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公文标题应准确、简明、使人一目了然公文的性质、基本内容及作用。要做到准确，一是要选准文种，如不要把通告写成公告，把请示与报告混淆。因为收文机关通常通过标题中的文种名称来初步了解公文的作用和重要性，并考虑处理的初步意向。二是事由要表述准确。如果事由和公文内容不切合，就是文不对题，收文机关会因此产生困惑，给公文处理和管理造成障碍。这是公文标题拟写的大忌。要做到简明，一是要从实际出发，省略在、其中的某些成分，如《关于我市奖券发行工作的会议纪要》、《广州市人民政府通告》、《通知》等，或是省了“发文机关名称”，或是省了“事由”，甚至连“发文机关名称”和“事由”都省去了。二是对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角啰嗦冗长。如《XX市党委批转XX同志在全市第一次政法公安会议的总结发言及公安局、检察院、法院党组关于全市第一次政法公安会议情况的报告和XX同志关于当前斗争情况与今后工作的部署的报告》，可以提炼为《XX市党委批转全市第一次政法公安会议三个文件材料的通知》
另外，公文标题的排列，要注意以下问题：一是移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列，以保持词语的相对完整；二是要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。复杂的长标题，要在保持标题词语结构的完整性前提下，采用两行或多行的方式排列。
②主送机关
主送机关，又称抬头或上款，是指负责处理、执行公文的机关，它位于标题的左下方，顶格书写。主送机关之后要用冒号。
普发性的下行公文，主送机关较多，一般使用泛称，如“市直各单位”。高层次机关的普发性下行文，涉及的主送机关更多，即使用泛称也要用两三行排。
而上行文，主送机关一般是一个，请示、批复、函等文种的主送机关只能是一个。一些行文方向不定、没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告及一部分事项性通知，则不写主送机关。
能否准确地写明主送机关，是公文发出后能否得到及时有效地处理的关键问题。因此，必须根据公文内容与机关职能，慎重而准确地选定拟写，不能漏写，也不能将能负责执行、处理公文内容的机关写上。
③正文
正文是公文的核心部分。一篇公文的质量如何，关键是这部分。这部分的结构，通常包括缘由、事项、结尾三部分。
缘由部分，主要是说明发文原因，开宗明义，极其概括地交代行文的基本意向，并提起下文。
事项部分，围绕行文的基本意向展开内容，叙述情况、分析问题、说明做法、提出要求。
结尾部分，是正文的收束。因文种和行文关系不同，其结语也有所区别。如，请示一般用“以上请示，当否，请批示”；函一般用“特此函告”等。有的公文，事项说完即结束，没有独立的结尾部分。
④附件说明
附件说明是公文正件附属材料名称和件数的标注。如“附件：《XXXXX》、《XXXXXXXXX》”，位于正文的左下侧，顶格书写。如果标注的文字较多，向右一般也不超过公文文面的竖向中分线，可以提行空两格续写。但要注意，不要将附件说明写在签署和署时之下，应是正文和签署之间。
附件分两种：一种是补充说明主体某些内容的材料，如报表、照片、典型材料等；另一种是补充说明正件主要内容的材料，如转发的文件、随文发布的行政法规和规章。如属这类的附件，其名称在正文内已有交代，在“附件”项内则不必重复标示。并非所有的公文都有附件。有相当部分的公文是没有附件的。
附件有几件，就得标出几件的名称和件数，以使附件说明和公文所带的附件相吻合。
⑤成文日期。
成文日期，又称署时，是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“一九九三年三月九日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。
公文成文日期。一般性文件，以实际发出的日期为准，具体说，本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。是报以发出日期为准。
⑥印章
印章，指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。
公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。
印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。
（3）文尾部分
文尾部分由附注、抄送机关、主题词、印发机关、印发日期等项组成。
①附注
附注用于说明其他项目不便说明的事项。如说明公文的传达范围；说明有关引文的出处；解释有关名词术语。
附注内容位于成文日期下方左侧、抄送机关上方。
②主题词
主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。
标引主题词要注意三点：
一要掌握选词原则，要选 用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词一般不超过5个。其标引的顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如，《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上文种名称“通知”。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报》，先标反映第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属词“缉私”；最后标文种名称“会议纪要”。
