按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
己玫娜思使叵担识鹊赜肴讼啻Γ绻志心嘤诠媛傻纳罘绞剑耆挥胨送矗罱涞檬挚菰锎舭澹胰菀妆弧爸颖硎奔洹彼刂啤！∽詈螅υ诿刻炀颓耷埃毓艘幌陆裉斓乃魉绻庵只毓四苋媚阈那樾朔埽醯妹魈煊纸强炖侄渎Ｍ囊惶欤憔退闶浅晒Γ�
提高工作效率的五种方法（1）分段式时间。关于工作或自我启发的挑战，可针对一个主题全力投 入，或将时间分割，分别投入几个目标，后者即称为“时间的分段法”。这两种方法都有其必要性，但在不能集中全力投入某个主题时，你应该还是采 用“时间分段法”。
（2）核心时间的发现及设定。所谓“核心时间”，就是“工作效率最高的 时间带，也是最能将精神集中于工作上的时间带”。如果对自己的核心时间毫不关心的话，就无法培养敏锐的时间感，因此，应努力探求自己的核心时 间。
（3）安排时间。将个别时间内的活动效率提高，才能把握时间，活用计划。 比方说，管理者想看晚上 8 点钟的连续剧，那你就必须妥善安排时间，7 点半之前回家，并在 8 点之前吃饭、洗澡等等？？。这就是一个安排时间的例 子，什么时间该做什么事都必须事先计划，确实执行。
（4）节制应酬时间。管理者往往在应酬上花费许多时间，以致自己的时间 大量减少，因此，要参加应酬时，须以下列三项基准来判断，再采取适当的行动：（1）由自己主办，且内容较充实的应酬，是否常因此而将时间拉长。（2） 是否因应酬时气氛相当愉快，而不知该适可而止。（3）考虑朋友情分所参加的应酬。（4）空余时间、片段时间的利用法。这是最容易被浪费的时间，因为这 些零星时间很难善加运用，但是，依照以下的方式，还是可以慢慢减少空余时间及片段时间的浪费。比方说，可以利用这些时间记录心得，或阅读平常 没时间看的报纸、杂志等。将工作及自我挑战中最简易细小的事项，挪到这些时间来做，如此即可降低浪费时间的比例。
（5）计划时间。前述的安排时间也包含在这个项目中，现叙述一种把不同 时间所将采取的活动记录下来，以提高工作效率及时间运用率的方法。首先，必须先建立几个简单的记号，如 M=与人会面、T=电话、D=企划、S=用功、W= 写作、R=读书等等；再则，对于备忘事项的处理，也须小心。比方说，不知对方何时才会答复，或某些不能确定时间的预定活动，都应当记录下来，以 免遗忘。记录时，可先记在笔记本上方，待确定日期后，再转载到相符的日 期栏中。
有效地运用“空档时间”
工作的空档或与人会面前后，当会存在许多空档时间，日积月累之下， 这些时间可能长达几十、甚至几百小时，因此必须有效地运用这些时间。这类“空档时间”，大致可分为（1）前段空档时间；（2）中段空档时间；（3）后段 空档时间三种。首先，前段空档时间利用法是：与人约会、参加集会、出席会议、观看戏剧或运动竞赛时，应在约定时间前半小时到一小时之内到达目 的地，而这段时间，就是所谓的“前段空档时间”。提前到达时，可到咖啡厅或其它安静的休闲场所，做一些工作上的准备，处理杂务、看看书、思考 新构想等，如能这样活用时间，有三项好处：（1）提早出门，万一遇到交通拥挤等情况时，仍能在约定时间前到达目的地，不会产生让对方空等的尴尬；（2）提早到达目的地，心情将较为悠闲轻松，而可以自在地利用前段空档时 间；（3）运用空档时间，切记必须准时到达目的地。其次，“后段空档时间”
是指在预定时刻前完成某项工作而出现的空闲时间。比方说，与人会谈时， 若言不及义、喋喋不休，再多的时间也浪费了，如能把握谈话要领，言谈简要切题，就可将预定的会议时间节省半小时到一小时，而节省下来的时间， 就成为自己的时间，可自由有效地运用。前、后段空档时间，都是在有意识的计划下产生的，而中段空档时间却往往是偶然发生的。中段空档时间，许 多人常因事情尚未告一段落，情绪不稳，以致白白浪费了这些时间，因此，现在建议管理者可运用这段时间作情绪上的调整，或思考新的构想等。
