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惧症”。因为,星期日已充实了消耗的精神气力,又可以生龙活虎地迎接一周的挑战。
对管理者来说,这种“一周律调术”相当重要,如果能确实实行,由一周、数周、一月至一年,都能使自己保持平衡的律调,生活会变得非常舒适。 奉劝管理者,早一点来力行“一周律调术”,它可是你一生成功的基础!
要善于利用各层别时间有些人以为时间是无限度、无起伏的,有这种想法的人,可会吃大亏。 为了预防这种错误的观念产生,有关专家于此将解说“时间层别术”:聪明的人知道如何善用各层别时间,因此可以处理大量的工作,而错误极少。
时间像山谷一样,有重要时间及平常时间的差别。管理者对这种时间的 价值特别敏感。比如说,有所谓的“黄金时间”及“黄金周”的说法,各电视台黄金时段的价值远高出其他时段,而 5 月份的第一周,更是比其他礼拜 具有更大的经济价值。再则,以处理传票为例来说明。处理传票可分为(1)
每日的传票处理;(2)每月最后一天的传票处理;(3)决算月末日当天的传票 处理三种。这其中的紧急性及重要程度,顺着(1)→(2)→(3)的顺序,逐渐增加,尤其是(3)的情况更是重要,如果当天的传票处理迟延的话,可真是严重 问题了。为了避免发生错误,管理者必须研究“时间层别术”。首先,管理者要能判断什么工作大概要花多少时间去完成。对于单纯的工作,可用电脑 来协助处理,而一些较重要的工作,就须花费较多时间亲自处理。第二,管理者要能判断各种工作的紧急程度。重要而紧急程度高的事情,要赶快完成。 比如说,想参加某种讲座,因其有名额限制,所以须赶紧报名。反过来说,一些较不重要,紧急程度低的工作,就须仔细地做,不要急于一时而误事。 第三,要找出自己效率最高的时间带,即自己最能集中精神投入工作的时间带,而将一些重要的工作,放在这个时间带来处理。这个时间带,也即所谓 的“核心时间带”。近来,某些国外公司已采用自由上班制度,但是,他们必定会设定某个时间带,要求所有的员工同时在公司内工作。这是企业实行 时间层别术的例子。在个人方面,也必须了解自己的生理状况而采用配合的时间层别术。每个人都有其独特的生理活动周期,随着时间的不同,身心活 动功能也有很大的差别。因此,在上班时间内,若公司以硬性规定的某种特定的律调来工作,就会发生步调不一致的情形。对自己工作时间加以层别是 相当必要的。有的人只简单分为早晨型或夜晚型,那是不够的,应该要作更细的划分,确实把握住自己在上班时间内的核心时间带。确实把握自己上班 时间内的核心时间带后,就可把重要的工作集中在此时间带内处理,而把一些次要的工作留在别的时间来作。常有些人,因搞不清状况,而以最清醒的 头脑去处理一些琐碎的杂事,那实在是种可怕的浪费,相当可惜!以上所述就是时间层别术,如果不确实采取这种方法,那么生产与工作都会有不良的 后果。
磨炼自己“自我调节前术”的能力避免被工作支配,判断工作的重要性都是相当重要的事。若能判断出工 作的重要性,即可制定明确的工作目标及进度,知道什么时候应该做到什么 程度。
工作的“重要性”是一种具有长度、宽度和密度的时间概念,必须有丰 富的经验及敏锐的时间感觉才能看透。而这种敏锐的时间感觉被称为“自我调节前术”。能判断工作重要性的人,常常知道适时、适可而止,而不能判 断工作重要性的人,则是一味工作,无所适从,所以在相同的工作进度下,一个是充满信心悠闲自在,一个是盲目工作却毫无自信。之所以有这种差别 存在,就是因为是否具备“自我调节前术”。
