝神谛听的姿态
·本来心不在焉已经有碍听的效果，摆出凝神谛听的姿态，将进一步隔
绝信息的接收，因为可用以接收信息的心思，已被转用在摆姿态上。
毛病之七：笔录所听到的一切信息
·如果就所听到的话语作重点性或总结性的笔录，则可增进倾听效果；
倘若笔录所听到的一切信息，则因无足够时间思考信息的真义，而影响倾听
效果。
毛病之八：未能善用“听话比讲话快”的优势
·一般人听话的速度大约较讲话的速度快三倍。但遗憾的是他们在听取
话语时，常常以多余的时间想别的事情。
·既然听话比讲话快，我们应将多余的时间用来对听到的话语作总结，
或用来思考讲话者的真正用意。
毛病之九：含糊不清
·有些人在刚开始说话时音量甚大，接着愈说愈低沉，直到听不到声音
的地步。这种说话习惯常使听者不知所云。
毛病之十：开口不能自休
·有些人总是以口代耳，他们一开腔即无法停顿。因为他们不把说话机
会留给听话者，致使听话者愈听愈感不耐烦，愈感不耐烦则愈不想听！
毛病之十一：说话慢慢吞吞
·说话慢吞吞的人常常给人一种矫揉造作的感觉。
·一般人通常欠缺耐心去听取速度太慢的说话。
·以上两种情况的综合结果：人们多半不愿意听取说话慢吞吞的人的话。
毛病之十二：神秘兮兮的说话方式
·这种说话方式很容易使听话者感到说话者故意夸张或扭曲信息的内
涵，致使听话者对说话者本人的关注，超过听话者对说话者所传达的信息的
关注。
毛病之十三：透过鼻孔说话
·这种说话方式很容易给人一种苟且、马虎的印象。说话者好像怕伤元
气那样未能郑重其事地传达信息，致使听话者贬低对该信息的重视。
毛病之十四：说话时两眼斜视
·说话时正视听话者本是应有的礼貌。倘若说话者两眼斜视，往往会让
听话者认定说话者心存不轨，甚至认定说话者并非善类，因此对他所说的话
产生排斥感。
毛病之十五：说话时犹豫不决
有些人说话时吞吞吐吐，好象有许多顾忌，另一些人在提出见解之后，
产生排斥感。
毛病之十五：说话时犹豫不决
有些人说话时吞吞吐吐，好象有许多顾忌，另一些人在提出见解之后，
三、会议答复要点
三、会议答复要点
其次，就算与会者所提出的问题是值得答复的，也不一定非由主席亲自
答复不可。固然有些问题应由主席亲自答复，有些问题则可由其他与会者答
复，甚至可由发问者本人答复。至于在哪些情况下由谁来答复较为恰当，现
列表展示如下：
由谁答复？在哪些情况下？
主席·直接向主席征求答复的问题，原则上应由主席亲自答复。
·只有主席才能答复的问题，应由主席亲自答复。
·因为时间不够，主席想移转到另一议案的讨论时。可由主席
亲自答复以节省时间。
其
他
与
会
者
·假如其他与会者能够答复时。
·假如其他与会者想表示意见时。
·假如时间充裕时。
·假如主席一时不知如何答复，或是需要时间去思索答案时。
发
问
者
本
人
·如果主席意识到发问者有意见要表达时，可让发问者先答复
他自己所发出的问题。（在会议中我者们常常发现，有些具有
强烈意见要表达的与会者，本往往会先以发问者的低姿态征求
主席或其他与会人者意见，然后再表达其意见，以便使自己
的意见与别人的意见之间产生强烈的对比，从而增加自己的
意见受重视的程度。）
·如果主席或其他与会者无法答复，而主席感到发问者或许
有他自己的看法时，则应让发问者本人答复。
四、会议发问的要点
四、会议发问的要点
在会议中，发问的最主要目的是在于启开话匣，以利沟通进行。一旦沟
通网络被启开，主席可借发问来实现下列八种目的：
1。收集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所
闻？”
2。透视对话者动机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会？”
3。提供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津
贴？”
4。鼓励意见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法？”
5。确定自己对对话者的话语及感受理解程度。“让我总结一下你对这个
问题的看法。。我这个总结是否与你的看法一致？”
6。鼓动对话者对某一问题进行思考。“你认为扩大行销网在当前是不是
一种明智的举措？”
7。测定意见是否趋于一致。“这次加工资的幅度与你期待中的幅度有无
差距？”
8。言归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各
位对我先前所提及的加班费调整幅度还有什么意见？”
□问句的型态
了解了发问的多种目的后，主席可运用适当的问句来实现发问的目的。
问句的类别虽多，但基本上它们都是由以下两种型态的问句所演化出来的：
1。封闭式问句。这是指足以在特定领域中带出特定答复（“是”或“否”）
的问句。例如“上星期你告假几小时？”、“你是否认为现状非改变不可？”、
“你第一次发现这种问题是在什么时候？”等。封闭式问句可使发问者获得
特定的资料或信息，而答复这种问句的人，并不需要太多的思索功夫即能给
予答复。但是这种问句有时会蕴含相当程度的威胁性，例如“你昨天迟到早
退了没有？”。
2。开放式问句。这是指在广泛领域内带出广泛答复的问句。这一类问句
通常均无法以“是”或“否”等简单的措辞作为答复，例如“你对自己当前
的工作表现有什么看法？”“假如我们决定这么做，你认为会产生什么后
果？”“你对于下个月的生产目标有什么意见？”等。开放式问句因为不限
定答复范畴，故可使对话者畅所欲言，同时发问者亦可从而熟悉对话者的立
场与感受。
封闭式问句与开放式问