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把可以付诸行动的电子邮件和文件与其余的分离开来。
然而，这一原则还存在着某些例外。这些输入的信息本身就可以充当自己高效的行动提示信息，而不需要你再在清单上写下几笔。这种方法尤其适用于一些书面形式的资料和电子邮件。
管理书面形式的工作流程
某些事情本身就是这项工作的最佳提示物。最常见的例子有“阅读/回顾”范围内的文章、出版物和文件资料等。显而易见的是，当你完全可以轻松地把杂志本身扔进“阅读/回顾”一篮中充当提示物时，如果你坚持还要在行动清单中一笔一画地写清“游览《财富》杂志“，这就多此一举了。
另一个例子是：有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易，他们希望把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里（常用的是“等待处理的财务问题”）。与此相似，报销的收据也应该在一出现时就处理掉，或者保存在“等待处理的收据”信封或者是文件夹中。
你所从事的工作、输入的信息以及所处工作环境的具体特点也可能决定了通过采用资料原件的形式来管理其他类别的事物，才能提高工作效率。比如，一位在客服中心工作的人员可能要与不计其数的申请信打交道，这些都要求填写在一些标准的格式中。在这种情况下，坚持用一个篮子或者文件夹专门存放它们，是一种最佳的管理方式。
是把提示信息记录在清单上呢？还是把文件资料的原件直接存入文件夹中呢？哪一种选择更加明智呢？在相当大的程度上，这取决于逻辑关系。除了在办公桌旁，你是不是还要查阅这些提示信息呢？如果是，就应该考虑资料是不是便于携带，如果你的工作只能在办公桌边上落实，那么，仅仅在你的工作环境中管理这些提示物将是最佳的选择。
无论你作出哪种选择，提示信息都应该根据下一步行动的要求放在醒目的文件夹中。如果解决一下服务订单的下一个步骤是打电话，那就把它归入““电话”一组；如果行动要求游览一些信息并输入计算机中，你应该给它标注上“在电脑旁”。我认为，许多工作流程运行不畅在于一种类别的档案资料（如服务要求）全都被保存在一个篮子里，即使每项工作的要求千差万别。某一个要求通个电话，而另一个则要求查阅资料，再有一个是等待某人带回一些信息，但它们却全都混在了一起。这种安排方法可能使人对这一叠资料感到头晕，这是因它们的下一步决策都还处于悬而未决的状态。
我个人管理体系极其方便，易于携带，而且我的清单几乎包括了所有的事情。但是，我仍然保留了两类书面形式的提示物，出外旅行时，我带着一个“阅读/回顾”的塑料文件夹，另一个则标注了“输入资料”。在后面这个文件夹中，我存储着那些下一步仅仅需要输入电脑的事情（需要添加到电话/地址清单中的名牌，应该存入“格言”数据库中的格言，以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章，诸如此类）。
管理电子邮件类的工作流程
就像书面形式的材料一样，某些需要处理的电子邮件其自身带可以充当它们自己最佳的提示物——保存在电子邮件的系统内。当你面对大量的电子邮件，并耗费了许多的时间来启动有关电子邮件的软件时，这种做法尤其管用。把需要你会计电子邮件超载了当地保存在系统之内，从而不必再花力气将隐含其中的行动一项一项地列在清单上面。
我的许多客户发现，在他们的电子邮件地址栏这一栏中，建立2…3个别具特色的文件夹会使他们受益不少。的确，大部分电子邮件中的文件夹应该可以当做参考资料或者归档资料来使用，但是我们同样可以创建一个系统，用于保存和分类整理那些可以付诸实施的资料，并独立于“工作篮”区域以外（这是大多数保存资料的地方）。
我建议你建立一个文件夹，专门收集那些需要处理，但同时将占用2分钟以上时间的电子邮件。（再提醒一次，你应该遵循2分钟原则，即解决掉许多的邮件。）文件夹的以一个前缀字母或者符号开始，这样做的目的是：（1）它看上去将有别于其它的参考资料文件夹（2）它位于地址栏一栏中所有文件夹的首位。你可以选用类似于微软软件中的@符号或者lotus软件中的破折号（“——”），它们都位居各自系统的首位。因此，你的“@行动”文件夹将保存等待你处理的那些电子邮件。
接下来，你创建一个标题为“@等待”的文件夹，它将出现在“@行动”相同的位置上。然后，当你收到一些别人将要处理而你又非常关注其结果的电子邮件时，你可以把它们拖入“@等待”文件夹中。此外，它还可以保存那些你通过电子邮件提出派发出去的工作的提示信息：当你发送信息或者通过电子邮件提出要求，或者指派一项工作时，只需要将它的副本存入“@等待”文件夹中。
有一些应用程序（如Notes）允许你在发送邮件的同时，复制一份并归档存入你自己的文件夹中（按一下“改善和归档”按纽）。其它软件（如outlook）可以在同一时间内将文件存入包罗万象的“已发送邮件”文件夹中。在后一种情况下，对于许多人来说，最有效的方法是：当他们通过邮件分派任务时，复制一份（“抄送”或者是“秘密抄送”），然后把复制件存入“@等待”文件夹中。（编辑一个程序，使outlook能够自动把你转发给自己的内容发送到一个指定的文件夹中，这相对来说比较容易。这个指定的文件夹将复制出刚才描述的过程）。
将电子邮件“工作篮”清空
上述详细阐述的方法，有助于清空电子邮件的工作篮，这简直是一个上天的恩赐了。你恢复了“工作篮”真正意义上的功能，因此，后来“寄居”在那里的所有事情都像自动应答机一样，会有一道闪烁的亮光向你通报：有事情需要处理了。大多数人利用电子邮件的“工作篮”来安排尚未决断的事物和参考资料，这一做法将迅速地麻痹大脑：每当他们扫视屏幕时，都不不重新评估每一件事。如果你的邮件信息永远不会超过一个整屏，这种方法还是相当有效的。但是考虑到当前专业人士所面对的电子邮件的数量级，这种方法便显得太不合时宜了。
