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如果你是一名房地产经纪人，你的客户有可能来自各行各业。如果你能够一目了然地看到所有还末解决的“运行中的销售关系”清单，这将对你大有裨益。这张清单可以是你“客户发展计划”中的一个独立清单，或者你已经针对每一个进展中的计划设立的专门的文件夹。这时，你完全有条件把它们归纳到一个文件，保存在书柜里。注意，只有当它代表着一套完整的记录，包容了所有需要采取措施的情况，同时你也能够做到连同其他的各种工作计划并进行定期地回顾检查，并保证时时更新，这种方法才能够奏效。
下属工作呢？
你的某些工作很可能是由几个主要的下属工作组成的。从理论上讲，每一个下属工作都可以被视为一个完整的计划。比如，如果你正在往一座新房子里搬家，可能有这样一张列满活动的清单，如“敲定环境布置的方案”、“重修厨房”、“地下室重新布线”等。所有这些活动自身都可以视为一项项独立的计划。你是否会把所有的工作都归纳为一项内容，注明在“计划”清单上呢？比如说“完成新家的修整工作”，或者你会不会把每一个下属的行动计划都作为独立的条目逐一地记录下来呢？
事实上，这一点无足轻重，只要你能够以保证工作效率为前提，经常地检查所有的内容就可以高枕无忧了。在管理你所有的工作项目方面，无论是沿着横向扩展，还是顺着纵向深入，都无法获得一个万无一失的外部工具或管理模式；当然，你还必须始终如一地掌握其完整性（比如通过每周一次的回顾检查）。如果在“工作”清单中，把某一个大型的计划以一项内容的形式体现出来，你自然希望保留一个下属工作的清单，以及把工作方案自身作为“计划辅助资料”加以保存，以备日后着手处理这宗大项项目时再进行参阅。
我建议，如果某项工作计划的一些重要组成部分必须以其他工作的完成为前提，你可以运用上述的这种处理方法。在这种情况下，你很可能拥有很多的下属工作，他们全都没有附属行动。这是因为，从某种意义上来讲，他们都不得不“等待”其他工作的完成，才可能前进一步地推进。比如，在你完成给地下室重新布线的工作前，你很可能无法开始“修整厨房”的工作。无论如何，你可以着手“完成环境的布置和美化”，因为它不依赖于其他任何一个下属工作。因此，你很可能希望在对“地下室重新布线”和完成环境的布置和美化“后，会有下一步的行动继续跟进。
如何拟定工作和次级工作的清单完全取决于你自己，你只需要确保自己能够找出所有的构成因素。
千万不要操心，哪一种才是最佳方案。如果没有十足的把握，我建议你可以把重要的工作纳入到“工作“清单中，同时在辅助资料中保存各种下属工作。注意：一定要把它们纳入到你每周的回顾检查之中。如果这种安排还不能令你感到心满意足，你可尝试一下，把一些独立的下属工作逐条地记录到你的主体清单之中。
没有一种完美无缺的系统能够以完全相同的模式保存你所有的工作和下属工作。你只需要认识到目前有一些工作需要处理，而且如果它们涉及到一些相关的因素，你在哪里可以找到适当的提示信息就可以了。
工作的辅助性资料
工作的辅助性资料并不是具体的行动，而且它们也不属于提示信息的范畴。但它们是支持你行动以及你对工作产生所思所想的源泉。
不要使用辅助性资料来提醒你
比较典型的是，人们常常使用一叠叠的纸张和塞得鼓鼓的文件夹作为提示信息，以说明：
1。他们有一项工作要办理；
2。他们必须对此采取一些行动。
事实上，他们把辅助资料当做行动的提示信息来使用。问题在于有关这个工作的下一步具体行动以及“等待”清单的内容，通常还没有被确定下来。从心理的角度来看，它们还深深地埋藏在那些厚厚的书面资料和文件，只给人们增添了一种更多“资料”的感觉，使他们排斥计划管理行为，而不是吸引他们尽快地采取行动。当你四处奔波，处于一天工作最忙碌的时候，这类文件夹对你来说，是压根不想看到的，更不要说仔细阅读以准备采取行动了。事实上，你对这堆文件夹已经渐渐的麻木了，这是因为它们根本无法激励你去处理任何事情，反而只能让你更加的焦虑。
