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在现代化管理中，用图形来反映的经济信息是越来越多了，故设计材料
系统时，应考虑到用先进的管理方法对材料进行管理时，一些分析的结果能
够用图形直观地反映出来。
□材料核算子系统的工作流程
我们进行系统分析，首先搞清子系统设计的设计思想，接下来应该了解
该系统的内外组织关系，相互联系的工作环境。也就是要弄清楚该系统可能
涉及的有关单位是哪些，各种单据、凭证、信息之间是如何流转的。
计算机材料核算工作是通过计算机终端将已发料单的数据送到计算
机，存贮在特定的文件中，计算机对文件中的数据进行处理，通过分析、核
算、汇总、提供给人们各种有用的信息。如果我们将计算机核算工作划分为
输入、输出和处理三部分，则他们的单据流转也围绕着这三个环节进行。
1。输入环节 （材料收入）
这一环节的工作流程是从作采购计划开始到采购验收入库记帐为止的
全过程，包括接收各个部门领用和退回材料的各种单据，接收库房材料的内
部调整、盈亏的各种单据，接收对外销售材料的单据以及接收采购材料的入
库单据，同时还包括委托外单位加工入库的材料。这环节的工作流程步骤为：
（1）供应部门根据生产需要和库存情况编制材料采购计划；
（2）供应计划采购人员根据计划与供货单位签订订货经济合同；
（3）供货单位组织生产发运，并开出发货票，委托银行收款的托收单
据等，向银行办理托收手续；
（4）银行将各种单据转交给买方企业的财会部门，财会部门转交给供
应部门办理验收入库手续，同时提货；
（5）供应部门根据入库单验货入库上帐，办理结款手续；
（6）供应部门将运货单交运输部门，将货提回交仓库；
（7）供应部门填写入库单交仓库办理材料验收入库；
（8）财务部门验收供应部门的验货单据，交到财务部门，并将款项付
给对方。
2。输出环节 （材料发出）
这个环节的工作是用料单位根据生产计划和实际仓库存贮情况领取材
料。它的工作流程步骤是：
（1）持领料单到供应部门签章认可；
（2）到仓库领料；
（3）仓库部门发料，并登记明细帐；
（4）月终会计部门到仓库稽核单据，并记帐；
（5）会计部门与用料单位核对帐物是否相符。
3。处理环节 （材料结算）
这个环节的任务是将输入单据进行处理，完整、正确地登记、检查错误，
计算单据的金额，结出余额，登记材料的明细帐，并与实物库存核对。月终
时财会部门核对帐目，将处理结果归并到存放本月单据的文件中去，据以编
制汇总表、费用明细帐目等。
在了解了材料核算的工作流程后，我们在进行材料核算系统的设计时，
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就不能孤立地进行材料核算方面的分析和设计，而要从物资供应部门的调查
入手。这是由材料核算工作的特殊性决定的。
□材料核算子系统的信息流程
上面所说的材料核算的工作流程，是在手工系统下进行的，在电算化系
统中运行，就不能采取这种方式了。系统设计就是要把在手工系统中的工作
流程尽量地给搬进电算化系统。所以我们要把这工作流程转化为系统设计可
用的信息流程图。通过流程图反映系统内部数据、信息流向的逻辑关系。
在进行信息流程图设计之前，首先要将各种单据、凭证进行整理，理清
哪些单据凭证是要输入的，哪些是需要计算机处理的，哪些是要转帐，备份、
打印的等。
□材料核算子系统的数据组织和安排
材料核算子系统的数据组织概括起来包括以下内容：
（1）在系统初始化时，将材料计划价格目录及材料结存数据输入到系
统，建成材料结存文件；
（2）随时将收料单，领料单及材料外售发票等原始数据输入到相应的
收料单暂存文件，领料单暂存文件及材料外售发票暂存文件中去；
（3）分别对收料单暂存文件，领料单暂存文件及材料外售发票暂存文
件等进行校验、修改，将有错误的各种料单标上错误类型，将正确的各种料
单转储到各自相应的文件中去；
（4）分别根据收料单文件，领料单文件和材料外售发票文件等业务文
件，更新材料结存文件；
（5）对收料单文件进行处理，作出正确的会计分录，并将其写入记帐
凭证文件并随时打印输出；
（6）对领料单文件进行处理，也作出会计分录，将其写入记帐凭证文
件并随时打印输出：
（7）根据材料码材料科目对照表文件生成材料成本差异帐文件框架，
然后根据帐务处理子系统中的汇总科目数据主文件和本系统中的材料结存文
件计算材料成本差异，并作会计分录，写入记帐凭证文件并随时打印输出；
（8）以材料结存文件为输入文件，并访问有关文件，通过分类、汇总、
查找等处理，输出材料结存明细表、仓库材料收发结存表、大类材料收发结
存表、超储材料明细表及低储材料明细表等表格；
（9）以收料单文件，领料单文件及材料外售发票文件等为输入，访问
材料结存文件，经处理后输出材料明细分类帐；
（10）定期的材料成本差异帐文件为输入，经编辑处理后输出材料成本
差异明细帐。
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三、材料核算子系统的系统设计
□系统的输入设计
材料核算子系统的输入可分为初始数据和日常业务数据两大类。新系统
在开始运行之前，必须先将材料的计划价格目录、各种材料的当前库存量输
