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搜集事实的方法,是利用人口趋势、地域构造的变化、自己公司产品的 市场之新产业开发状况等等政府的统计数字。这些情报可搜集自政府机关或关系业界的业界报纸。
整理并分析资料一旦搜集了资料,就必须加以整理,才能正确分析。在很多情况下,所 搜集的资料数量太多,如果不彻底地予以淘汰,就难以了解其意思。
如果事实主要是有关数量的资料,则不妨利用电脑来处理。很多公司拥 有处理情报的组织(MIS),用以分析专门的资料,以及传达对经营者有用的计划化及意志决定方面之情报。
进一步的资料组合组织是作业研究。这在计划化的好几个方面上,极有 利用价值。例如,可用以判断复杂的问题、评估事实、预测资料对全体状况所带来的影响等等。另外,作业研究也可用以检定所下的意志决定。
作业研究(OR)实施于改称问题为“模范”的复杂方程式中。一旦做成 这个数学方程式,就能够在其他的事实或全部问题之关联中,分析一个个事实。复杂的模范也可以使用电脑来解答。因为 OR 能处理许多变数,所以若解 开数学方程式,就可预测所预料的变数之个别结果,乃至好几个变数之综合 结果。
例如,假设汽车制造者欲决定在种类、地域及月份中之各交换零件明年 的库存量,OR 的负责人就把过去的经验、新车贩卖的市场预估、旧型车的零件交换纪录、全国各地的气候条件(对某种零件的损耗有影响)、道路条件 及速度限制等等当作参考,然后做成模范。将这个模范输入电脑,就可知道在地域、种类中汽车零件的所需量。由于这个情报,不仅可满足需要,也可 订立能够节省数百万美元经费之计划。如果对这些事实毫不知情,一旦事实与事实间无法互相有关联,则不仅会产生零件无法满足顾客需求的情形,也 或许会造成库存过剩而使投资蒙受严重的损失。
仅仅依赖数量的危险(利用 OR 乃至电脑资料时,很容易陷入陷阱中)之 一是,经常无法掌握解决问题的关键。企划者也必须注意作为搜集资料一环的作业员之士气、对公司的舆论、与地域社会的关系、可能影响计划之政府 措施,以及关系者的计划之受理方式等等问题。
欲确实把握这些难以掌握的方法,除了依赖管理者个人的“情感”以外, 最适当的方法有好几个。调查作业员的态度,或到别处请教专门分析地域社会关系的顾问。这种调查能够搜集到有益于计划立案的详细资料。若想在新 的地域社会中开始工厂的操作,在这种情况下,知道该公司的行业,以及该地域社会的人们对工厂产生的公害问题等等的想法,也是有所助益的。若调 查的结果使该地区的问题明朗化,则在计划化的阶段中必须将该事实列入考 虑中。
负责计划化的管理者,必须确定在计划本身开始定格化之前已了解所有 的大纲。一旦有这种确信后,就可采取以下的阶段了。
探求并产生代替案只有一种处理问题的方法,是极为罕有的。在选择“唯一最佳的方法” 之前,必须预先考虑几个代替的方法。大多数的经营者皆依赖过去解决问题的方式。若过去的经验是成功的例子,就可成为对现在的问题之圆满解答。 但是,在下决定之前,应该寻求其他可能的解决方法。
在搜集有关某问题之事实时,经常会获得其他公司在解决同样问题时所 使用的方法之情报。但其他人的经验也常常有可能成为值得考虑的代替案。
出席经营专题讨论会或产业团体聚会的好处之一是,能够借着鸡尾酒或餐桌 而非正式地交换情报。
更直接更有组织地探求代替案,应该当成计划化的过程之一。在同业乃 至类似行业的公司中,地位重要的管理者们,经常互相谈论各种有关的事情,以及互相交换有关彼此的问题之情报。保持这样的接触,并在有必要时加以 利用,乃是极佳之举。
读读业界的报纸,或是参加业界的聚会,热心地与经营者们讨论商业买 卖之事,皆有助于酝酿对经营问题能应用的方法。
