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要采取甲案。你是 否也赞成甲案？”
如果答案是肯定的，那么甲案就是多数人的意见。 在另一方面，如果大风赞成乙案，那么第 5 位的意见就成为有决定性的意见，主席现在必须把它提出来。这样做的话，他可以很快地知道多数意见 的倾向，并领导会议达成一致同意。
这种发展结果当然是需要主席在计划时将讨论的议题分成三或四个子 题。有经验的主席能够在两分钟内使与会人员同意一个子题，八分钟内同意四个子题；而一个议题要是不好好划分子题，任凭大家东拉西扯的话，很可 能会扯上一个小时。
主席亦掌握由他所拟订出来的限制事项工具，这样他就可以防止讨论走 进死胡同里。订出显明的题纲与限制事项，可以有计划地使讨论走上轨道。
当会议进行时，他应当让与会人员明了会议的进展情形。他应当告诉他 们，到目前为止他们所认可的问题，加深一致同意的感觉。他应当将预计跟实际进展情形作一比较，并适时作一检讨。 在整个会议进行过程中，主席应当力求有进展的讨论。他应当不断找出多数意见，寻求同意多数意见，并强调进展一致。
4。结束 在每项议题讨论结束时，主席应当：（1）将通过的事项作一总结（2）明确说明应采取的行动，做什么，由谁做，何时做（3）确定秘书确实已列入记录 在会议结束时，他应当：（1）向与会人员重申本次会议的目的（2）重提预定结束会议的时间（3）对于能在所定时间内达到目标一事，向与会人员道贺并致谢。
5。结论 在控制会议进行时，主席的目标应当是“以最少时间取得一致的同意”。 他的理想角色应是充当讨论的润滑剂。他不应当企图负起准备会议内容以及会议进行过程的重责。 他应当有目的的公开说明会议的整个议程，并有目的地公开说明每一议题。重点包括： 目的计划时间 限制事项 同意在整个会议进行过程中，他应当鼓励有进展的讨论，在每个子题上尽早 寻求一致的同意，这样可使每一议题及早获得通过。
他应当随时将计划跟实际进展情形作一检讨，不断强调同意与接受的重 要性。
最后，当总结及说明各提案通过的行动时，他应指出并评论这次会议的 成果。
与会人员的控制
主席的目标应当是协助会议以最少时间达成一致的同意。除此之外，他 也许还需要快速的反应与高度的技巧，来帮助与会人员表达他们自己的意 见，并迅速达成同意。
本节是在讨论与会人员的控制。讨论顺序如下：1。商业会议的特性 经理人对参加会议一事很快就会习惯。有的时候他们发现那些会议是缓慢进行、令人失望的、一再重复的。但有的时候他们所参加的会议却进行得 很顺利，有创意并果断。
这就是要看主席了，看他是否技巧高明，以具有积极创意及果断的方式 来主持会议。他要是这样做，就可使会议具有四项特性。
（1）会议的进行是有节奏的。会议必须进行得井然有序。它不应该因为 前后意见不一致，或冗长的报告拖泥带水地进行，让人昏昏欲睡。在另一方面，它亦不应该草草了事。时间控制得很理想，让一个井然有序的会议产生 节奏。
（2）会议气氛必须是有目的的。与会人员必须看到他们所走的方向，必 须具有朝着那个方向的前进的共识。
（3）会议必须是友善的。与会人员必须感到可以自由发表意见，但务必 采取合作而真诚的态度。
（4）会议气氛必须是合作的。纵然意见可能有所不同，但与会人员必须 和睦相处。
这里就是主席主持会议时所应当追求的四项特性：有序的，有目的的， 友善的，合作的。
他如何才能使会议具备这些特性呢？达成会议目标的潜在力量是在很短 时间内形成的——在会议开始后的几秒钟之内，或最多在两分钟之内。因此主席必须好好利用这种潜力。让我们分别从两个阶段来讨论。