“自我调节前术”包括了判断、直观及预见。本来,每个人都具有某种 程度的“自我调节前术”。只不过,多数人都让这项能力休眠了。将“自我调节前术”活性化的方法,有三个要点:第一,要能分辨工作“表面的重要 性”及“真正的重要性”。以新成员加入公司或新制品发布会来说,看起来仪式相当隆重,但是这只是表面的重要性,实际上,它的“真正重要性”, 早在半个月或一个月以前就已经决定了。若是被“表面的重要”所蒙蔽,常会持续紧张而无法喘息,更会发生计划迟延的现象。须知,真正的重要性永 远是走在表面重要性的前端,因此必须把着眼点放在表面重要性的前方。第二,许多工作,常像山的形状一般,具有一个顶点,但是这个顶点只是表面 重要,这些工作真正重要的地方,是在顶点以前的上山途径。明白这个道理以后,在工作进行时,应以所见的中央顶点为目标,将全部精力投注在攀上 顶点的过程中。第三,若能确实体会上述两项要领,即可在计划初期,看出工作真正的重要性何在,而有较宽裕的时间来推行工作,并且将最多的时间 及精力投注在真正重要处,有助于工作的顺利完成。对于不断增加的工作,也可用同样的办法来处理。凡是会妨碍到迈向顶峰的工作应断然延后或提 前,而有助于攀向顶峰的工作,则全盘接受,付诸实行。以上三点,管理者应该切实实践,以磨炼自己“自我调节前术”的能力。常有人在工作过程中, 因为受不了辛苦而想放弃,殊不知这正是快要到达巅峰的征兆,只要忍受这种压力,再往前跨一步,就可攀上顶峰,海阔天空了!
操纵时间的十种专门技术运用时间的最高境界就是“时间操纵术”。这种战术可使你摆脱时间的 束缚,自在地活用时间而获得最高成果。
时间操纵术的原理很简单:(1)衡量每件工作中时间因素的重要性;(2) 下意识地探讨时间因素,即以时间的观点来衡量工作。若能确实把握这两点,不论什么工作都能顺利完成。
“时间操纵术”包括十种专门技术:第一,仔细观察工作的各种情况, 把握最佳的行动时机。第二,时间是决定胜负的重要因素,应列为最优先的考虑。第三,以时间为武器来打击对手。犹如打麻将时,若遇到打得较慢的 对手,就不断地以“我又可以看报纸了!”或“喂!你打快一点行不行?”
来催促,以致对方在忙乱之下,常会不加思索而乱打牌,现实的商场竞争中, 这种现象更是屡见不鲜,尤须警惕!第四,在处理重大案件时,不可急于一时,宁愿以更多的时间来换取最大的成果。比方说,与某访客交谈的预定时 间已到,但若是他的谈话很有价值,可弹性地延长交谈时间。再则,举行会议,当然是以在预定时间内结束为原则,但是,若遇到大家踊跃发表具有建 设性的意见时,不宜仍然按时散会,可适度地延长会议时间。第五,伺机而动。在商场上,如果不能伺机而动,往往会吃大亏。第六,可将不想继续从 事或没有价值的工作暂搁一旁,这并不是怠惰,而是一种有意义的革新有效作法。第七,准备不足时,要适度拖延时间,若是盲目前进,必遭失败。因 此,可用“我现在很忙”等借口,争取一些另谋对策的时间。第八,遇到不利的交涉场合时,也要设法拖延时间。这种情况,犹如拳击比赛时抱住对方 一般,虽然不够光明正大,但有时却是必要的。运用之道如:故意迟到、岔开话题、不谈结论等等。第九,某些场合,要作迅速明确的决定,确实掌握 住整个局面。第十,让对手着急,使之落入自己的掌握中。如果能够掌握以上十项专门技术,你将成为管理时间、运用时间的高手。
从时间中找时间(1)并列运筹法:即在某项松散活动进行期间同时开展另一项活动。例如 著名电影艺术家卡恩特在看一部片子之前,先把影片说明书拿来,了解一下故事情节,然后自己设想,假使这个本子叫我来编,我该怎样介绍人物,怎 样介绍时代背景,怎样展开情节,怎样表现人物性格,心里打下一个腹稿。
而在电影开演之后,一边进行艺术欣赏,一边进行学习。青年编辑王国忆, 利用点滴时间勤奋学习多门外语,甚至碰到说话罗嗦的人就在心里思考着如何将此人的空话译成外语,辛勤耕耘自有收获,他熟练地掌握了 10 多门外 语。
