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资料绝不是把老生常谈的常识集合在一起。因此在收集资料时,一定要打破自以为 是的想法。只有人才能真正打破这种陈旧的观念。要从“人”身上取得信息,最有效的方法是面对面沟通;通过这个方式,可以接触和证实沟通对象的所 言所行,这个“人”就成为获得信息的最有利来源。
1。找到“人”资料的方法 要与人面对面沟通须注意五个基本技巧:(1)决定会面对象 找到合适的咨询人选,其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合,都要预先做准备,把有关资料备齐,制定自己的拜访目的,并写下若干 要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单,找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败,不可轻视。
(2)订约 订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言,这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约,成功的机会并不大, 尤其对一个素不相识的人,想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚,实在很困难。许多担任营销业务工作的人,一定都有这种体验。冒昧打电话联 络不相识的人,有时会给对方无礼的感觉,有时不妨考虑先以信函告知。信函内容应包括:a。请对方恕己冒昧;b。说明自己的身份;c。说明想要会面的 原因;d。列举面谈的内容;e。说明希望会面的时间;f。注明自己的地址、联络电话;g。说明信件到达后,会再以电话确定各种事项;h。这封信一定要写 得简洁有力,太冗长的信只会折磨对方,尤其是到私人企业采集信息,更要注意不要浪费别人的时间。信寄达之后的第二天,就可以打电话做第二次的 确认。有信件沟通在先,交谈起来就不致于有麻烦。
(3)准备工作 在会面之前,要先把沟通对象的背景和专业调查清楚,要收集有关的资料;如果对方曾有著作出版,要大略浏览,假如对方的著作很多,就要记得 翻阅第一本和最近出版的那本书刊。
(4)拟好问题备忘录 因为沟通时间不能太长,所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前,记住在笔记本的第一页上,写下最急于解答的基本问题,做为备忘录。
(5)会面沟通假如会面的时间是一个小时,在前 30 分钟之内,一定要问完所有准备好 的问题,并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中,如果对方允许,也可以使用录音机,但是一定要记笔记,理由有三:a。录音机常会出现故障、 电池耗尽等情况,记下笔记可以分担部分风险;b。记笔记可以帮助自己思考。
尽可能使用图解的方法记录,大量利用箭头、记号把对方的回话组织起来, 在会面过程中,新的问题会接连出现,而且经过图解也可以确认是不是遗漏了问题,这和速记是不一样的;c。记笔记可以表达沟通的诚意。如果只是把 录音机一摆,傻坐一旁呆听的话,对方会怀疑你到底有没有把话听进去,这会影响到沟通的气氛。就像夫妻、亲子、情人之间的谈话一样,也是需要若 干身体语言协助的。
记笔记时,要随时把疑点、新问题、个人的观点简略记在笔记栏外空白 的地方,经过前 30 分钟访谈后,就可以回过头来就这些感想和疑问,再和对方商讨。在后续这 20 分钟的会谈中,不妨逐渐加入自己的意见和观点,与对 方做一番讨论和交流。如果事先没有处理好记录,是不可能进行这种谈话的,很可能问完问题就得赶快夹着尾巴走掉。经过思考后的讨论,不但自己能够 得到清晰的反应,对方也能察觉你的慎重,在谈话中得到理性的反馈,也就更能维持融洽的气氛,对方或许会说出更多自己预料之外的信息。
