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论工作或是读书,有很多事情都是这样的。 一般来说,与其设定“工作有需要”、或是“一定要提高自己知识水准”
之类堂皇的目的、动机,倒不如先设定合乎自己欲望,也就是较切身的动机, 才能够提起精神,提高效益。
譬如,我想学西班牙语,我的动机是到西班牙和美丽的西班牙姑娘聊天。 那么,到了马德里之后,我该如何向西班牙姑娘问路呢?怀抱这样的目的意识,在读西班牙文教材时,我就会留意问路的说法,学习于是变得十分有趣。 语言能力本身是一种手段。所以,我们不该只是偏重如何精通这项手段,而是应该留意这项手段所能达成的目的。而且,如果最终的目标本身很有意思, 则该项手段的训陈,亦即语言能力的训练,自然不会枯燥。如果能够考虑这些事情的连贯性,将工作游戏化,工作自然会变得有趣。
如果抱有工作游戏化的观念,则在读书的时候,自然知道没有必要完全 按照作者的安排来读书。不必从第一页念到最后一页,只要是自己喜欢的,可以先读,自己不喜欢的,尽管略过不读。依照自己切身的目的读书,自然 会快乐无比,效率高。
学会玩“游戏”
无论工作或是读书,都不是件好玩的事。然而,如果非做不可,那么还 是加点趣味,效果较好。基于这个观念,譬如将英文单字、历史年号等等,一些应该背诵的东西,设计成游戏的方式背诵,效率大为提高。再如,在上 学放学途中,两三位喜欢英文的同学,玩“英文接龙”的游戏。如果第一个 人说love,第二个人得说 exciting,第三个得说 glamour,自己所说的单字必须以前面所说单字的最后一个字为开头。而且,还可以另外加一些规则, 譬如,所说的单字要在五个字母以上,限定名词及动词,不准有 ing 形式, 不可以e 为结尾等等,游戏越复杂越好玩。像这样子的读书游戏化,不只是 英文,其他像历史、地理等一些须要背诵的科目,都可以运用。
而且,可以用隔天的扫地值日,或是到爱去的饭店吃碗面,作为获胜的 奖励,使比赛更吸引人。此外,远足郊游时,也可以举行类似的猜谜大会。
在吃完野餐、休息的时候,准备一些水果或是糖果,再准备一些年代或是人 名的谜语,然后就可以开始玩这种有趣又有意义的游戏了。
为什么读书苦,游戏乐呢?主要是因为游戏、比赛等等,努力的成果一 下子就能显现出来,而读书或是工作的成果,则往往不是一下子就能享受得到的。针对这一点,采用猜谜、接龙等等游戏的方式,可以使原本单调无味 的死背变得有趣,同时效率也会提高。
用红色把成果视觉化在心理学方面有个实验:人类对于眼前从事的工作,如果不知道什么时 候才能完成,常会逐渐失去工作欲望。相反地,如果清楚地知道工作进度,知道什么时候可以把工作完成,效率自然会提高。因此,这条法则可以应用 为提高工作效率的方法。
不过,客观地确认工作完成程度,并不是件简单的事。譬如游泳之类的 运动,达成程度很容易知道。昨天游 50 公尺,今天可以游 80 公尺,这种进步可以透过数字客观地确认。然而,如果从事的事情不是这样单纯,则工作 内容越复杂,越难用数字衡量。有时一个研究花了几十个小时,还看不到成果,也是有可能的。由于读书、工作的达成程度,不只包含“量”的方面, 也牵涉到“质”的问题,所以很难单纯地估计。前苏联曾经以使用纸张的吨数,计算书籍发行数量,然后表示“苏联人民今年读了这么多书,纸张数量 可以证明”。我觉得这个声明毫无意义的理由是,他们完全忽视了发行刊物 的内容。
不过虽说如此,在计算工作完成进度方面,想要考察质的问题,并不是 一件容易的事。如果考虑这些,工作完成进度根本无法用数字图表表示,所以,不妨放弃这方面的考虑,只用容易显现的方式,计算工作达成程度。
