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譬如，买考试要用的参考书。买书，就是前面所讲的杂务，和考试本身 没有什么关系。也许有很多考生认为买参考书，也是准备考试所必须的。
假定买参考书来回需要 2 小时。如果我们托要上街的家人顺便买，而把 这 2 小时用来读书，是不是比较有价值？买书的 2 小时和读书的 2 小时，其内容完全不同，这是大家都知道的。
时间如果被杂务所占用，则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且， 值得注意的是，这些杂务往往不是什么大不了的事。
同时，在进行一项工作之前，就要先分清楚事情轻重缓急，决定工作的 优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序，则在工作时常常会被其它事情所 耽误。
在决定工作优先顺序时，先把一些该作的事情逐条列在表上。然后调整 先后次序，最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的，但只要能够依照这个程序进行，工作效率必定会有显著的不同。
唯一的问题是，根据什么标准，决定优先顺序？一般工作优先顺序的标 准是根据工作的重要程度。依照现在目标，认为最重要的事情，列为最优先。
如果说什么是决定工作重要程度的标准？自然是自己的终极目标，一生 的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标，则判断工作的重要程度，自然就容易了。 清楚地订定优先顺序，是进行工作时不可欠缺的。如果决定好工作优先顺序，日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序，按步就班地做就可以了。 这也是决定优先顺序最大的好处。
80∶20不晓得您有没有听过“巴列德定律”？巴列德是发现这条定律的意大利 人类学家。这条定律又称作“犹太定律”，或“八十比二十定律”。其内容是“一个团体比较重要的项目，大多由团体中的少数所构成”。譬如，占全 部人口 20％以下的人，所犯的罪，约占全部犯罪案件的 80％。占全公司人数20％以下的业务员所达成的业绩，约占全公司业绩的 80％。或是，占开会人数20％以下的人员所提的建议，约占全部发言的 80％。 也就是说，重要的东西大都集中在较小的部分。其比例为八十比二十，如果在工作的时候，能够集中精神在这重要的 20％，等于达成了 80％。也就是 说，工作量不见得一定要做到 80％，只要能掌握住重要的 20％，就一切OK 了。 无论工作或是读书，想要把该做的全部做完，总是不太可能的，一个人做事 免不了会受到时间、空间的限制。因此，如果不先把重要的部分掌握住，到最后可能就没时间，也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义，到头来往 往是事事落空。
如果能把握这条八十比二十定律，就不用担心事情太多了。事先尽量分 出事情的轻重缓急，然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不放过，即使留下一些事情没做，会有一点小麻烦，但总不会是要命的问题吧！ 做事应该着眼于大处。所以，这条定律不只适用于学生、上班族，对于所有的人都是很有用的。
虽然生意兴隆是件好事，但如果电话太多，光是接电话就受不了，因为 接电话的时候，什么事也不能做，时间就白白浪费了。不过，幸好这种电话问题，也能用巴列德定律解决。
假设一天接到 100 通电话。然而，这 100 通电话不可能是 100 个人分别 打的，根据巴列德定律，有 20％的人打了好几次，约占全部电话的80％。所以， 只要处理这较常打来的 20％的电话就可以了。而事实的确如此，所以我的电 话问题也解决了。