如果置身于这样的环境之中，你必须首先把这个工作本身添加到“工作”清单之中，以提醒你需要达到某一种结果。然后把行动步骤以及“等待”内容逐项地列在相应的行动提示信息的清单之中。最后，当采取行动的时机成熟时，就像给某人打个电话谈谈这样这个计划一样，你可以调出所有这些你认为在沟通过程中可能将对你有所帮助的资料。
再重申一次，你不希望把辅助性资料作为主要的提示信息，提示信息应该转移到你的行动清单中去。然而，如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外，确实还涉及到了计划方案以及工作概况等内容，这时你也许希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态，而不希望仅仅像处置你档案柜中其他的参考资料那样。也是存放辅助材料的理想地点，只要你养成在每周例行的回顾检查时，拉开档案柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯。如果做不到这一点，你最好还是把这类工作的辅助性材料存放在一个常备的文件夹中，或者置于一个独立的“悬而未决“的工作篮中，放在你的书桌或者文件柜中。
让我们再回头看一看搬家的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹，专门用于保存有关环境、厨房和地下室安排布置的各种计划、细节问题和备忘录。当你每周回顾检查时，一看到“工作”清单上“完成新家装修”这一项内容时，你就会取出“新家”文件夹，翻看所有的备忘录，以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被逐个解决、指派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你再次查阅下一步行动或者进行下周的回顾时，再次被归档整理。
有许多人与潜在的用户和客户交往时，往往试图使用客户文件夹，或者使用一些有关接洽管理的软件如ACT！来“管理这项内容“。这种处理方法的弊病在于：一些材料仅仅是一些事实或者历史数据，需要作为背景材料存储以备后查，而一些必须保存的资料是推动人际关系向前发展的必要条件。后者在你行动清单体系中可以得到更加有效的管。客户信息也是如此，可以存入有关客户的一般性参考资料或者存放在客户信息库中。（我使用“行动”这种软件，该软件的一个突出特点是：它允许我把一般性公司信息和公司要人的重要活动进行参考借鉴。因此，这是一个优秀的客户弄数据库。）如果我需要给一个用户打电话，我希望提示信息只出现在我的“电话”清单上，而不是别的什么地方。
管理有关一些特殊工作的思考过程
在第3章中，我曾经提示过，你的大脑中也许会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头，你希望将它们保存起来，但是这些不一定就是下一步行动。它们正好符合“工作辅助性资料”这个比较广泛的范畴。它可能是有关你下一次旅行的一个念头，也可能是对某一项工作计划的阐释。也许当你一边加车在高速公路上飞驰，一边还听着收音机的时候，它们就突然从你的脑海里跳了出来，也许是篇相关的文章触发了你的联想。应该如何来对付这些资料呢？
我建议你考虑：在什么地方保存这些工作或者主题的小标签？如何在这一模式中添加新的信息？在什么地方存储与此相关的更为广泛的数据？大多数专业人士拥有几种选择来对付这些辅助性资料，如在清单中的项目上附加备忘录、在电子邮件或者数据库中管理这些电子信息，此外，坚持使用书面形式的文件夹和备忘录。
不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。
附加的备忘录