2。会议开始阶段 主席进场及开始主持会议这个阶段会产生决定性的影响。 他走进来时参加会议的人员都集合好了，他们各自离开不同的工作岗位，并怀有各自的忧虑与关心。在参加会议的人当中可能会有小团体，他们 互相交谈，不论生气勃勃或漫无目的。每一小批人都有他们自己的利益，但现在还没有专心去谈会议的主题。
主席进入会议室的举止大家都可以看到，并在潜意识里产生他们的看法。如果主席进入时是犹豫的，无精打采的，慢吞吞的，他给人的第一个印 象是不确实的。他在别人心目中会有一种缺乏生气的感觉。
因此他进来时应当是抬头挺胸，富于自信，步伐稳健的。当然不管是傲 慢或是匆促的样子，都会引起反感及好争辩的气氛。
他必须把时间拿捏得恰到好处。当他坐下来的那一刻，大多数人都会把 注意力集中在他身上，而有些人则依然在做自己的事，甚至还有人持续在聊天。他不应当在这些令人分心的事情还存在时，就试图开始开会。
他必须控制与会人员的注意力。他所采用的办法不是设法压低他们的私 语声，不是请求他们注意，尤其不是请那些闲聊的人闭嘴。那些行动会让与会人员感到是跟他们的利益发生冲突，结果会让人产生一种主席跟其他人之 间有不和的感觉。
集中注意力的最好办法是谨慎控制时间。主席机警地坐下，向着那些注 意他的人微笑，并看着那些不注意的人。不久，注意的人也会去看不注意的人。不注意的人会从他们的同仁那里感到一股压力。他们把头抬起来看。主 席立刻对他们微笑，并再向四周扫视一下，接着就开始开会。
这种时间控制需要很高的技巧。它通常需要 5 到 10 秒钟的时间让主席以 这种方法来获得大家彻底的注意（虽然对他来说，等待大家全部注意他好像有一生的时间那么长）。
然后是适时致开场白的技巧。 什么是开场白？它应当是种能让参加会议的人员立刻领会本次会议特性的言辞。主席应迅速地让他们了解会议所设定的方法，并获得他们的同意与 认可。
他应当将讨论的提纲置于他面前的备忘卡上，他的语调是要积极而有自 信。
使用第八节所讨论过的范例： 各位女士、各位先生：早安。我们今天在这里是要讨论在印尼设置办事处一案。而在上次会议时，已经取得我们需要有这样一所办事处的共识。今 天是要讨论如何设置。我建议我们的讨论事项是：（1）办事处应当设在何处（2）办事处是否雇用当地居民，还是遴选驻外人员（3）办事处人员编组（4）作业时间限制“这样可以吗？各位女士，各位先生——那些提纲是否可让你们把想要 提的事情都提了出来？大风，你觉得可不可以？正堂，你呢？”
（主席在这里的用词方式是很重要的——但在评论他的用词前，先让我 们继续听他的开会致词。）
好的。我们都同意讨论的顺序，它们是： 地址国籍 人员编组 时间管制“各位女士，各位先生，我认为还有一些限制事项我们应该先说好。例 如，我们不想在讨论印尼这个题目时去谈论在泰国所发生的事情，或是在孟加拉的问题。同时这也不是一个谈论出口的适当时机”。
（获得同意）
“我想是我们应当在 45 分钟内就可以完成讨论并做出决定。你们看这是 否合理，各位女士、先生们？”
（获得同意）
“很好。各位女士、先生们，因此我们所同意讨论的第一个事项是印尼 办事处的地点，谁愿先发表意见？志文，我想你对这个问题已经作了些研究。
你能不能告诉我们？？“
从主席的致词中，会议重点的顺序已告确立： 会议的目的会议的方向 限制事项 会议进行步骤这个议事程序已经获得大家的一致同意。 如果与会人员还有任何其他意见的话，例如，他们想要增加几点，他应当以弹性手法来处理它们，不是修正他的计划，就是把他们所提的各点纳入 他的讨论提纲内（并在备忘卡上注明）。
除了订定程序，获得并强调一致同意外，主席亦应当采取行动以免会议 停滞不前。
