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这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你
对自己的评价是否适当。
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第三天
经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了
解,管理起时间来更轻松了呢?时间管理的精髓远不止此,今天,
我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内
容:任务的类型。
请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目
标,树的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。
你所做的一切应源于你的价值观,它是树根。
你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服
务的。
树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来,同样,你通过主要
任务来实现你的目标。
树叶为树的生长提供养份,你通过完成各种次要任务,保持你
现有的生活。
拿出一张白纸,画出一棵树,如下:
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在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,
在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任
务,完成这幅图。
你可以按照下面的步骤进行:
1.树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模
糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法——
重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、
爱情、事业、自由自在、旅行、安定…… 写完之后,划去你认为
最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划
下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。
2.树干。写上你的人生目标。注意,你的人生目标应与你的
价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东
西吗?或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗?
3.主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的
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目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样,请思
考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。
4.树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手
段,有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的,
没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。
进行时间管理时,这幅图是重要的参考。
面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多
重要,从而对它们进行选择和排序呢?按不同的标准,任务可以分
为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务,在此基础上,你就
能快速而准确地分辨出哪些是主要任务,哪些是次要任务了。
紧急任务指:如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少
甚至消失。
重要任务指:如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。
带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。
紧急任务和重要任务有四种不同的组合:
1. 紧急并且重要的任务
这些任务应具有最高的优先级,应该从现在就开始做。
2. 紧急但不重要的任务
这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。
3. 重要但不紧急的任务
它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位
置。
4. 既不紧急又不重要的任务
你真的需要做这些事情吗?
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发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分
类。
发展任务指:如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改
善。例如,你搬进一套更好的住房。
维持任务指:完成这些任务可维持你现在的情况。例如,你每
个月缴纳房租和水电费。
发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点:
·通常由你的目标衍生出来
·可以作为一项挑战
·需要多加考虑
下面是第一天的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四
种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程
度排序。
对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗?
第一天的例子
1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生
2.星期六是一个好朋友的生日你还没有买礼物和生日卡
3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话
4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试
5.明晚8 点有个电视节目,与你的工作有密切关系
6.明晚有一场演唱会
7.你在图书馆借的书明天到期
8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李
9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份
10.明天下午2 点到4 点有一个会议
11.你欠某人200 元钱他明天也将参加那个会议
12.你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座
13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面
14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗
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15.你想好好洗个澡
16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时
17.你身上只有5 块钱,需要取钱
18.大家明天晚上聚餐
19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录
20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好
21.你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他
22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且
只能用业余时间
23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有
24.三个星期后,你要参加一次业务考试
相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得
心应手。
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第四天
大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论
何人何时何地,都能畅通无阻地运用。不过,可惜的是,并没有通
用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择
合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的
时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。
有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小
块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地
思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他
们感到不舒服。对于后一种人而言,他们只愿把事情简单地排序,
然后设定最后期限,而不愿把它们分割成小块,填入时间表。
无论你属于哪一种,都要找出适合你自己的方法,只有这样,
才能保证时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。你
可能需要结合两种风格的管理方法,以便创造出自己的时间管理体
系。在继续这节课时,请注重考虑你的需要和偏好,按你的想法修
改课程中的建议和方法。
不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会
帮助你提高时间管理的效率。
1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而
消极地回应。与主动相反的是被动,被动的人习惯于对周围的事情
做出反应,这使他们耗费掉更多时间。想一想,然后写下一些能使
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你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。
2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细
计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。
估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。
3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把
剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只
需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。
因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分
配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效
果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份
计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的
事情。
许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行
事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那
就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。
事实上,有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由,就会
出现上面所说的误解。
首先,人们提到自由时,往往指的是选择的自由。我们按自己
的意愿,做这件事,而不做那件事。反过来讲,一个自由的人不会
被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。
第二种更重要的自由,是实现自己、控制自己行为的自由。它
是一种积极的自由,因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的
意愿”,这是更加高级的自由,也就是“成为自己想要成为的人”
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的自由。
不过,如果只是肤浅地理解这种自由,很可能会认为它和第一
种自由是相对的,甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是,
现实生活中,为了实现更美好大的目标,我们常常需要放弃当前的
欲望。例如,在阳光明媚的星期天上午,你也许很想出去好好地玩
一场,不去参加培训班。从第一种意义上来说,你当然可以自由选
择是否出去玩。但是,不上课很可能会导致你考试不合格,或者学
不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由,新知识可以使人更
好的完成人生的目标。
所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在
“自由”狭窄的定义内:“自由就是想做什么就做什么”。而应把自
由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自
己的行为,使之符合目标,我们就无法达到人生的目标。正是因
为如此,日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到
自己最终的目的,实现更高层次的自由。
要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。
在开始前,找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电
脑来记录你的日程表。首先,你把一天的时间分为几块,如上班的
时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。
写日程表时,要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目
标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表,那样只会使你被
自己不切实际的计划挫败并失去信心。
灵活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其
余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事
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情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏
离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实
用性。
每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日
程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。
然后,进行必要的修改。
如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。
不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。
关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看
到它的效果,增强信心。
你不需要实施课程中提出的每一种方法,就像在超市中购物一
样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某
些方法。
用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、
起止时间、效率和自己的感受。
观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候
要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这
样的循环圈:
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我们可以从圈中的任何一点进入循环。
下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉
前)填写,第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”,坚
持一个星期,提高管理时间的能力。
今天要做的事
日期:____________________
必须做的事情
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
应该做的事情
1.
2.
3.
4.
5