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3。适用性原则
设计开发合法的会计软件，目的在于推广应用，所以会计软件的适用性
决定了它是否能全面推广使用。会计软件的适用性具体他说就是实用性和通
用性两方面。实用性就是说会计软件应尽量明晰化，要充分考虑会计人员对
程序操作的接受能力，尽量减少人工干预动作，全面采用全屏幕人机对话方
式来完成核算和分析工作。通用性是指会计软件应做到功能齐全，适合于各
种规模的企业事业单位应用。
□ 会计电算化的实现条件
在介绍了会计电算化的任务和原则之后，我们可以了解会计电算化的实
现是需要一定的条件的，这条件具体可以分为五方面：
（1）会计基础工作必须规范化、标准化、科学化。这是实现会计电算
化的前提条件。因为只有各企业的会计工作都按同一种规范、标准进行操作，
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才能设计出统一规格的会计软件帮助核算，才能使会计电算化更加广泛地推
广。
（2）需要配备一些既熟悉财会业务又掌握计算机应用技术的复合型人
才。电子计算机和会计是两门各具独特内容的现代化应用科学，会计电算化
就是将二者结合在一起。为实现会计电算化，就必须配备一批具有两方面专
业知识的人员，才能承担起这项复杂艰巨的任务。这是实现会计电算化的组
织保证。开始时，这些复合型人才要进行会计信息系统的分析和设计，设计
完成投入实施以后，要根据财会制度的变化和不断提高的管理要求进行经常
性维护，并按照会计数据处理电算化后新的情况重新组织会计工作。
（3）合理选购符合会计数据处理需要的设备。由于会计信息系统数据
量大，数据结构和处理流程复杂，对数据的精度，安全可靠性等方面要求高，
必须购置符合需要的计算机设备。这是顺利实现会计电算化的物质保证。目
前计算机的种类、型号很多，各有特点，需要根据每个企业单位的生产经营
规模，组织机构，管理要求等方面的特点，需要通过详细的分析计算和对各
种计算机深入地调查了解，再确定选购计算机的机型。
（4）对电子计算机的应用需要有一个统一的正确认识。由于过去一个
时期我国电子计算机生产技术落后，应用范围很窄，有关电子计算机的基础
知识不够普及，因此，对电子计算机应用有许多错误认识。这对推广会计电
算化是一个障碍。故必须加强宣传解释，使各级领导和广大财会人员有一个
统一的明确认识，这是实现会计电算化的思想保证。
（5）要有一个总体规划。开发会计电算化信息系统必须要有一个总体
规划，并且坚持总体规划与局部开发相结合的原则。在总体规划中，要协调
以下三方面问题：
①设想要求与实现可能性之间的协调问题。开发系统时，必须充分估计
当时的管理状况，并计算在哪些方面可采用计算机处理，他们的工作量有多
大，应配什么样的机器，资金是否有保证等一系列问题，都应作全面分析。
②总体系统与各子系统的协调问题。会计电算化信息系统各子系统的设
立，一方面应具有明确的分目标，同时又要服从总体系统总目标的要求，而
且实现目标任务的方法、手段和依据，还必须与整个系统保持一致和相互联
系。
③新旧系统的协调问题。会计电算化信息系统一般都在现行的手工管理
系统基础上建立起来的，因此必然出现新旧系统平行运行和交替衔接问题，
若处理不好会造成交替过程中的业务中断。
会计电算化信息系统的建立，是一项十分复杂的任务，有了总体规划
后，还要考虑分阶段实现的步骤和要求，应有步骤地分期分批地实现。
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三、会计电算他的研究对象和特点
□会计电算化的研究对象
会计电算化的研究对象是研究如何通过计算机获取会计信息的全过
程。具体而言就是会计信息的需求、产生、收集、处理、分发、使用的全过
程。
1。企业内、外对会计信息的要求
开发信息系统要根据系统目标，从调查、研究信息需求入手，确定企业
内外会计信息要求输出什么，从而确定应该如何处理，需要收集什么资料和
数据。
2。会计信息流程和信息的研究
会计信息流程就是要弄清楚会计工作和作业过程中的信息流动过程。它
是以操作为时序，把有联系和变化的会计信息一一表示出来。信息量主要包
括需求信息的种类、内容、格式、时间性和字节数等。这些都需要通过对会
计信息的定性定量调查来获得，通常用会计业务流程图和信息调查表来表
示。
3。会计电算化信息系统的结构和计算机的作业方式的研究
主要研究电算化信息系统由多少子系统组成，以及研究计算机的实现方
式，其过程一般为：
（1）作业系统功能结构图；
（2）根据系统功能结构图，分析综合出系统的功能关联图；
（3）从系统功能关联图，按其功能和操作作出便于计算机处理的系统
流程图。
□ 会计电算化的特点
会计电算化信息系统具有电子数据处理系统所共有的一般特点，即存储
量大，运算速度快，计算精度高，逻辑判断准，自动化程度高等特点。但它
又是以处理会计信息为主要目的的，所以我们将其与手工记帐会计相比较来
分析其特点：
1。运算工具不同
手工系统使用的运算工具是算盘，机械的或电子的计算器，计算过程中
运算一次要重复一次。由于不能存贮运算结果，使会计人员不得不边运算边
记录，工作量大，速度慢。
会计电算化系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完
成。由于它能存贮运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。
2。信息载体不同
手工系统的所有信息都是以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找
困难。
电算化系统除必要的会计凭证外，均可用磁性材料（磁盘、磁带等）作
信息载体，它占用空间小 （一般企业一年的信息量只占用一本明细帐册的空