他的用词，以及用词的顺序都是经过慎重选择的。 例如，当讨论计划时，较适宜采用的词句是“那可行吗，各位女士、先生们——那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？” 他先问：“那可行吗？各位女士、先生们？”——合理的推断是当他们还在思考该用什么话答复时，他很可能会看到他似有一脸茫然的表情。他再 问：“那是否可让你们把想提出的事情都提出来呢？”第二个问题在逻辑上是多余的——因为第一个问题把所有的意向及目的都问了。但是那个多余的 问题，隔了两三秒钟，可使开会的人有时间去整理他们的思路，并可能提出答复。沉默，容易变得暮气沉沉，而重复的问题则是生气勃勃的保障。
主席在这个时候获得答复是很重要的。会议必须继续进行，与会人员必 须立刻涉身其中。他不可以造成空档、节奏中断，形成可怕的间歇。
因此，如果他没有从全体与会人员中立刻获得答复，他应该马上转身去 问一个可望迅速提出意见的人。
“志文，你看那行不行？” 不要说：“你看那行不行，志文？” 志文，像别人一样，对于一般人不必在会议中发言的事情已经慢慢习惯了。如果问题在末尾加上“志文”而提出，那末他突然发现自己已处于球场 的中间。在他回答前他需要有一两秒钟的时间——间歇于是发生了。顺利进行的节奏没有被适当地建立起来。更糟的是，这使人对主席产生一种找志文 麻烦的感觉。
因此，主席必须慎重地挑选一个人起来发言，先喊他的名字志文，并使 志文迅速回答所提的问题。
如果遇到志文没有立刻答复时，主席应当采取进一步的行动来阻止间歇 的延长。他应当采用闲聊方式，不管要花多少分钟，并以表情、手势、语调 来鼓励志文发言。
主席：志文，那可行吗？它是否可让你把想要提的事情怂了出来？你能 不能设法？
志文：我看那样不错。 主席：正堂是否？？？ 正堂：“是的，很好”。 气氛就这样迅速地被连接起来。 正堂现在很快地进来阻止主席继续闲聊下去。
于是，经过建立目的——计划限制——时间的过程后，主席将会议带向 实质的讨论上。
再说，他在会议开始时所要求发表意见的方法必须有助于建立他所一直 努力以赴的会议气氛与生气。
“好的，各位女士，先生们。那么让我们按照我们所同意的，开始讨论 我们应当如何积极地招标。谁愿意对这个问题先发表意见？”
（有一段很短暂的中断。如果有人确实乐意协助让会议向前推进的话， 就尽量予以利用。但情况可能是，主席必须采取进一步的行动来促使会议进 行。因此？？）
“大风，你曾经替我们办过许多案例。我不知道像这次的招标事宜你有 些什么经验。什么是？？？”
闲聊一会儿，用一种询问的语调，不要太高，眼睛盯着大风看。他知道 要看他的了，他会很快地接替主席的闲聊。
结果会议的活力就建立了。会议按计划地向前进行。 所以说，在会议的开始阶段，主席的行为是有决定性的。作个总结：（1）他需要有一种他能经常遵循的会议程序或顺序，即使他偶尔会心不 在焉。这种读者应牢记在心的顺序是：目的 计划 限制 时间（2）他的准备工作应当使他能够简要地将这些讨论事项的提纲，写在他 的备忘卡上。
（3）他应当集中精神于影响会议的气氛。
（4）那种影响力的主要因素是：①进入会场时的姿势与步伐②开始主持会议时的态度与时间控制③设法取得与会人员的同意④建立会议蓬勃朝气，并控制会议的进行速度3。会议最重要的四阶段（1）超然、客观 主席对讨论结果常常产生强烈的兴趣。他对讨论的重要因素及最佳结果会有个人的意见。他当然禁不住想提出这些意见来指导与会人员进行讨论； 他不应当如此。
他应当让人看起来是客观、超然的。 被人视为立场偏差的主席所造成的伤害，可分两方面来看。
第一，与会人员对主席的意见自然会有反应，并会过度受那些意见影响：要不是面对一位倔强的独裁人物把他们自己的意见压制下来，就是起而