入进去，这部分数据即是所谓初始数据。初始数据量比较大而且输入时间集
中，一次输入后长期使用，可以通过用户程序完成其录入工作。
新系统投入运行后，会不断发生材料的收发领退业务，材料品种也会发
生增减变化，此外材料的计划价格目录也应随着客观情况的变化做必要的调
整。所有这些具体表现为收料单、领料单凭证中列示的原始数据，这即为日
常业务数据。日常业务数据必须及时输入到系统才能实现各种输出。它多通
过用户程序输入。
材料的原始数据源比较分散。象材料结存数据、材料计划价格等初始数
据来源于仓库的材料卡片及材料计划价格目录；领料单、收料单及材料外售
单等原始数据来源于生产车间、供销部门等直接业务部门。新系统投入运行
后，应建立起相应的原始数据传递保管制度，以防止原始数据的丢失和重复
输入。
在设计材料核算子系统时，输入格式的设计是很重要的。因为易于辩
认，结构合理的输入格式，对提高输入速度，减少输入差错，是很有帮助的。
所有我们进行输入格式设计时，要先对手工系统中的各种原始单据的格式进
行分析，去掉多余的数据项、增加必需的新数据项，而不能照搬原有格式。
下面给出三种材料原始单据的输入格式。
3。材料外售发票
材料外售发展记录号： 《》日期：
从以上我们可以看出，与过去手工系统中的各种料单的格式相比，现在
的格式大为简化了，这样做主要是为了提高输入速度。由于材料代码和材料
名称、材料规格型号及其计划单价等之间是一一对应的关系，系统在对各种
料单进行处理时，可按材料代码在材料结存文件中找到这些数据项，格式中
的输入号不是输入内容，它在输入时自动显示，以便于发现重复输入错误。
料单的输入也存在着校验问题。在实际应用中，料单的输入和校验是分
开进行的。这是因为一般材料的数据量都比较大，边输入边校验的方法虽然
便于录入员在输入的过程中就发现错误，但随着录入员操作水平的提高，这
种作法必然会影响其录入速度。所以较好的方法还是两者分开进行。
不同的料单有不同的校验内容，对收料单来说其校验内容包括：日期、
购料发票号、数量、单价及采购费用是否漏填；收料单号是否连续；材料代
码是否正确等内容。
对领料单来说，其校验内容包括：日期、领用数量是否漏填；领料单号
是否连续；领用量是否超出该材料的库存量；材料代码，领用部门码及用途
代码是否正确等。
进行完了系统设计中的输入设计，该进入下一步处理过程设计。
□系统的处理过程设计
根据前面设计的各项内容，我们可以借以说明材料核算子系统的处理过
程。
1。材料结存文件的更新
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不同的料单更新材料结存文件的方法基本相同。以收料单为例，我们来
看看它的处理过程：
（1）以收料单上的材料代码为查找键在材料结存文件中找到相应的记
录；
（2）将收料单上的材料入库数量累加到材料结存文件中的本期收入数
量字段，并将收料单上的更新标记字段赋值为“T”；
（3）对所有的收料单重复进行前面的处理，即完成了以收料单为业务
文件对材料结存文件的更新。
2。收料业务的帐务处理
为了便于说明，我们这里假定所有的购料业务都道过银行转帐，且所有
购料业务全部钱货两清。这样一笔收料入库业务就应做一笔会计分录；根据
材料的计划成本借记有关“材料”科目，贷记“材料采购”科目；另一笔根
据材料实际成本和材料计划成本的差额借 （或贷）记“材料采购”科目，贷
（或借）记“材料成本差异”科目。这个处理过程具体如下：
（1）以收料单上的材料代码为键，在材料结存文件中找到相应的记录，
取出该材料的计划价格；
（2）以材料代码为键在材料码材料科目对照表文件中找到相应的记
录，取出该材料所属一系列科目；
（3）计算该材料的实际成本，计划成本及成本差异；
（4）作出会计分录，写入记帐凭证文件；
（5）在收料单的处理标记中填入“T”表示该料单已经处理过；
（6）对所有的收料单重复以上的处理即完成了收料单的帐务处理工
作。
3。领料业务的帐务处理
前面说过，企业各部门领用材料时要借记有关“材料”科目，贷记“生
产成本”、“企业管理费”等科目。由于领料单数量比较大，一张领料单作
一笔会计分录太繁琐了，所以应对领料单按领用部门和用途进行汇总后再做
分录。其处理过程如下：
（1）对领料单文件以领用部门码、用途代码及材料代码为排序键进行
排序；
（2）以领用部门码、用途码及材料代码相同的一组料单为对象进行汇
总；
（3）在材料用途文件中按领用部门码和用途代码查得该项领料业务对
应的费用明细科目；
（4）在材料码材料科目对照表文件中按材料代码查得该材料对应的材
料明细科目；
（5）作出会计分录，并写入记帐凭证文件中以便随时打印输出。
□系统的输出设计
系统设计的最终目标，是通过一系列输出实现。在材料核算子系统中，
其输出内容一般有以下几种：
1。材料结存明细表
通过本项输出可以了解任何一个材料品种的最新库存量，其格式如下：
2。材料明细分类帐
通过本项输出可以了解任何一个材料品种在一定时期内收支的详细数
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据资料，其格式如下：
3。仓库材料收发结存汇总表
通过本项输出可了解任何一个仓库在一定时期内的收入、支出与结存情
况