经过 50 分钟的谈话,双方已经建立了某种程度的熟悉感,在接近尾声的10 分钟里,对方的戒备心理略为松懈,这时候也是许多重大关键问题可以进 行解决的时机,要注意掌握。60 分钟会面结束后,可以合起笔记、关掉录音机,相互寒喧一番,然后告辞。通过这样的程序,双方已经有相当的交流, 不但会产生一些亲密感,也为以后的往来留下良好的印象,这是面对面沟通和其它方法最大的不同之处。
2。人物资料收集秘诀 管理者在进行人物访谈时,常要去了解他们的时代背景、成长过程、事业经历等。许多的事实、现象和趋势,往往是通过特定“人”的力量而改变 的,而这些“人”所具有的“力量”常和他们的成长背景有密切关连。前述 的卡文在 20岁的时候,曾经替一家刊物做人物系列的报道,每个星期要用摄 影报道的形式,将当周最有影响的新闻人物,做一个简单的人物小传。在五 年之内,他总共追踪报道了250 个人物,在工作期间就发明“山根式袋式档 案”这种整理信息的工具。此外,他还使用了其它的工具:(1)沟通诊断书在做人物系列报道之前,拟一份“沟通诊断书”,把 263 个问题做成一 张表夹在笔记中,这些问题是适用于任何一个人的;只要问了这些问题,任何一个受访者都有了大概的轮廓。这种做法,就已完成了部分资料的整理, 和对象沟通时还可以检查有无遗漏。这就好像飞行员在起飞前,一定要拿着检查表把所有仪器检查一遍一样。一旦完成采访后,把个人资料列齐,再把 这份“沟通诊断书”装入档案,就存了将近 300 位社会知名人士的基本资料。
(2)人生年表和人生定规“人生年表”是一种更好的收集资料工具。管理者想知道时代发展的唯 一办法就是阅读历史年表,而想了解一个人的发展,自然就要查看其人生年表。但市面上并没有现成的人生年表可用,所以自己应做一张“人生年表” 来使用。
光了解一个人的年表,而不知道这个人和社会发展之间的联系,这个人 物资料的收集还是不全面,所以还应该制作“人生年表+人生定规”。首先把 一个人从诞生到100 岁作为一个时段,每年做一个刻度成为定规,定规的一 边记载这个人的发展历程,另一边则和人生年表相对应,人生中走过的重大 事件就一目了然了。
另外,获取人物资料的技术办法有四:a。在拜访任何人物之前,一定要 做万全的准备,不可贸然前往,要先确定自己的访问目的和步骤;b。要和访谈对象联系,最好是信件和电话并用,前者重在说明,后者则在进一步确认; c。和访谈对象面对面沟通前,要拟妥有关问题,逐条做成备忘录,切忌毫无章法;d。不要太信任记忆力或录音机,笔记也是必要的手法;e。将人物资料 收集的方法和工具统一,以有利于未来整理和活用。
杂志资料收集技巧据统计,1989 年全日本登记出版的杂志是 1。4 万种,仅翻看一下这些杂 志的封面,都是一件累人的差事。一般地,杂志文章的最大特色是“加工度”
很高,报纸新闻大多以传达信息为主,并不刻意评论事件,而杂志则有其特 定的立场,它往往搭配已发生的事实来描述、批评和评论事件,这也是有些杂志远比报纸有趣的主要原因。阅读杂志时,应将其内容视为一种“意见”, 重新确定其内容是否属实,或有别的观点,这是个人收集资料的一个原则。
杂志选择报道的对象,比报纸的内容更显其特殊性;狗咬人已不是新闻,报 纸杂志的篇幅都被“人咬狗”的新闻所占满,读者一再被灌输这种信息,心中难免会产生世风日下的感慨。事实上这种认识是错误的,这类事件被文字 媒体揭示,就表示这些是“大事”,而非一般性事件,并且不是每天都会发生的。平时在文字媒体上看不到平凡生活细节的记载,事实上这些琐事才是 时代动向和工商业动向的缩影。当管理者在媒体上看到新的信息时,往往会发现这些事物早已存在了一段时间,并且很可能已接近末期。不过目前所有 的信息,愈来愈带有浓烈的都市色彩,一般人已经从体力劳动中解放出来,埋入文字、数字等脑力劳动中;80 年代以来,工作愈来愈趋向于脑力劳动的 结果,是人们不再驱使体力系统,而是脑神经系统。人的行为已经逐渐被文字、数字所控制,这几乎是时代的必然发展。
