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理专家桑名一央在他的《怎样提高时间利用率》一书中一再地提醒人们注意
的。桑名一央先生强调，限制与会议无关人员人会，是提高会议效率的一个
重要环节。在会议活动中，既不能随意减少会议人员，也不能随意增加会议
人员。在这里，最理想、最合理的状况应该是这样的：就本次会议而言，每
一个与会人员都是与会议直接相关的，不可缺少的，随意减少一个人或增加
一个人都有可能直接影响到会议的效果。为了限制无关人员人会，桑名一央
先生提出，在确定每一个与会人时，要对其提出下列疑问：
（1）这个人与会议将要作出的决定有关吗？
（2）这个人对于会议将要讨论的问题具有专业知识吗？
（3）这个人将会执行会议的决定吗？
（4）这个人以前有过这方面的经验吗？
桑名一央先生说：不用说，这些标准不是提供让任何人都能出席会议的
借口，而正是限制参加者所持的根据。当然，也要看会议的性质而定。有时，
之所以请某些人参加会，理由仅是”还是请他出席好办事”、“如果不加上
他，好象以为看不起他”等等。其实，对这些人来说，只要好好解释说明一
下，并通知他会议的结果就行了。。。
□会前会
如果一位会议主持人在一次正式会议的前一天，特意举行一个短时间
内、以站着的形式进行的快速会议，这样，一方面可以解决一些可以解决的
问题，另一方面，即使对一些难以解决的问题，也具有启发思想、做出准备
的意义。由于有些问题已在快速会议上解决，所以，就不用再提交正式会议。
这样，会议的议题减少了，再加上对有些复杂的议题和决策对象经过了一个
夜晚的思考，所以，在第二天的正式会议上，就可以使会议的效率和决策的
质量大大提高，会议的时间也会大大地缩短。。。
□制定开会守则
会议是一种有多人同时参加的、受同一目标驱使的群体活动。所以，为
了保证会议的正常进行并使会议具有较高的效率，就必须要求所有与会人员
共同遵守同一个行为规范，从而表现出价值和行为取向的一致性。《日本公
司人才培训百法》一书中规定：身为公司的员工，在出席会议时，原则上不
可迟到，且须注意聆听别人的发言。参加会议的人员应遵守如下礼节：（1）
事先分发的资料，不管工作有多忙，都要过目一下，若有不懂之处，先做个
记号，开会时再作询问；（2）在开会前。。 5分钟即席就坐，并将资料翻开，准
备开会；（3）在就座时，若旁边有其他同事在座，不妨先打个招呼，说些诸
如“请多多指教”之类的客气话；（4）员工应该将会议进行状况，尤其是公
司主要干部的发言记下来，这对会后撰写报告或以后做事都有帮助；（5）开
会时，要注意倾听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，这是不礼貌的；
记号，开会时再作询问；（2）在开会前。。 5分钟即席就坐，并将资料翻开，准
备开会；（3）在就座时，若旁边有其他同事在座，不妨先打个招呼，说些诸
如“请多多指教”之类的客气话；（4）员工应该将会议进行状况，尤其是公
司主要干部的发言记下来，这对会后撰写报告或以后做事都有帮助；（5）开
会时，要注意倾听别人的讲话，不可窃窃私语或擅自离席，这是不礼貌的；
发言时最好先举手，获得主席的同意以后再说，发言时内容要明确，且
声音要让大家都听得到；（7）带到会场的资料或在开会时才发的资料，应该
整齐地放在会议桌上，不可任意零乱地放置；（8）其他应遵守的，如需抽烟
时，应先问问两旁的人可否吸烟等。
日本东京钨生产公司为提高会议效率，对公司内所召开的所有会议也做
出过七项规定。这七项规定是：（1）要准时出席；（2）要将会议时间控制
在。。 90分钟以内；（3）很好地采纳建设性意见；（4）不能在会上固执己见；
（5）按多数人的意见作出决议；（6）决议要当场确认；（7）不能中途退场。