这应该当成企业经营者生活的一部分。假如能够应用某人成功的方法, 就原原本本地照单全收,这种情形毫无可取之处。根据读、听、交换意见,开拓管理者之视野,且增加可能的代替案。
活用部属的创造力要产生代替案,应活用部属的创造力。谁都有创造力。心理学家说,这 种伟大的能力存在所有人类的身上,只是常常被压抑或是被封闭住了。有能力的经营者,其责任乃是施行灵活用人的经营术,而让每一个部下发挥其所 拥有的创造力。
许多部下几乎不相信自己也有创造力,他们深信天生的创造力是画家、 作家、广告专家等“天才”特别拥有的才能。以前他们的独创性提案或意见,经常为双亲、老师或监督者所嘲笑,认为他们的意见是多余的,而根本不将 其当作一回事。
为什么他们不相信自己有创造力?主要的理由是因为认为自己的意见会 被批判或是如果意见没被采用,自己看起来就像个愚蠢的人。管理者应借着鼓励部下们,改善业务提出提案、发表意见及参加计划化,以克服这种不安 感。然而,如果想让他们真正发挥创造力,必须做到无论多么非现实性的意见也绝不能将其视为愚蠢的意见。即使不足以采用的意见也要予以评估,不 能抨击它。独创性明显地受到欢迎时,就可逐渐祛除那种担心意见会被驳回 的不安感了。
若能了解创造的过程,不仅可使自己的创造力更加提升,亦能帮助他人 发掘其创造力。心理学家把创造过程分成五个阶段。
(1)渗透 想要找出新方法之前,必须“渗透”有关那问题的知识。除了 要广泛知道有关领域的知识以外,亦须熟悉前面所讨论的,如何搜集事实之 方法。
(2)分析 先以分类来区别事实与资料。然后再以某种形式建立系统来整 理之。形状成形之前,要重复好几次的整理。不断地选择各方面的事实,形成其他事实或大量记忆,再与留存(绝对不是丧失的)的过去所有经验做比 较。这就好比电脑一样把已经处理的资料与新输入的资料做比较。和人类所制造的电脑相比,人类的头脑更复杂而拥有许多情报。
(3)孵化 我们的头脑一旦完成事实的整理与分析,就可作出好几个回 答。但是,头脑也经常被事实及概念搅弄得混乱不已。完成整理是需要时间的。大部分的人经历像这样的状态,思考事情时头脑就觉得灵敏,点子就开 始在潜意识中孵化了。许多点子都是在睡眠时或休息时孵化出来的。因此,你或你的职员在解决某问题而感到困顿时,应该想到不满只不过是创造过程 中的一个步骤罢了,不必为其烦恼,而宁可暂时把问题置之一旁而等待孵化 的来临。
(4)灵感 消化资料,分析事实,检讨各种事实间的关系,暂时等待资料 的孵化,就会产生解答突然出现的情形。必须的是,如果没有历经上述的所有步骤,则无法期待有灵感。只是坐着等待即会有解决问题的灵感,这是少 有的。不要忘了爱迪生的信条:所谓天才是百分之九十九的努力,而灵感只不过是百分之一罢了。
(5)适合 一旦萌发灵感,必须加以试验,使其适合各个不同的状况。种 种的工作差异方面、各类型工作者之想法、不同事物所产生的要求??应予以满足。如果意见已被充分理解,就必须加以调整。即使在产生看似有用意 见之情况下,管理者也要予以测试与确定,再加上必要的调整与修正以期切合实际。人们经常陷入的危险,就是对自己的意见太过迷恋,即使是在被变 更时,不仅不遵从提案,且更为自己的意见辩护。
发挥创造性思考不管是源源不断产生灵感或封闭创造力,都是心理准备之一。人类的头 脑运作于二个方向:一个是比较、选择、判断、分析;另一个是想像、预测而产生灵感之创造性的考虑。