譬如,考会计师的时候,根据达成程度作一份“红色进度表”,把成果 视觉化。这份红色进度表用 B4 纸,在上面划方格,横隔为 8 个等份。然后,在每个等份的左边,一一列出这次考试的 7 个科目,最后一格为合计。再在 每个科目右边的方格,列出重要章节,详细记录其中内容。最后,再根据完成程度,用红色签字笔把读完的科目划掉。
根据这份红色进度表,能清楚地知道自己距离目标还有多远,也知道自 己作了多少,效率自然可以提高,达成的欲望更会加强。
这种进度表最好用红笔删减。在参考的时候,会有一种完成的感觉,效 果更强。至于黑色之类的颜色,总觉有点阴暗,使人意志消沉。
作这种进度表,就像玩游戏一样。在表上划线的快感,就像游戏赢了的 快感一样。
研究以往成绩,发现目前差距目标和现实之间,必定会有许多差距。譬如,下定决心想要每天读书 8 小时,但往往会因为各种阻碍,使得原定的 8 小时,变为 7 小时、5 小时。
无论计划得多么完善,在现实生活里,总是无法完全按照计划进行。就算考虑再三,如果有意想不到的事情发生,原定的计划就会被搞乱。 然而,如果因为这样,就什么事都不做也不行。想办法弥补目标和实际的差距,是很重要的。也许这些差距是永远也没办法填补好的,但逐渐缩短 其中差距,却是人人都能做到的。
目标如果是纸上谈兵,那当然另当别论。如果目标有可能达成,却无法 达成时,则分析其中原因是很重要的。因为在这些差距里面,正隐藏着自己 发展的可能性。
譬如,某业务员始终无法提高业绩。这时,不妨先回头看看以往累积下 来的业绩。如此一来,应该可以找到譬如和人应对能力不行,准备方法不好之类的问题。反过来说,这个业务员好歹也完成了一些业绩。只要能够克服 应对不行、准备不足之类的缺点,应该能够更进一步发展。
在此,这个业务员并不是发展到了极限,而使业绩无法提升。相反地, 还有找到发展空间的机会。如果,不检讨自己过去的成绩,放弃自己的工作,就不会发现这些事情,使得原本可以更上一层楼的,变成无法发展。所以, 在达成目标的过程中,检讨过去完成的成绩是非常必要的。
因此,有必要将自己的能力客观化,作为一种标准,以分析实际表现和 目标之间的差距。有人说“七分努力,三分运气”,其实并不太妥。如果不好好分析这三分运气的原因,是不可能进步的。
使实际表现和目标之间的差距一目了然,是进度表的好处。此外,由于 加深对差距的印象,也会使自己强烈感到有必要检讨工作情形。还有,由于看得到自己的工作进度,也能早一点发现差距的产生。 想要有效研究工作情形,有时可以摒弃以往的看法,从其它完全不同的观点来看自己的工作情形。譬如,请别人批评也是个方法。所谓“旁观者清”,常常有许多事情是经别人提醒才发觉的。 总之,如果自己的方法行不通,不妨换个方法,积极改变自己的观点。
随着观点的改变,你将发现更多可行的办法。
把问题写在纸上工作遇到问题,有时花了许多时间思考,还是不能找出解决办法,使得 工作无法进展。想要解决这种问题,必须先尽量找出问题所在。如果不知道问题点,是没有办法解决问题的。
譬如,一味地烦恼“计划不能顺利推展,该怎么办啊?”是不能解决问 题的。如果能够想想“计划不能推展,应该是人手不足造成的吧!如果补充不足的人力,会不会比较好?”不但比较有用,也较节省时间。
如果发生问题一味地烦恼,常会使大脑无法思考。即使打算找出具体解 决办法,也会因为一味烦恼“怎么办啊!这样做好吗?嗯,不行。还是该这样做呢??”结果还是不知道该怎么办,只会让自己疲劳而已。而且,这样 的烦恼还会使自己越来越无法客观地面对问题。如果能确定问题所在,就能找出许多对应的方法。
想要使问题明确,不妨将烦恼的事情,造成问题的事情写在纸上。只要 写在纸上,很奇怪的,问题总能迎刃而解。这是因为在脑中思考的并不明确的问题,清楚地浮现在自己的眼前。