定好目标后切实去做想要决定工作的优先顺序，最重要的是目标要明确。目标如果不明确， 就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如，如果以通过司法官考试为当前的目标，则一切工作顺序都可以以此目标为判断基准。然而，如果一下子想考 取司法官，一下子又想当个成功的上班族，目标不明确，根本无法判断事情 的轻重缓急。
决定了这个目标，就得做这件事情。决定了那个目标，就得做那件事情。 如果目标摇摆不定，就不知道该先做哪件事情了。
因此，分析自己现在想做什么？是很重要的。决定了当前的目标，就全 力冲刺。目标如果能够常保明确，无论工作或是读书的效率，都能提升。
目标“三步曲”
1。目标分为远期、中期、近期据说现代马拉松比赛，每隔 5 公里就有一个标识牌。也就是说，一开始 以 5 公里外的标识牌为目标，按照自己的配速跑，到了之后，再以下一个 5公里外的标识牌为目标？？像这样子的，将 42。195 公里的长距离区分为许多 个小段，而不是一口气跑完全程。
这个方法也可以用到工作或是读书方面。人既然活在世上，就应该有活 下去，值得努力的目标。然而，如果目标过于远大，令人觉得不太可能实现，无论是谁都不会有努力的欲望。即使好不容易勉强自己去做，我想终究还是 会半途而废，因为一直无法感受到成功的滋味。
目标如果设定在可见的距离，就会使人怀抱希望，持续努力。名著《夜与雾》的作者法兰克，曾以精神分析医生的眼光，冷静观察囚禁在纳粹犹太 人集中营同胞的心理。其中，有件很有意思的事。
有个犹太人一心想要从集中营活着出来。但是，这种希望怎么想都不太 可能实现。于是，他把目标设定在“几月几日联军将会来拯救我们，在此之前，我一定要忍耐”，而延续生存的希望。结果，在他预定的联军将会到来 的日子之间，无论环境多么恶劣，令人惊讶地，他都能坚强地活下去。然而，一过他预定联军会来的日期，他就急速地衰弱而死亡了。
也许我们所遭遇的没有这么极端，但同样的道理在我们日常生活中都能 发现。无论工作或是读书，只要我们觉得目标可能实现，自然就会充满干劲和希望。相反地，如果不知道工作什么时候才能完成，就提不起继续努力的 念头。
想要实现自己的目标，先把目标订为每天可以完成的目标。像马拉松的 标识牌一样，区分目标，订立计划。亦即，将目标分为大目标、中目标、小目标。或是称作终生目标、中期目标、近期目标。
譬如，一生的大目标是成为政治家，为人民服务。然而，这目标虽然远 大，却不是一朝一夕可以实现，必须先铺路作准备。因此，要设定中期目标。
譬如，通过高考，或是就读名牌大学等等。为了达成中期目标，每天所应作 的努力，就是近期目标。
2。近期目标应设定在比自己实力高一点点的水平 设定目标最重要的是近期目标。以眼前的事情为例，就是每天读书几小时？多久读完一科，如果把近期目标设定在不需要什么努力就能达成的目标，则成绩必定无法进步。
譬如，如果每天读书 2 小时，那么应该把标准定在二个半小时。把目标 设定在比自己实力高一点点的水平上，是很重要的。因为，目标就像是强劲的引力，可以将努力的人提高到高一点的层次。如果把目标定在低层次上， 则原先可以向上的也无法提高层次。
不过，虽说如此，目标如果高到不可能实现也是不行。每天读书 2 小时 的人，如果一下子要增为 10 小时，实际上是不太可能。人是现实的动物，如果努力的成果浮现在眼前，人类就会更加努力；如果一直没有成果，努力根 本无法持续。
3。如果心中怀有大志，再单调的工作也不觉得无聊 不过，目标如果太过于细分、简单，也是不行的。因为，有时会令人觉得无聊。 譬如，有时会怀疑，每天翻阅刑法，究竟是为了什么？
人类无法持续无意义的努力。据说以前有一种刑罚，就是命令囚犯挖洞， 然后埋起来。再在同一个地方挖洞，然后再埋起来。如此反复不停，就算意志再坚定的人也会受不了。