利用空档时间，最重要的观念是：不要让时间来支配你，而应该是你去 支配时间。如能建立这种正确想法，身体力行，必能将时间作有效的计划分配，完成一些有意义的工作。
重视“顺序”
一件工作的完成，必有其“顺序”，而工作的“顺序”常能左右时间的 价值及效率。一般人多忽略了工作顺序，以致导致失败或蒙受损失。因此，管理者工作的“内容”和“顺序”是一样重要的。举一个简单的例子，现在 你面前摆着一餐丰盛的佳肴，你会不会先猛吃饭来填饱肚子呢？当然不会。
一般正常的吃法，都是先享受各式美味的菜肴后，再进食一碗饭，而工作顺 序的道理正是如此。再则以麻将为例，精于麻将的人，懂得观察各家牌型及出牌，因此他出牌的顺序很明确，常常可获得胜利。围棋也是如此。一手错 误的落子，可能全盘皆输。如能正确把握落子的顺序，即可抢占先机，操纵整个棋局。与人交谈，也要注意谈话内容的条理及顺序。应在谈话前整理一下思路，将谈话的主题依序排好，这样的谈话，必可收到良好的结果。
发表有顺序的谈话很多能让领导采纳其意见的下属，谈话都有一共同点，即他们能了解领 导的性格及想法，发表有顺序的谈话。比方说，在领导较空闲时，他们会找各种轻松的话题跟领导闲聊，而在领导忙碌时，就选择较重要的事来报告； 而在报告纠纷案件或易引起领导不悦的案件时，一定在报告前，先谈论一些领导喜欢的话题来松懈领导的心情等等；可是现实社会上，很多下属并没有 具备这样的谈话要领。
此外，以信息交换、商谈、咨询为目的的谈话，其谈话顺序又如何呢？ 与他人交谈之前，必须先准备一些可引起对方关注的话题，但这类话题只是穿针引线，重要的是以后所要谈论的内容。管理者须在脑海里组织这些谈话 内容，选择一种最适切的顺序来进行交谈。
其实，谈话顺序的决定多须靠临战应变的能力，但是，在许多情况下， 仍然可以整理出一些通则：（1）先谈论一些有关季节气候等轻松的话题作开场白；（2）将可能使对方愉快的话题，放在前面，而将可能会引起对方不悦的话 题搁后；（3）将内容单纯的话题放在前面，而将较为复杂的话题搁在后面；（4）
闲聊应在刚开始或结束前进行；（5）将和对方有关的话题放在前面，而将和自 己有关的话题放在后面；（6）主题应在谈话中途提出，若是在结束之前才谈到主题，可能对方已经没时间，也没心情来和你交换意见。
管理者会因工作的关系，和某位以前曾见过面的人士会谈，而管理者所 准备的谈话内容，排列顺序如下：（1）对于以前承蒙他协助的事项提出致谢→（2）谈论一些他较感兴趣的话题→（3）对于他为自己工作所做的事情，再度表 示谢意→（4）主题→（5）管理者今后工作行程的安排→（6）现今广受注目的企业经营联络及管理等话题。当然，交谈是变向的，并非只是一方喋喋不休， 因此交谈时双方话题是交叉进行着的，并将产生许多种组合方式。尽管如此，预先设计的话题仍然可以发挥效用，原则上，最好不要任意变更预定的谈话 顺序。当双方交谈时，可等对方话题告一段落，再接上管理者预定的话题，如此就不会发生太大的错误。比方说，当管理者谈完（3）的工作承蒙关照时， 他接上了他儿子结婚的话题，管理者就等这个话题结束后，再按照管理者预先定好的顺序，按照（4）→（5）→（6）进行交谈，结果，管理者那次的会谈相当 愉快，而且有效率。虽然，原则上最好不要更改预定的谈话顺序，但是在某些特殊情况下，仍须作适度的修改或删除。比如，没有时间进行闲聊时，就 须将预定的闲聊话题删除，或者当对方对你的话题漠不关心时，即应适时转 换等。
对于某些脑中没有这种整理观念及计划的人来说，养成这种事先安排谈 话内容的习惯，更是特别重要。