(2)交叉轮作法:即利用农业上交叉轮作以提高产量的方法,把一天的活 动内容交错进行安排,以提高工作效率。这是因为大脑细胞长时间接受一种信息刺激、长时间持续同一个活动内容,会导致工作效率降低。如果穿插进 行其他内容的活动,人体原有的兴奋产生抑制,在其他部位出现新的兴奋区,为此,注意及时变换学习内容是必要的。例如,马克思写作时从来不是无休 止地持续下去,写作累了,就演算一会儿数学题,或停下来散散步。有时,背诵一段莎士比亚剧本中的人物对话,读一会儿巴尔扎克的名著,或者和孩 子们玩上一会儿,接着又精力充沛地投入写作。
(3)定期“盘点”法:从“盘点”中找时间,为了使时间使用更趋合理, 使用时间也需定期“盘点”。盘点,始于计划,外国时间利用专家指出,订计划有两种情况:一种是漫不经心的,好像业余摄影爱好者捕捉了几个大有 希望的镜头就匆忙冲洗,可结果往往使他沮丧。一种是严肃认真的,如同专业摄影师不但事前认真选择镜头,而且冲洗后还要仔细研究,经过剪接、曝 光等一系列试验,从中选出几张最好的,再作加工,终于成为获奖照片。有了计划之后,就要“盘点”可以投入的时间,确定行事次序,规定完成的最 后期限。每隔一段时间,对计划进行重新评价和对投入的时间进行“盘点”。
时间是常数,只要运用得当,便能从时间中产生巨大的精神财富。
(4)遇事三问法:这种方法的要旨就是以尽可能少的时间办尽可能多的事 情,从时间中节约时间。具体方法是对遇到的事情提出三个问题:一是能不能取消它?首先找出有些什么事根本不必做,有些什么事做了也全然是浪费 时间,无助于成果。如果有些事不做,也不会有任何影响,那么,这件事便该立刻停止。二是能不能与别的合并?就是把能够合并起来的事尽量合并起 来办。三是能不能代替它?用费时少的办法代替费时多的办法而同样能达到目的,当然是最佳方案了。德国化学家李比希,有次去英国考察,到一家工 厂参观绘画颜料“柏林蓝”的配制过程。他见工人们先用药水煮动物的血和皮,调制成“柏林蓝”的原料,然后把原料溶液放在铁锅里再煮,并用铁棍 长时间搅拌,边搅边把铁锅捣得卡卡响。李比希感到很奇怪,一个工头向他解释道:“搅拌锅里的溶液时,一定要用铁棍搅,而且发出的声音越大,‘柏 林蓝’的质量越好。”李比希笑道:“不需要这样搅,只要在‘柏林蓝’原料里加点含铁的化合物就行了。用铁棍使劲磨蹭,无非是把锅上的铁屑蹭下 来,使它与原料化合成‘柏林蓝’。这样虽然也行,但太浪费时间啦!”由此看来,遇事三问,从而采取正确的工作方法,改变不科学的工作程序,实 在是从时间中节约时间,从时间中找时间的妙法。
“时间是一种最稀有的资源。”时间和每个人息息相关,对于工人、农 民,它就是财富;对于医生护士,它就是生命;对于军人,它就是胜利;对于自学者,它就是知识。青年朋友们,学会到时间中去找时间吧!
(5)“集束思维法”:“用志不分,乃凝于神”,不管什么事情,集中精 力,才能做好。18 世纪,法国启蒙思想家、《百科全书》的组织者和主编狄德罗,在动笔写作时,他的思想高度集中,有时甚至达到头脑发热的程度。 由于他工作效率很高,从 1746 年正式接受编纂任务算起,至 1780 年发行最末一卷,在这 30 年中,他不仅为《百科全书》承担了大量的组织、编辑、审 校工作,而且亲自为该书的历史、哲学、伦理、美学,尤其是应用科学撰写 了1000 多篇文章和条文,监制了 3000 多幅插图。与此同时,他还在哲学理 论、文艺批评、戏剧艺术以及小说创作方面留下了不少杰出的成果。
(6)“最适点法”:什么是学习最适点呢?主要由一个人每天的学习时间 与学习收效的关系而定。在一天之内,花费了一小时的学习时间就有一定收效,花了二小时,就能学得更多的东西,但如果一天学 20 个小时,那么你就 会筋疲