日本会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中，也开列了与
会人员在会议活动中应该严格遵守的十项规定。这十项规定是：（1）要在会
前。。 5分钟到达会场；（2）以公平、平等为第一原则；（3）发言不得超过。。 3
分钟；（4）要弄清反对意见；（5）多说不如多听；（6）不得做偏离议题的
议论；（7）不自吹，不发愁，不奉承；（8）不离席，不退场，以免妨碍大
家；（9）共同确认今天的结论；（10）要共同遵守散会时间。。。
□尽量使用电话会议
电话会议能够把许多身在异地的人召集在一起开会，因此，可以节省大
量的会议筹备、人员往返和住宿费用，和常规的会议形式相比，更可以显示
出极高的效率。在国外，跨国甚至跨洲的电话会议已成为很平常的事了。美
国邮政局的。。 750名高级职员，每月一次在全国。。 15个分局和华盛顿总部之间举
行会议。在华盛顿召开的月度管理人员会议上，与会人员先对经营管理问题
和计划问题进行讨论并对计划工作作出决定。接着，在第二天便将各拥有。。 50
名或。。 60名高级职员的。。 15个分局用电话系统联通起来，以举行电话会议。这
样，身在异地的这。。 15个分局的高级职员们知道——而且马上就可以知道上个
月发生了什么情况和这个月的计划情况及将有什么新的活动等。人们对这种
会议形式是极乐意接受的，因为他们知道：如他们全都奔赴总部参加会议，
这个时候，恐怕还在候机楼、候车室等候飞机或火车呢！
在中国国内，虽然使用电话会议的优越性还没有被人们充分认识，已有
的还并不发达的电话会议系统正倍受冷落，但这一会议形式，仍以再清楚不
过的事实，向人们显示了实实在在的优越性：这是中华人民共和国原水利电
力部召开的一次电话会议，京外。。 67个单位的。。 120人参加会议，平均距离为
1583公里。就是这样一个会议，只用了。。 63分钟就开完了。铁道部也以电话
会议的形式召开过一次全路“集装箱运输会议”。原定召开四天的会议，后
改为召开电话会议，结果仅用了一个小时就开完了，既提高了会议的时效，
又节省了经费十几万元。。。
□创造紧张适度的心理气氛
试验：让一个人独居一间屋子里作。。 50道试题，无人监督，无竞争对手。
结果用了两个半小时作完，正确率。。 75％。然后，让这个人同另外30人一起，
做。。 50道与前次难易程度相当的试题，结果只用了一个半小时就做完了，正确
率。。 88％。这个试验表明：人处于群体环境之中，如果气氛紧张得适度，大脑
反应的速度会加快，思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行
面对面信息交流和智力竞争的过程，要求每一个与会人都要开动脑筋，积极
思考，因此，会议保持适当的节奏，创造一种适度紧张的心理气氛，可以使
与会人精神振奋，思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的：
反应的速度会加快，思维能力可以得到较好的发挥。会议活动是与会人进行
面对面信息交流和智力竞争的过程，要求每一个与会人都要开动脑筋，积极
思考，因此，会议保持适当的节奏，创造一种适度紧张的心理气氛，可以使
与会人精神振奋，思维活跃。创造紧张适度的心理气氛的方法是多种多样的：
尽可能安排与会人以面对面的形式就坐；（2）会议主持人的开场讲话
必须简洁、明了，并给人以紧迫感；（3）限时发言；（4）适当施以紧逼式
提问；（5）必要时提倡进行激烈的争论；（6）会议主持人对与会人员的清
晰和富有创见的发言应给予及时的肯定和称赞，对含混和拖沓的发言应给予
制止或批评等。。。
□给与会人员一个良好的听觉环境
在会议进行过程中，由会场内外各种声响的汇合，构成会议的听觉环境
可给与会人员的思维、情绪造成持续的和综合性的影响，一个良好的听觉环
