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24。鸡尾酒会鸡尾酒会就是以鸡尾酒（由两种以上的酒或用酒掺入鲜果汁
勾兑而成）和其他饮料招待宾客的酒会。在酒会之上，备有各类酒、饮料和
点心。参加酒会者一般都站立进食，并可随意走动，以便于交谈。鸡尾酒会
举行的时间比较灵活，中午、下午和晚上均可（请柬上需注明酒会开始和结
束的时间），客人可在其间随时到达和退席，来去自由。
25。茶话会茶话会是以茶水（饮料）和干鲜果品为食品，并同时伴有交谈
和娱乐活动的会议形式。茶话会有正式和非正式两种：正式的茶话会通常被
作为一种接待方式来使用，选择较为讲究的场所，并由主办者向被邀请的宾
客发出请柬（请柬应注明就座的桌号），厅内设有桌椅，桌上备有饮料和各
色干鲜果品及少量的小点心。茶话会开始后，主办者首先向来宾致词，或安
排来宾代表发言，随后宾主边进食、边交谈、边观看由主办者安排的专场文
艺演出等。非正式的茶话会在日常生活当中通常被作为一种自娱活动来使
用，一般是在遇有节日或一些具有特别意义的日子，特定范围之内的人员便
有组织地聚到一起，以这种形式表示祝贺或纪念。这种形式的茶话会无宾主
之分，对场地也不做特别的讲究，一般在自己工作所在地的一个适当的会议
室或办公室即可，茶话会备有适量的干鲜果品和饮料（或自带茶水）。茶话
会开始后，具有特定身份的人员作简短致词，随后，参加茶话会的人员在司
仪的主持之下，便以各种形式表演一些自娱性的节目，以达到人人参与，大
家尽兴的效果为最好。通过这种形式的茶话会，可以调节人们的情绪，改善
群体内部的人际关系。
二、如何使会议富于实效
二、如何使会议富于实效
接下来的一个问题便是：如何使会议富于实效？在寻找这个问题的答案
之前，须先了解什么样的会议才算富于实效。严格来说，符合以下三种要求
的会议才算富于实效：
1。目标能被实现——会议既然是一种用以发挥特定功能，或更确切地
说，用以实现特定目标的手段，因此评测会议是否具实效，其首要的标准便
是审视开会之前为会议所设定的目标有无实现的价值。
2。目标能在最短时间内被实现——这个要求本身颇具争论性。有些人认
为开会过程中的讨论甚至争议，是一种必然的事情，因此对这些人来说，尽
管是冗长的讨论或争辩，也不可能被视为违背“在最短时间内实现目标”的
要求。但是另一些人则认为，会议中的讨论或争辩并无实质的意义可言，因
此
对这些人来说，就算短暂的讨论或争辩，也可能被认为浪费时
间。但不管怎样，绝大多数人都同意：越能在短时间内实现会
议目标越好。
3。与会者对会议感到满意——所谓满意，并不意味与会者对会议的主题
或决议感到高兴。例如当会议的主题在于探
讨裁员，与会者对这样的会议一定不会感到高兴。但若能设
法令与会者了解裁员的理由，并令他们有机会发表意见或提
出实施办法，这种作法多少会使他们感到满意。所以想使与
会者对会议感到满意，则应提供机会让他们尽量吐露心声，并
参与讨论。
以上三个要求中，2和
3在相当大的范围内是相互冲突的。这是因为若
想使与会者感到满意，就不能不花时间讨论，
但是若想在短时间内实现目标，就必须剥夺与会者自由讨论
的机会。
总之，真正富于实效的会议所应具备的条件是：在与会者均感满意的情
况下，以最短时间实现会议目标。当然，要使会
议全部符合这些要求实在不容易，但这些要求至少应成为会
议主持人及与会者共同努力的方向。
□不切实效的会议有何危害
富于实效的会议，可以帮助我们发挥“提供信息、收集信息、解决问题、
宣传政策、培育训练”等功能。这显然是有益的，尽管其效益大小很难衡量。
而不富实效的会议，将有三大危害：
1。会议目标无法实现。会议是以目标的实现为导向，一旦目标无法实现，
那么为会议投入的一切时间、精力及金钱将全部“泡汤”。
2。会议所承担的机会成本相当可观。所谓机会成本，即指使投入于会议
的时间、精力及金钱改变使用途径所能产生的效益。时间、精力及金钱本来
可以充作多种用途。倘若不将它们投入于徒劳无功的会议，而将它们导人其
它途径，则可能因而获得某些效益。这些可能获得的效益，就是召开会议所
必须承担的代价。尽管会议的机会成本难以衡量，但可从一场会议的花销，
对它作初步的估计。假定：A、某场会议的与会者共有
10位：B、每一位与会
者月薪为。。 30000元；C、每一位与会者每个月工作时间为。。 10000分钟；D、每
一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的。。 25％。在以上的假设下，一组织
对每一位与会者在上班时间内每开。。 1分钟的会议所须支付的代价是。。 3。75元，
而对。。 10位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为。。 2250元！倘若将
会议主持人规划会议的时间，以及会议的直接成本（资料印制、纸张、茶点
等费用）包括在内，则一组织对10个人开。。 1个钟头的会议，所须支付的代价
可能接近。。 3000元！这即是说，这。。 10个人所开的。。 1个钟头的会议如果无法实
现目标，那么。。 3000元就会“泡汤”，而且原先若不召开这。。 1个钟头的会议，
而将这个“泡汤”的。。 3000元使用于其它途径，则可能产生相当可观的效益！
者月薪为。。 30000元；C、每一位与会者每个月工作时间为。。 10000分钟；D、每
一位与会者在平时所享有的福利等于月薪的。。 25％。在以上的假设下，一组织
对每一位与会者在上班时间内每开。。 1分钟的会议所须支付的代价是。。 3。75元，
而对。。 10位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为。。 2250元！倘若将
会议主持人规划会议的时间，以及会议的直接成本（资料印制、纸张、茶点
等费用）包括在内，则一组织对10个人开。。 1个钟头的会议，所须支付的代价
可能接近。。 3000元！这即是说，这。。 10个人所开的。。 1个钟头的会议如果无法实
现目标，那么。。 3000元就会“泡汤”，而且原先若不召开这。。 1个钟头的会议，
而将这个“泡汤”的。。 3000元使用于其它途径，则可能产生相当可观的效益！
与会者对会议感到不满。与会者若对某一次会议感到不满，则其反应
将可能是这样的：
“会议的主持人原来是这样无能！”
“以后再由同一个主持人所召开的会议，将拒绝参加！”