二要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》（1997年修订）由15类1049个主题组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一层是对主题词区域的分类，如〃综合经济〃、〃财政、金融〃类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如〃工交、能源、邮电〃类中的〃工业〃、〃交通〃、〃能源〃和〃邮电〃等。第三层是类属词，如〃体制〃、〃职能〃、〃编制〃等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
三是主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则，这样可以保证标引主题词的准确性。
③抄送机关
抄送机关，指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，位于发至范围的下方。抄送机关要根据公文内容与性质、机关或领导人的职能与职权及工作的需要来确定。
④印发机关和印发日期
印发机关，是指具体主办、制发公文的部门。一般是机关的办公厅（室）或秘书处（科）。他们对公文的制发全面负责。如广州市人民政府的公文，其印发机关是“广州市人民政府办公厅”。印发机关的位置在抄送机关的下方。
印发日期，是指该公文送印或发出的时间。如“二○○五年十月十七日印”。其位置在印制部门的右边。
⑤印数
印数，是指公文的实际印制份数，位于印发时间的正下方，向右不顶格。
文头、主文、文尾三大部分是以主文部分的正文为核心的有机统一体。它们有主次之分，甚至可以省略某一部分。便在实际操作中，不能只重视某一些项目，而忽视另一些项目。如果不按要求制作，就难免造成失误，影响公务的办理。
三、公文写作
（一）命令
命令（令）是依照 有关法律规定发布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。它是行政机关发布的、具有强制性、指挥性的公文。根据《宪法》规定，只有中华人民共和国主席、国务院总理、国务院各部部长、各委员会主任以及县以上各级人民政府首脑，才能发布命令，其他任何单位和个人均不得发布命令。因此，是行政公文中规格较高的一种文体，是下行文。
1、命令（令）的类型
命令可分为发布令、行政令和嘉奖令三种。
（1）发布令
用于发布依照有关法律制定的行政法规和规章。一般行政法规以命令为载体发布，命令与法规合为一体，既不能把随命令发布的法规当附件，也不应把它们当作两份公文，法规已成为命令内容的组成部分。有些重要规定或重大决定也可以直接发布。
（2）行政令
主要用于公布重大强制性行政措施。这类命令通常指中华人民共和国主席根据全国人民代表大会的决定或全国人民代表大会常务委员会的决定，采取重大强制性措施，发布特赦令、戒严令、动员令等；国务院根据宪法和法律的规定可以制定重大行政措施，决定各省、自治区、直辖市范围内部分地区的戒严并发布戒严令。
（3）嘉奖令
主要用于嘉奖有突出成就和重大贡献的单位及人员。
2、命令的写作
命令的结构一般包括标题、发文字号、正文和落款4个部分。命令的写作突出在“简”和“实”两个字上，一般命令篇幅简短，语言平实庄重，语气坚决。
（1）标题
命令（令）的标题主要有两种写法，一是由发文机关、事由、文种三部分组成。如《中华人民共和国国务院关于北京市部分地区实行戒严的命令》，《广东省人民政府关于授予六十六名同志“见义勇为先进分子”称号的嘉奖令》。行政令、嘉奖令一般用这种写法。二是省略式标题，即只有发文机关和文种两部分，省略了事由。如《中华人民共和国主席令》、《中华人民共和国国务院令》等。发布令较多使用省略式标题。
（2）发文字号
命令（令）的发文字号与其他行政公文的发文字号相同，也有一些命令（令）的发文字号不同于其他行政公文的发文字号。命令（令）的发文字号只标注顺序号“第XX号”，没有机关代字、年号。命令“第XX号”表示发令机关或发令人的任职开始编列的顺序号，到任职期满为止，下任再从头编号。这是命令的发文字号与其他公文不同的地方。有的命令发文字号直接使用文件的发文字号。如《国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令》编国务院文件“国发＇1991＇51号”。又如，《广东省人民政府关于清理道路检查站的命令》编广东省人民政府文件号“粤府＇1992＇72号”。由此可见，命令（令）直接发布时，发文字号只编顺序号“第XX号”，命令（令）用文件发布式发布时，则按文件的格式，编文件的发文字号。
（3）正文
正文是命令的主体部分。正文的内容主要包括命令原由和命令事项两部分。命令的语言表达非常精练准确，语气坚决，充分体现强制性、权威性的特点。因此，命令的写作，没有报告、请示或通知等公文的说理、阐述详细等语言，并多用陈述语气祈使语气。
命令的原由，指为什么发布此命令，根据什么发布此命令。这部分有时也可以省略，直截了当地发出命令。
命令事项。指命令的具体内容，需要执行的内容，有的命令事项比较简单。嘉奖令的事项则需要说明奖励谁，授予什么称号，发出号召等。
（4）落款
命令的落款，一般是署发令机关的名称，或发令人职务的姓名。其中发布令多数署发令人姓名。落款下方署发令年、月、日。
（二）决定
决定是对重大或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项的公文。决定是党政机关普遍使用的一种下行文，它带有稳定性和约束性的特点，适用范围也比较广泛。
1、决定的类型
根据决定的适用范围，一般可以分为两大类型：
一是知照性决定。一般指表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定或某一具体事项的决定，等等。这类决定的主要作用是把决定的事项简要地传达给有关地区和单位，一般没有要求执行的具体意见。这类决定内容比较单一，简明扼要。
二是指挥性决定。主要是指关于重大事项和行动的决定以及一些带规定性质的决定。变更或撤销下级机关不适当决定事项，也属指挥性决定。这类决定容量很大，篇幅较长，能充分体现领导机关的意图，详细阐述有关方针政策，对重大行动提出政策措施及要求，并要求在规定的范围内贯彻执行。
2、决定的写作
（1）标题
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文