平时在阅读新闻时,管理者会不自觉地显露这种倾向:一旦经常接触到“人咬狗”式的信息后,潜意识就会认为“人咬狗”的趋势已经来到,隐隐 地觉得身边的狗好像也要开始咬人了!服饰的某种流行会轻易地形成潮流,就是这种现象;比起其它时代,1980 年以来,整个社会相当平稳,媒体缺乏 炒作新闻的材料,各媒体常不约而同地选择一样的报道,因而同时出现大量重复的报道信息,因此而流行。为了有别于其它媒体,每个传播者只好致力 于“自创”新闻,夸大渲染自然难免,这也是耸动性新闻和假新闻容易出现 的主要原因。
随着时代的变迁,管理者阅读杂志的方法有所修正。一旦发现大量“人 咬狗”之类的信息时,大概就能预测,真的会有人在看完了这类报道后,出门找碴去咬狗!这是媒体的社会影响力中最让人忧虑的地方,因此选择信息 时不可不慎。
1。收集资料的程序 对资料工作者来说,在媒体报道各事件时,事件本身已经变成过去式了;知道这些过去的细节没有任何用处,重要的是工作者要能从这些纪事当中, 培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。
杂志文章的确有宣传时代趋势的功能,许多报纸或公共汽车广告的大标 题也隐含有这类信息,尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略,时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时,碰到自己喜 欢的文章,就要把出处和标题记下来,以后要使用时再找出来。除了专业人士外,一般人要买学术性的杂志,恐怕都要付出一些资金和时间成本;最好 先读自己喜欢的杂志,其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读,许多人总是买了一堆杂志放在书桌上,一天、两天没读,到了最后只有丢弃;所以阅读杂志应抱着“现在不读, 以后没机会”的态度,挤出时间来处理,不要眼睁睁地看着新杂志不断进门,读书压力不断增大。
2。杂志资料的取舍方法 杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通,基本原则都是少取不必要的,并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料,发挥不了辅助工作的作用。 每一个主题所能对应到的资料已经满满当当,有关的每篇文章未必都得保存,一定要遵守这个原则:在必要时,才彻底寻找非要不可的资料。
收集资料时,只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才 真正有使用价值;以自己的兴趣、专业和经验来收集资料,才不致过分空泛。
坚持这种取舍原则,专攻自己的专业,一定能找到无数资料。从杂志上撕下 来的资料,要立刻用钉书机钉好,记下杂志名称和出版日期等,最后再放进袋装资料袋里。如此积存一段时间后,每个资料袋都如一本书,在等人、等 车时,不妨取出资料审查一遍,再一次决定这些文章是否有保存的必要。
3。收集学术性杂志资料 除了报纸、杂志外,还有不少资料源可利用,象证券交易所、私人收藏文库等都是可以使用的资料源。至于学术方面的最新信息,则要从学术杂志 上着手;尤其是最先进的科学技术,各国研究者都争分夺秒竞相争取,有些人会想尽方法争取同一主题的研究优先权,因为这不仅和科学家个人名誉有 关,而且与现代科学和工业技术密切相关,获取优先权才能取得发明权,也才能得到财富。目前,科学家争取优先权,都以在权威性学术杂志发表论文 的时间为准;查最新科技信息是唯一的方法。这类杂志中具有代表性者有:“Nature”、“Science”、“Proceedings ofNational Academy Science”
等。订阅这类杂志,要和代理书商联络,平时很难买到,不然就得到政府大 型图书馆或特定的研究机构图书馆去寻找。另外一个查阅先进科学研究成果的方法,就是看各学会发表的报告。像日本癌症学总会每年大约发表 2000 篇文稿,最后学会将其集结成册发行。要查阅这类资料可向“日本学会事务中心”查询。
4。收集海外杂志资料 有不少海外综合性杂志已经可以在国内买到,象《每周新闻》、《泰晤士报》、《明镜周刊》等,另外还有其它一些大型的综合性刊物等,也能在 市面上发现。如果不是以海外对象为工作目标的人