境，对于一个富有效率的会议来讲，又是非常需要和不可缺少的。在一个安
静的环境之中，与会人员可以冷静地、专注地思考问题。如出现有杂音不时
在耳边响起的情况，一方面使会场内的收听效果受到影响，使人听不清讲话
人的声音或使收听变得吃力；另一方面，还会使所有的与会人因心烦意乱而
难以进行正常的思维活动。如出现这种情况，即使再高明的会议组织者也难
以将会议进行下去，会议效率就更无从谈起。日本著名的会议专家野田孝就
有过一次在一个预制式建筑的办公室内开会，因下雨时雨点落到房顶发出特
别的噪音，而不得不中止会议的记录。
在实际的会议活动中，给与会人员一个良好的听觉环境，可以从以下三
个方面进行努力：（1）讲话人的音量控制。首先，讲话人对自己音量、音色
的掌握要得体，当洪亮时，要洪亮有力，使听者精神振奋；当娓婉时，需谦
谦柔和，使听者感到平易近人。如会议使用扩音设备，首先，扬声器的安放
位置要合理，以便使会场内呈现最佳的音响效果；其次，音量的控制要得当。
（2）环境影响控制。会场要选择较安静的处所，最好不要毗邻街市，以免各
种喧闹声打扰，如门窗开关时发出的撞击声和桌椅在地面上拖动的声音。（3）
调节性音响控制。在会议开始之前播放一些与会议主题和会议气氛相一致的
音乐，以引导与会人的情绪达到与会议相协调的状态。。。
□净化会场空气
会场内的气味对与会人的情绪和心境具有微妙的作用，对这一点，每一
个会议组织者都不可掉以轻心。实验证明：在会场之内施以淡淡的清香，可
以使与会人的心情变得舒畅，加快头脑反应的速度，从而使会议的效率得到
提高；反之，如会场之内有其他异味弥漫（如臭味、霉味等），会使人心跳
加快，产生一种厌烦和急燥的情绪，并因想尽快离开会场，而对会议采取一
种不认真或不负责的态度。改善会场的气味环境的方法有两种：其一，在会
议室内放置一些具有清香气味的鲜花（如米兰、茉莉、月季和兰花等）；其
二，在会议室内提前喷洒少量的具有清香气味的空气清洁剂（以柠檬或薰衣
草香型为好），但不可过于浓郁。。。
□电话要安在会议室外
日本的会议专家野田孝先生在《怎样使会议效率化》一书中这样写到：
“莫如说这是讨厌的东西——会议时铃声不断，每每打断会议，接电话的成
员为了照顾其他成员，不得不小声对着话筒讲话。将电话放在会议室之外，
需要找某成员时，可用便条通知室内成员”。
□调鳖思维结构
□调鳖思维结构
□实行候会制度
应允许一部分人员只参加会议的一部分的做法就是根据会议议题的需
要，召集有关人员前来参加会议并发表意见，当该项议题进行完毕之后，这
部分人员即行退出会议。在会议进行到其他议题的时候，其情况亦是如此。
这种做法可以保证会议在对任何一个议题讨论的时候，都没有无关人员在
场，都没有“陪会”的现象存在。这就是人们所说的候会制摩。
实行候会制度，允许一部分人员只参加会议的一部分，是减少会议人数，
实现会议内容与参加会议人员的最佳组合的有效方法。但在操作时，有三点
应引起重视：（1）在“会议议题通知单”上必须明确标出每个议题开始和结
束的时间，以便有关人员在规定的时间参加会议，并在与自己有关的议题讨
论完毕之后，可以随之开展自己正式进行的工作；（2）会议主持人必须尽可
能准确地按照会前所计划的时间安排会议的节奏，不要随意提前或推后；（3）
如在会议进行中遇有变化，应及时通知有关候会人员，以便让别人早做安排。。。
□午饭前开会
这是日本的一位成功的企业家说过的一段说。他说：“我喜欢在午饭前
召开有关的工作会议。因为大家的肚子都饿了，就不会为一些无聊的事来辩
论是非曲直以至浪费时间了，而会很自然地、全力以赴地进行讨论，可以迅
速地进行会议，而且会议完了以后，我们一起吃午饭，并且边吃边轻松地交
谈。采用了这种办法以后，一个小时就能结束以前要花两个小时的会议”。。。
□下班前开会
日本国的一位经营管理人员从众多的会议活动中发现了这样一个秘密：
每当在下午快下班时召集会议，就能