有些人常常烦恼,却不知道为何烦恼。其实,面对问题,只有找出问题, 解决问题才是办法。想要做到这点,必须尽量客观地分析问题,探讨原因。
既然是人类的问题,人类大都能够解决。
人只要一烦恼,工作效率自然会降低。这时,必须先写出究竟在烦恼什 么。如此一来,至少写出来的部分不须再花脑筋,而能将思考转向解决的方 法。
即使是个谜题,只要有解题的决心,同时保持冷静,自然可以找出解决 办法。
目标的更新目标应该经常更新。因为目标既然是一种手段,则在达成之后,自然就 没有存在的必要。尤其是近期目标,每达成一个,就得更换一个。然后,经过不断地累积,中期目标也得更换。当然,最终目标,譬如幸福的生活等等, 并不是那么容易就能更换。不过,逐步更换近期目标、中期目标是毫无问题的。如果有人目标永远不变,这个人也不会有什么进步的。
然而,即使人人都有非做不可的目标,往往还是会因为眼前的琐事,和 原先的目标越离越远。这时,如果有人提醒你:“喂,现在不是做那些事情的时候吧!”,当然是最好不过,不过,实际可能性不大。这时,能够提醒 你的只有标语。
如果标语一直不变,就像是墙上的污点一样,效果就差很多了。因此, 必须在标语的效果降低之前,尽快完成目标。
通过工作热身,提高工作效率有很多人在做一件事情之前,都会有一些特别的习惯。譬如,考生在开 始读书之前,要先削几枝铅笔;上班族在坐下来办公之前,要先喝杯茶。这些都是希望在办正事之前,先做点其他事情,让自己静下心来做事。虽不否 定这种特殊习惯的效果,但纳闷的是,为什么有这么多人热中这样的习惯?
在工作之前,先来点热身,并没有错。但,前述的这些习惯真的是热身 吗?大概多半只是浪费时间吧。譬如,现在有一小时的时间,计划在这段时间写点文章。这时,有削铅笔习惯的人,应该开始削铅笔了吧!然而,如果 越削越有趣,因此浪费了十几二十分钟,那就是本末倒置。现在,最重要的是写文章。如果因为削铅笔,耽误了许多时间,等到真正可以静下心来写文章的时候,宝贵的一小时也所剩无几了。 做一件事情最好不要有什么准备的习惯,而能够马上进入状态。因此,平常就应该保有立刻进入状态的气氛。然后,一想到“我现在要做这个”, 就能够立刻着手,一气呵成。
如果没有一点心理准备,立刻面对工作,的确在刚开始的时候,会觉得 脑袋空空如也。但是,只要一会儿就能够进入状态。就进入状态的速度而言,这比削铅笔快多了。所以,工作前的热身运动,最好直接通过工作进行。譬 如,很多公司的新进职员训练,都是采用“On TheJob Trainning”(在职训 练)的方式。通过实际接触工作,教育新进职员,使其进入状态。因此,我 们工作前的热身,也可以采取“On The JobTrainning”的方式。
通过工作热身,能够提高工作效率。譬如,平常找一些读书索引都是尽 量利用闲暇时间完成。这也是一种读书前的热身运动。只要把目录贴在书本封面,将来一看封面,就能知道这本书大概有哪些章节?讨论什么内容?如 此一来,就会觉得“啊!这本书有这些内容!赶快读完它!”,而兴起读书欲望。这也算是一种通过实际状况的热身。
尤其是一般上班族工作时间,根本没有几个钟头。这样短的时间,如果 拿来喝茶,削铅笔,工作自然会受到影响。就工作效率而言,根本不划算。
虽然工作前的热身绝对不是件坏事,但无论如何,应该尽量从工作或是读书 相关方面,寻求能够提高兴趣的方法。
如果拥有无限多的时间,削削铅笔自然没有关系。然而,我们的生命有 限。如果有一小时的时间,当然是充分利用才是最有效率的方式。如果一味地热身,浪费了办正事的时间,那就是本末倒置了。
工作前的自我暗示人类只会把目标订在自己可能完