在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力
再说一次，清空“工作篮”中的内容并不意味着你已经解决掉了所有的问题。它仅仅代表着，你已经删掉了一切可以删掉的内容，把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档管理，搞定了所有那些不需要2分钟就能解决的事情，并把你正在等待回复以及全部都可以会计行动的电子邮件统统地装入你的提示信息文件夹。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕，生怕漏过一些重要事情，担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢？
关于四处散落提示信息的警告
把提示信息放在你的视线之外，这种做法是十分危险的。一个管理系统的主要功能是，在需要时为你提供希望看到的提示信息，以便你能够完全信赖自己的选择（以及未作出的选择）。在忙碌了一天，离开办公室之前，你必须逐项地检查一下这些仍然悬而未决的邮件，就像检查你的的“电话”清单或者“在电脑旁”清单一样。从本质上讲，“@行动”是你“在电脑旁”清单的一个延续部分，因此，也应该以完全一致的方式给予对待。如果局面形式的资料是提示信息可以出现的唯一形式，那么，你那些“悬而未决”的局面工作也是必须受到同样的评估。
“眼不见，心不烦”并不是真的心境坦然。
把行动的启动装置分散地存入各个文件夹、清单或者一个电子邮件系统当中，这种做法没有任何问题，只要你能够按照要求定期回顾游览。你当然不会希望在系统中任何一个隐秘的角落里隐藏着某些事情，它们逃避了它们原本应该发挥的作用：提醒你。
为了能够与朋友们在一起聚会或者到处闲逛，真正做到心里没有牵挂、无忧无虑，你必须弄清楚所有行动方案的存放地点，它们的具体状况如何，以及它们是不是都可以暂时被搁置起来，与此同时，你还具有在几秒钟内而不是几天后实施这些方案的能力
管理各种工作的提示信息
创建并保存一个包括你所有工作任务（再重申一次，每一个承诺或者预期的结果都需要一步以上的行动来完成）的清单，这可能是一种非同寻常的经历如果你还没有这样做，我建议你，一开始时建立一个形式非常简洁的“工作”清单（类似于你一直在使用的行动清单）：它可以是电子文件夹中的一个目录，也可以是活页计划手册中的一页纸，甚至可以是一个独立的文件夹，贴着“工作”的标签，里面要么是一张包罗万象的清单，要么是按类别分开记录的几张纸。
“工作”清单
“工作”清单意味着有关你的各项工作的具体方案或者详细资料。不过，你也不用按照事情的重要性或者急迫程度进行分类管理，它只是你所有悬而未决的问题的一个综合索引。事实上，在日复一日的活动中，你不会逐项地遵照这个清单行事；在极大程度上，每天占据你主要精力的是你的行动清单，以及随时随地钻出来的一切特殊情况。请记住，你无法一口气完成一个计划，你仅仅能够完成所需要的某一阶段的具体行动。
“工作”清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何的疏漏。时不时地扫上一眼清单，可以加强你内心深处那种能够控制一切的感觉。同时，你还可以知道每当遇到适合评估工作量的时候，你（别人也可以）都可以随时拿出一张详细的目录来。
在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的“工作”清单是一个主要的动作手段。
仅用一张清单呢？还是进一步细分呢？
大多数人发现，使用一张清单是最佳的选择，因为这一张清单发挥着一张重要事件详细目录的作用，而并不是一张每日工作的先后次序的概要。管理系统仅仅为你所有悬而未决的问题和选择提供了一个占位符号，因此，你的大脑就能更加轻松自如地完全凭直觉作出必要的战略决策。
坦白地说，你拥有多少种工作计划清单都无关紧要，只要你可以根据需要经常地游览这些内容。这是因为，在很大程度上你每周的回顾检查活动往往都是在一瞬间就可以完成的。
进一步细分工作的几种常见方法
在某些情况下，更深一层地划分“工作”清单是很有意义的。下面，我们逐一来看看这些情况。
个人的/职业的
许多人喜欢把自己的清单划分为个人私事和工作方面两种。如果你也属于这类人，那么我建议你一定要明智地对待“个人”清单，像检查“职业”清单一样定期回顾，而不是专门留到周末才去处理。许多私人的事情也需要在平时的工作中采取行动，这一点同其他任何事情毫无差别。而且，一些工作方面的巨大压力也往往源于人们个人生活方面的疏漏。
已经指派他人处理的工作
如果你是一位高级管理人员或者经理，也许你直接负责管理几项计划，但是你已经指派别人处理了其中的一部分，并且要求他们定期地向你汇报。当然你可以把这些记录纳入你的“等待”清单之中，这时，创建一个“工作——已指派”清单，跟踪这些情况将是一个不错的选择：你的任务就是定期地核查这个清单，以确保一切事情顺利向前推进。
某些特定类别的工作
有一些专业人士要面对同属一种类型的几个不同的工作。把这一类计划作为“工作”清单的一个子清单归纳在一起，也许效果更好。比如，我单独保存着一个叫做“待办事务”清单，它用于记录在较长的一个时期内，所有即将由我负责举办的研究会、培训和咨询工作。这些事件同其它的“工作”一样，因为我需要不断地记录有关它们的一些发展状况，直到任务结束。然后我发觉，按照这些事件在日程表中出现的先后次序把它们统统地保留在一张清单上，并使其远离其他的清单，这种做法对我有很大的帮助。
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