“15 分钟的会议”
当你听到“15 分钟的会议”时，可能大吃一惊，因为你已习惯于一小时， 甚至半天、一天的会议方式。但是，事实上，15 分钟的会议是可以做到的，那些费时一小时的会议中，至少有 50％可以缩短为 15 分钟。致使会议冗长的 原因之一，就是大家都坐得太舒服了，因此，站着开会是防止会议冗长的有效方法。站立不仅有益健康，更由于长久站立容易疲劳，与会人士自然会产生及早结束的心理，当然，“站立式会议”就会变得简短而有效了。目前， 有些公司已经采用了这种方式。长久以来，许多会议都浪费很多时间在资料说明上，而这也正是会议过长的原因之一。因此，开会前应该将有关资料送 交各与会人士，请他们事先阅读，如此，不仅可提高会议的质量，更可缩短会议时间。其次，会议中的议事分析讨论时间常不平均，往往花费许多时间 在某一二件议题上，而延长会议时间，甚至还有择日重开会议的情况发生。
那么，该如何防止这种现象呢？有一种简单又有效的方法。可在会议开 始时，就各个议案一一征询与会人士意见，若无异议则表示通过，不另花时间来讨论，而将全力集中于那些意见分歧的议案上面，这就是“先求结论、 后讨论”的会议方式。此外，还有一点关系重大，那就是选择与会人士的方式。勉强出席、不了解议案内容、言不及义的人，应尽量避免，最好选择真 正有见地、有热忱的精锐人士来参与。再则，会议主席也肩负着很重的责任，若是处理不当，则会造成时间的浪费。对于议案的讨论表决，主席可询问大 家：“还有什么意见吗？”之后等待约 15 秒钟，若无任何异议，即须自下结论，而后转到另一议题的讨论上，如此，可有效地控制会议时间。
不妨施行“一周律调术”
为了挪出更多的工作时间，许多人常认为应该减少睡眠时间，现在就有 许多书籍，都在讨论短时间睡眠的问题。但是，就时间的观点来看，许多管理者并不主张极力缩短睡眠时间。
发明大王爱迪生，数十年间，每天都只睡 3～4 个小时，但是，普通人却 很难像他这样，因为他是个具有特异体力的人，据说，他 70 岁时患了感冒，还是他一生中第一次生病呢！另外，拿破仑也是以睡得少而闻名的。曾有人 模仿他这种短时间睡眠方式，结果身体承受不了。据后来的调查指出，拿破仑虽然晚上睡得很少，可是，他常利用白天的时间小睡。除了这些特异人士 外，一般人并不适合刻意去减短睡眠的时间，而应该采取适合他们体质的“一周律调术”这种方法，将一周的生活作息加以计划，依此找出一个适合自己 的睡眠标准：星期一时，应尽量减少工作及休闲时间，睡足 8 个小时，以保存体力，应付一周的挑战；星期二、三、四时，采取正常生活方式，视自己 的体能状况来进行适度工作及娱乐，睡眠时间以标准的 6 小时为准；星期五、六时，应尽量减少工作时间，多从事休闲娱乐，而睡眠时间也可缩短为 4 小 时。这两天是一星期内主要的休闲时期，之后又有一个星期天，所以，可适度地放松自己；星期日应睡足 8 小时，以充实气力及体力。
理想睡眠时间定为 8 小时，标准睡眠时间为 6 小时，而睡眠时间的下限 定为 4 小时。但是，这只是一般的情况，管理者可依自己的身体状况，略加调整，也无大碍。
施行这种“一周律调术”，可有下列五项好处：第一，这种“8、6、4 睡眠”方式，可帮助大家轻松地度过一周的时间；第二，可安定生活律调，且并非刻板划一的安定方式，而是柔和有弹性的安定方式；第三，配合自己 的生理时钟调节睡眠时间，有助于在工作、娱乐、用功三者之间取得平衡； 第四，周末只睡4 个小时，可挪出较多的时间从事自己较感兴趣的各种休闲 活动，有助身心平衡；第五，不会染上时有所闻的“星期一恐惧症”。因为，星期日已充实了消耗的精神气力，又可以生龙活虎地迎接一周的挑战。
对管理者来说，这