大多的管理软件都允许你在一个清单上或者日程表的条目上附加一个电子“备忘录”。如果你是使用软件来保存“工作”清单的，当你对某一项工作产生想法时，你可以找出这个工作计划，打开文件并贴上一个“备忘录”，然后在此处输入你的想法。这是捕捉灵感的一种绝妙和手段。如果你的“工作”清单是书面的形式，你可以在主要清单中这个项目的旁边贴上一个即时贴，或者另用一纸来进行记录。无论哪一种情况，你都需要记住，每当回顾计划进，一定要查阅这些附加信息，充分地利用这些资料。
电子邮件和资料库
那些保存了有关各种工作信息的电子邮件可放在一个专门的电子邮件文件夹中（只要遵循关于创建“@行动”的说明，再创建一个“@工作”）。如果你目前还没有建立这样的文件夹，那么设置一个更加严格的数字资料库来管理你对某一工作或者主题所产生的想法，也许同样会大有帮助。比如，如果你的公司使用lotusnotes；，你可以创建一个工作资料库，这样你即可以安装在自己的电脑上供个人使用，也可以放在公司内部的局域网上与其他员工共享资源。因此，花些时间来调查一下当前市场出售的各种资料，是物有所值的，即使只是为了你个人的使用。如果能够从网上或者从电邮中的相关题目中剪贴、下载某些资料，或者录入你个人的想法，那就太棒了。同时，你必须注意去挖掘现有的技术和工具：仅仅学会和掌握使用像掌上电脑中的所有清单和附件的功能，也许就能够为你提供充足的潜力，激发你“信封背面式”的思考。
书面形式的文件夹
当你不断地积累书面形式的资料时，针对每一个工作计划都建立起一个专门的文件夹，这种做法是相当明智的。尽管这属于技术含量低的手段，但仍然不失为一种一流的解决方法。管理简单、运用灵活，这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系，它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹来。
笔记本中的活页纸
选用纸制活页笔记本的一大优势是，你可以把单独的一页纸或者几页纸专门用于计划某一个独立的工作项目。多年来，我一直坚持使用一个中等型号的笔记本，前面记录“工作”清单，后面是“工作辅助性资料”的栏目。在后页的部分中，我一直坚持保存了几页空白纸张，用于捕捉那些我可能对于清单中的各项工作所产生的一些随想和灵感，或者便于制订计划和斟酌细节的问题。
上述的每一种方法，对于有关工作的思考过程进行管理时，都可能取得显著的效果。关键在于：你必须根据工作本身的实质，坚持不断地搜寻那些可能隐藏在工作备忘录中的任何角落的行动步骤，并且根据你的需要经常地回顾和检查。
此外，为防止整个系统染上“陈腐”的病毒，一旦备忘录中的某些内容推动了竞争力或者变成了不切实际的幻想时，你一定也希望马上清除它。我发现捕捉这些想法具有很大的价值，主要是因为它们不断地促进我的思维过程，而并不是由于我最终采用了这些想法（其实大部分都没有！）。但是我尽力不让那些陈旧的思想徘徊的太久。
管理非行动性的资料
有趣的是，大多数人的个人管理系统所遇到的最严重的问题是：他们把一些可以付诸行动的事务与大量具有价值、但没有附加行动的资料和数据混为一谈。因此，拥有一个完整而连贯的结构，用于管理那些我们工作和生活中的非行动性事务，这将同管理各种行动和行动提示信息一样具有同等的重要性。当非行动性事务没有得到恰如其分的处理时，它们将阻塞整个管理系统的进程。
非行动性事务可以划分为两类：参考资料和提示信息，一些事情当前并不需要采取任何的行动，但日后可能有此种需求。
参考资料
一般来说，办公桌上所堆积着的和你生活中所遇到的大量资料都属于参考资料。这些资料不需要你采取任何行动，但是出于各种原因，你却可能希望保存它们。你需要作出的决定就是：存在哪里。这类决定大部分应该由个人或者企业根据法律、逻辑或者个人喜好来决断。而你应该为参考资料付出的是，根据你的需要或者喜好，由于资料的数量过多或者过少，对系统进行调整。
大多数人对他们处理的材料所产生的心理障碍是，它还只是“