一旦只考虑判断,在一段时间后人就变得消极了。因为他所关心的与其 说是产生新的灵感,不如说是灵感是否明显地有用。判断的考虑,自幼即已学会了,在此期间,创造性的考虑时常被深深地封闭着。我们被教导着“找 出错误”,而不是“试着做做看”。欲使部下有创造力,要鼓励他们积极的态度。我们除了要有热诚之外,还必须乐观,在考虑关于新的灵感时,在判 断那是否有用之前,应先考虑使其有用的所有方法。在发展创造力上还有另一个问题,大多数的人害怕发现新的灵感。如果没有自信,几乎无法拥有创 造性的动力。对部下们表示信赖,可加强他们的自信。其中也有在这范围之内必须予以特别帮助的人。卡耐基教室之有效说话术与人际关系的讲座,有 助于加强人们的自信。
管理者能够帮助部下们跨越障碍而发挥创造力。妨碍创造性思考的主要 障碍之一是顺从周围的习惯或惯例。就像介意服装、言语及态度和周围的人们不同一样,介意自己的想法与周围的人们不同。遵从对问题的解决可能大 有助益之全新意见,即可打破旧习惯。几乎所有伟大的发明,都始于勇于忽视该时代的习惯或传统。
为了让部下产生革新的想法,即使是十分不合理的想法,也要仔细地询 问部下所提出的意见。不要立刻就下“那没有用”的结论,应与提案者共同详细检讨那份意见书,查看其中是否有其优点,或哪一部分可以使用。接着 以你自己的判断,称赞此意见的独创性,不要全面加以否定而使他气馁沮丧,应以正面的形式来指出缺点,帮助提出意见书的人。例如说:“乔,恐怕无 法提供你这么多钱哩!”来代替“这花太多钱了”,比较具有效果。乔会因此重新认识价格的问题,而想出更好的方案。绝不要忘了,“敢做与人不同 者”的人经常顿生非现实性的灵感;如果没有在上司或同事间不断的轻视下被抹杀掉,或许会变成革新的、有希望的意见。
妨碍创造力的另一个大障碍是,很多人都有顽固执着于所曾决定的概念 之倾向。新的意见若与自己的意见相对立,应仔细地调查它。卡耐基说:“请随时有顺应变化的心理准备,请欣喜地接受变化,请寻求变化。如果没有多 次试验自己的意见或灵感,你就无法进步。”这是在组织内必须开发创造力之情况下,管理者本身固不用说,甚至也必须让部下遵守的原则。“我们总 是这么做的”,这样的辩解是无法产生新意见的。
每个人对状况认识都不同,同样的人由于在不同的时期知道同样的状况 而产生之创造力的障碍更是复杂,心理学家对于这种问题,详加说明。人往往极欲忽视妨碍自己,崩溃自己基本想法之事情。在受到外部压力的极端情 形下,以及自觉到自己的认识定型化且体会到疏离感时,才首次想改变认识。
在前面所讨论过的自助餐连锁店之例子中,经营者的认识,是以曾经以 价格为主体而处理问题之经验为基础。为了要正确地认识问题(变化需要的问题),全新的展望是有其必要的。经营者如果不变通将来的预测,问题就无法解决。 一部分的人误解创造力的真正意义。他们相信,为了拥有创造力,必须接触无法控制的内部力量所产生之全新的灵感,这是错误的。大部分独创的 灵感,是以已知的知识及要素为基础,组合成新的用途,改变、整理与发现 之后而产生的。
阿列克斯。欧兹勃在其著作《创造力的应用》中介绍以下的检查表,这 是节录关于创造性意见之自问自答的一部分:(1)能使用其他的用途吗?原原本本照做,会有新的用途吗?如果加上其 他手续,能够有其他的用途吗?
(2)能加上其他的方法吗?有其他类似的方法吗?从这点子可联想到其 他什么点子吗?有想到过去类似的意见吗?有可以模仿的意见吗?模仿谁的 较好?
(3)要变更吗?新的趋向是什么?该改变意思、颜色、运作、声音、香味 形状吗?有其他要变换的吗?
(4)把它变小好吗?减少呢?分割呢?浓缩吗?小型化呢?变低呢?缩 短呢?变轻呢?排除什么呢?用流线型好吗?欲谨慎则该如何?
(5)代替呢?其他有谁可代替呢?其他有什么可以代替呢?其余的成分 呢?其他的材料呢?其他的制法呢?其他的动力呢?其他的场所呢?其他的方法呢?某他的声调呢?
(6)再整理一下吗?更换构成零