间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。
3。簿记规则不同
手工系统规定的日记帐，总帐用订本式帐册，明细帐要用活页式帐册；
帐簿记录的错误要用划红线法或红字法更正；帐页中的空行，空页要用红线
划销。
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电算化系统打印输出的帐页是卷带状的，可装订成活页式，不可能是订
本式。就目前国内会计电算化实际情况看，大多打印的是日记帐、总帐。明
细帐的内容与前者重复，而且涉及大量的二级、三级科目，帐页打印量很大
（一个月的明细帐几乎相当于手工系统一年的帐册）一般都存贮在磁性介质
上。
两种系统的依据是会计凭证，所不同的是手工系统要用三套帐来实现相
互牵制、相互校对的目的。电算化系统规定出纳人员不得自行上机操作 （当
然可以用计算机技术控制），数据输入可用二次输入，机器校验来保证其正
确性，而电子计算机的排序、分类、检索、转换、合并、更新等功能，随时
可生成任何一种帐册形式。电算化系统的改错方法与手工系统中的不一样。
它是将已经校验过的数据，规定不能更改（当然要辅以技术控制），即使有
错，也只能通过“更改凭证”程序加以更改，以免留下改动痕迹。
4。帐务处理程序不同
手工系统的帐务处理程序的主要特点，是重复转抄，造成人员与环节的
繁多。
电算化系统的帐务处理程序的特点则是会计凭证磁性化，中央处理机内
以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大主模式为中心，设计
有适合本企业实际状况的程序，输出设备提供查询和打印的需要。
电算化系统的帐务处理程序不因企业不同或成本对象不同而不同；相
反，完善的电算化系统应用同一模式来处理会计帐务。成本核算只是其中的
一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将
不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样，从会计凭
证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求
的查询都能得到满足。
5。人员机构不同
手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。
电算化系统中的人员是由会计专业人员、电子计算机软件、硬件及操作
人员组成，其权威是系统设计师。
6。会计工作组织体制不同
手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要
依据。一般的手工系统划分为如下的专业组：材料组、工资组、奖金组、成
本组、综合财务组等。它们之间通过信息资料传递、交换、建立联系，相互
稽核牵制，使系统正常运转。
电算化系统的会计工作组织体制，以数据的不同形态作为制定的主要依
据，它一般划分为如下的专业组：数据收集组 （以原始凭证作为原始数据，
处理各项会计业务，其主要工作是面向系统外部）；凭证编码组；数据处理
组 （包括数据输入、处理、输出等操作）；系统维护组 （对系统的软、硬件
维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。
7。内部控制方式不同
手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、
会计分录等项目来核对，对帐目的正确性一般从三套帐册的相互核对来验
证。此外还通过帐证相符、帐帐相符、帐实相符等方式来保证数据的正确，
堵塞漏洞。
电算化系统由于帐务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据
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的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的处理都由计算机部门负责。
很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为
人机控制，因此后者的控制要求更严密，范围更扩大。
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四、会计电算化工作的基本内容
□ 设置专门的组织机构
会计电算化是我国会计工作实现现代化管理的一项宏伟事业，它是需要
宏观和微观领域共同努力的一件大事，在群龙无首的局面下很难完成，必项
自上而下建立相应的组织机构。《中华人民共和国会计法》第五条规定：“国
务院财政部门管理全国的会计工作。地方各级政府的财政部门管理本地区的
会计工作。”会计电算化的工作应由各级财政部门的会计事务管理机构负责。
各级财政部门的会计事务管理部门应设置专门人员管理会计电算化工作；各
级业务主管部门财务 （经济调节）部门内也应设置专门机构或专门人员。当
然，在目前的条件下，机构并非一定要新建，可以借用现有机构，增加其工
作范围。企业开展会计电算化，也须成立专门的组织机构和配备专门人员，
没有组织机构和人员的保证，手工向计算机的过渡就难以实现。
□制定会计电算化的发展规则
为达到会计电算化的最终目标，应根据本单位、本部门人力、物力、财
力等方面的条件，制定相适宜的发展规划，以促进优秀会计软件的推广和数
据资源的共享。会计电算化规划一般可分为：近期规划、中期规划和长期规
划三种。
1。近期规划
近期规划是对今后较短时间内所要进行的会计电算化工作和所要达到
的目标作出计划，一般比较具体。
2。中、长期规划
中、长期规划着眼于全国以及地区、行业、部门、单位会计电算化的中、