“会议、会议、会而不议、议而不决、决而不行、行而无效！”
这些消极的反应可能降低士气，甚至导致员工缺勤率或流动率提高。
许多无质量的会议不但没有什么益处，现实中而且相当有害。当我们面
对滥于开会的现状后，将不得不承认这并非
毫无根据的。只要仔细观察，不难发现，有许多会议是基于不正当的理
由而召开的。它们至少包括下列六种：
1。为满足无聊的愿望而开会———有些会议是因“不妨找个时间大家聚
一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开。这一类的会议其实与
交际或聊天，并没有多大差别。
2。为符合惯例或传统作风而开会———有些会议是因“历来都利用星期
三下午那段时间开会”而召开。这就是一般所谓的“例会”。
例会召开与议案无关，因为它基本上是一种为开会而召开的会议！
3。为攀比而开会———有些会议是因“人家会计科每星期都举行一次会
议，咱们人事科又岂能落后”而召开。这一类会议在本质上是一种“东施效
颦”式的举动，其目的不是为处理实际问题。
4。为表功而开会———有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为
咱们偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司信任与好感的手段。
5。为推却责任而开会———有些会议是因“没有理由让我单独承担全部
的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎
俩。
6。为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会———有些会议是因
“我不想让少数人太难堪”而召开。例如某位管理者在他所管理的15位部属
之中，有两位经常迟到早退。他于是召集会议，在全体部属面前重申准时上
下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。但是那两位部属因见其他
同事在场而产生一种错觉。以为其他同事不守时的恶习与自己不相上下，因
此对自己的过失不太介意。至于其他守时的。。 13位同事，则可能因无辜受责备
而士气低沉。因此，这一类会议除了平白浪费了。。 16个人的时间与引起。。 13个
人士气低沉之外，将无实际效果可言。
最后，让我们总结一下：会议是一种可以帮助我们发挥“提供信息、解
决问题、宣传政策与培育训练”等功能的手段，但它并非是发挥该功能的唯
一手段，也未必是最好的手段，应设法减少那些基于不正当的理由而召开的
会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探寻取代会议的更有效途径以提高
工作效率。
会议。同时在考虑召开会议之前，应设法探寻取代会议的更有效途径以提高
工作效率。
中，有的则出现于开完会之后。现将诸因素罗列如下：
会议前
1。欠缺目标。
2。目标不明确。
3。欠缺议程。
4。与会人选不当（与会者太多或与会者太少）。
5。会议时间不当。
6。开会通知时间不当（太早通知开会或太晚通知开会）。
7。开会通知内容欠周详。
8。会议地点不当。
9。会议场地设备欠佳。
10。与会者无准备而来。
11。未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当。
12。会议不能准时开始。
13。会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦。14。向来很少
开会、致使每次会议议案堆积过多。会议中
1。从事交谊活动。
2。外界干扰。
3。与会者发言离题。
4。主席出难题。
5。让没有必要留在会场的人员留在会场。6。犹豫不决。
7。资料不充足，却贸然决策。
8。少数人垄断会议。
9。与会者之间交头接耳。
10。与会者不表明真正感受或意见。
11。与会者之间争论。
12。与会者与主席争论。
13。视听器材发生故障。
14。与会者欠缺热心。
15。会议超出预定时间。
16。主席未能总结会议成果。
会议后
1。欠缺会议记录。
2。不能对决议事项进行追踪。
3。不能对会议成败得失进行检讨。
4。不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组。
5。与会者对会议感到不满。
以上诸种因素大都可由主席加以控制。以后将在有关章节中分别阐释主
席所扮演的角色，以及主席角色所应具备的条件，之后再循序探讨主席应如
何克服导致会议没有实效的诸种因素。
《成功有约——高效会议手册》会议通则
《成功有约——高效会议手册》会议通则
一、会议目标的设定
一、会议目标的设定
1。会议目标必须用书面列明。许多会议主持人在规划会议的时候，都以
为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中，而且只要他们
时常想起它们，则是否诉诸文字，将不会产生任何实质上的差别。其实，这
是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第
一、有助于目标的内涵澄清；第二、书面目标较不容易被遗忘；第三、当目
标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。
2。会议目标必须切合实际。所谓切合实际，即指具有实现的可能。但是
“会议目标必须切合实际”这句话，并不意味会议目标应该是容易实现的。
事实上，一种不是轻易能够实现的目标，对目标的追求者才具有真正的挑战
性。这即是说，会议目标不但应具有相当的挑战性，而且也应该有被实现的
可能。
3。会议目标必须具体而且可以衡量。含糊笼统的目标极难充作行动的指
南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高，而决定开会研讨降低
产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”，
则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南，因为他没有具体地指出产品
的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果，但若他将会议
目标改订为“探讨如何在十月底之前将产品不