如果没有任何目的地重复着无聊的事情，则无论是谁，都无法持续努力 下去。工作也好、读书也好，自己应该知道目前所做的事情在自己的人生目标占有什么位置？具有什么意义？如果清楚每一件事情的意义，就算再无聊 的工作，一样是干劲十足，效率百倍。譬如，很普通的砌砖工作，从表面看起来，似乎又辛苦又无聊。然而，如果知道这项工作是为了建造一间不朽的 大教堂，不但干劲十足，同时充满了喜悦，工作效率也因此提高。
目标固然应该细分，但有时太过琐碎，反而会忽略了大目标。如此一来，自己会觉得为目标努力很不值得，忍耐更失去意义。所以，自己应该时时提 醒自己，自己的远大目标、一生目标是什么？
活页式笔记本与笔记法有一个广告词，“？？虽然只是薄薄的一片？？”的确，轻、薄、短、 小似乎是目前的流行。不过，如果是记事本，太过袖珍可不合需要。
使用大型活页式笔记本，一天记一页，记录当天没做完，或是明天一定 要完成的事情。至于什么时候写？倒也不一定。有时候在回家的车上，有时是就寝前。如果隔天上班途中又想到一些遗漏事项，还会顺便加注进去。像 这样把该做的事情一一列举出来，每天往往要写上满满的一页。至于纸张用完的时候，因为是活页式，补给容易。
如此一来，每天只要照着记事本做事就可以了。至于工作先后，倒不必 拘泥记事本上的顺序。一件事完成之后，就用红笔划掉。还没完成的，也注 明进行到什么程度。
一般人写企划案的时候，大概都是先搜集资料，在脑子里经过一番整理 之后才动笔。然而，这种方式是不是太花时间了？构思时间是不是太长了一点？更何况，人脑非电脑，不一定能够把所有资料都归纳整理得很完善，如 此一来，往往写到一半写不下去，又得重新构思，浪费了很多时间。
如果采用一套活页式笔记法。首先，把资料的重点及个人的想法，记在 单面活页纸上，然后归档。这时，不必考虑顺序的问题。等到搜集得差不多了，再逐页研究，标上对照式编号，更换调动。如此一来，渐渐就会有一个 雏形，再加以修饰，一份企划案就大功告成了。
此外，如果设计一本“新方案”的档案夹，收集平常自己的一些灵感， 其他公司的情报，或是一些五花八门的马路消息等等，将来提企划案可能会更方便。或者，有空时候翻一翻，往往也会得到一些很好的构想。
收集情报其实并不难，也不必什么专门学问。应该平常就扩大自己的接 触面，留意周围事物，如此一来，就会有很好的结果。剩下的，只是敏感度的问题了。一些与目前工作没有直接关系的事物，只要觉得可能用得上，则 不论笔记或是复印，都应该把它纳入自己的档案。由“点”累积成“线”最后一个构想便能立体成形了。
曾听一位记者说过，有时在闲聊当中，会不经意听到一些消息，这种情 形多半发生在喝醉的时候，所谓酒后吐真言。问题是，如果不立刻记下来，隔天酒醒了，事情也忘却了。所以，往往借着上厕所，偷偷地把消息记录下 来。
选定合适的作息时间有些人习惯早睡早起，有些人适合晚上工作。有人认为，晚睡晚起最大 的好处是因为这样可以把上下班时间和尖峰时间错开，较不浪费时间。上下班时间如果不能把握，实在太可惜了。假设来回需要两小时，如果是一个一 星期上五天班的上班族，一年就要花 400 多个小时在交通车上面。如果能把 这400 多个小时运用在读书或是工作方面，效果将会是很惊人的。
早睡早起或是晚睡晚起，都是个人的习惯问题。如果撇开个人因素不谈， 则早起的鸟儿好？还是夜猫子好？很难断言。人都有最适合他的作息时间，重要的是找出自己最习惯的作息时间，拟定工作计划表，如此一来，工作效率才能提高。如果能够大清早上班，再加上自己习惯早起，则 6 点上班也是 不错。
事实上，有些人他每天早上 6 点到公司上班。而且他有点看不起同事加 班到深夜 1、2 点，每天下午 4 点多，他就下班了。因为只有在 4 点以前这段时间，才是他头脑最清楚、效率最高的时候。
把握脑筋最清楚的时候有人说，人脑筋最清楚的时间是早上 10 点到下午 3 点。如果工作时间能 够安排，最重要的工作应该留在这段时间处理。不过，有人怀疑，是不是所有的人都适用这个理论？也许有的人精神最好的时间是中午 12 点到晚上